在当今数字化浪潮席卷的时代，国家正大力推动电子凭证数字化转型，为企业的财务变革带来了新的机遇与挑战。2021 年 12 月 1 日，国家税务总局开启全面数字化的电子发票试点工作，到 2023 年 12 月 1 日，数电票已在全国 36 省区市（含计划单列市）全面落地。2023 年 5 月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），这一举措标志着会计管理模式迎来全面变革，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
北京合思信息技术有限公司作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，敏锐地捕捉到了这一时代趋势。其凭借敏捷的财务收支管理平台，为企业深挖更多净利润，助力企业实现财务数字化转型，成为企业在成本降低策略中的有力伙伴。
国民零食品牌的成本困境
某畅销 30 余年的国民经典零食品牌，在市场上拥有广泛的影响力。其销售版图覆盖全国，供应链体系错综复杂，多种销售渠道并行。然而，这种庞大而复杂的业务模式也给企业带来了诸多挑战。
企业的管理流程涉及多个系统，操作繁杂且效率低下。差旅平台对账方案缺乏灵活性，难以满足企业核算精细化管理的要求。财务人员不得不花费大量时间在 Excel 中进行二次整理，人工记账不仅效率低下，还难以释放财务的真正价值。
在差旅管理方面，事前事中管控不连贯，差旅控制不够精细和灵活，导致差旅成本居高不下。企业难以实现精细化的成本管控，这无疑给企业的利润空间带来了巨大的压力。
此外，纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大。手工整理和查找档案不仅容易出错，还造成了高额的人力物力浪费。这些问题严重影响了企业的运营效率和成本控制，寻找有效的企业成本降低策略迫在眉睫。
合思量身定制的成本破局方案
面对该国民零食品牌的诸多困境，合思为其量身打造了一套无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。
在员工消费环节，员工在进行差旅申请后，可以通过合思商城进行订购，也可以选择 TMC 订购，并且会有相应的对账单，方便员工和财务进行核对。
在财务核算和记账方面，合思提供了对账结算中心。在线上，企业可以实现统一开票、自动拆分结算以及自动记账；在线下统一开票的情况下，也可以进行线下结算和手工记账。这种灵活的方式满足了企业不同的业务需求。
在档案管理方面，合思环节实现了 L4 级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档；其他 TMC 环节实现了 L3 级无需报销录入发票等档案。
该解决方案具有诸多显著特点。它具备便捷申请的优势，员工无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印，大大提高了员工的工作效率。同屏比价功能可以让企业在消费时选择最优方案，统一开票、自动拆分对账、记账去人工化则减少了财务人员的工作量，提高了财务处理的准确性和效率。多源采集，智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理等功能，实现了档案管理的数字化和自动化。
合思方案带来的显著成本降低成效
该国民零食品牌采用合思的解决方案后，取得了令人瞩目的成果。企业年度节约了 200 万 + 的差旅费用，这直接为企业增加了利润。财务入账效率提升了 60%，大大缩短了财务处理的周期。在合思商城的差旅消费从 2023 年 3 月的 40% 左右上升到 2024 年 2 月的 75% 左右，表明企业员工对合思平台的认可度不断提高。
通过合思的解决方案，企业实现了业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。合思打通了 12 个系统完成数据采集，并自动校验档案完整性，通过千亿次计算建立了档案证据链，确保了企业财务数据的准确性和安全性。
在管理方面，实现了线上线下一体化管理，标准化的线上借阅流程规范了档案室管理；简化的装订流程大幅降低了成本。这些成果充分证明了合思解决方案在企业成本降低策略中的有效性。
合思方案优势与数字化转型展望
合思的财务收支管理平台构建了开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态，实现了“线上消费交易 + 线下易商户支付”的全场景覆盖。这一平台推动企业优化经济业务流程，助力电子凭证数字化转型的全流程闭环。
电子凭证数字化转型是实现开具、接收、报销、入账和归档的全链无纸化，未来报销数字化转型已是必然趋势。在当前经济环境下，企业应主动积极了解国家政策动向，提早布局相关系统规划或升级，这有利于企业适应电子凭证数字化转型趋势，满足未来合规要求。
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