在竞争激烈的商业世界中，企业的财务数字化转型显得尤为重要。以一家畅销30余年的国民经典零食品牌为例，它有着覆盖全国的销售版图，年单据量高达2.6亿，供应链十分复杂。该企业多种销售渠道并行，管理流程横跨多个系统，导致工作繁杂且低效。在差旅管理方面，差旅平台对账方案缺乏灵活性，核算精细化管理要求极高，财务人员还需在Excel中进行二次整理，人工记账使得财务价值难以释放。同时，事前事中管控不连贯，差旅控制不够精细和灵活，差旅成本居高不下，企业难以实现精细化成本管控。这些问题反映出企业在财务数字化转型方面的迫切需求，而数字化文件管理则是解决这些问题的关键所在。
合思解决方案：构建数字化文件管理蓝图
合思为该客户量身打造了无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案，为企业的数字化文件管理提供了全面的支持。
在员工消费环节，涵盖了差旅申请、业务审批、合思商城订购、TMC订购等流程。员工可以通过便捷的申请流程，无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印，极大地提高了工作效率。合思商城还具备同屏比价功能，让员工能够选择最具性价比的消费方案。
在财务核算、记账环节，对账结算中心发挥了重要作用。它支持线上统一开票、自动拆分结算、自动记账，也支持线下统一开票、线下结算、手工记账等多种方式，满足了企业多样化的需求。通过统一开票、自动拆分对账、记账去人工化，实现了财务工作的高效运作。
在档案管理方面，合思实现了L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节为L3级无需报销录入发票等档案。合思档案能多源采集，智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理，确保了数字化文件管理的完整性和安全性。
方案实施：数字化文件管理的落地之路
合思的解决方案实施过程严谨有序，围绕着数字化文件管理逐步推进。
首先，员工进行差旅申请，经过业务审批后，即可在合思商城或TMC进行订购。这一过程实现了消费环节的规范化和便捷化，为后续的入账和归档工作奠定了基础。
接着，财务方面，合思商城对账单和TMC对账单进入对账结算中心。根据开票和结算方式的不同，进行相应的记账操作。线上开票、自动对账记账的方式，大大提高了财务入账的效率，减少了人工错误。
最后，在档案管理环节，按照合思和TMC不同环节的无需报销级别进行相应的档案处理和管理。合思的智能制档和全线上化管理，确保了档案的准确性和可追溯性，实现了数字化文件管理的闭环。
成果展现：数字化文件管理带来的显著效益
合思的解决方案在该客户处取得了显著的成果，充分体现了数字化文件管理的价值。
在成本节约方面，年度节约200万+差旅费用。该企业在合思商城的差旅消费从2023年3月的40%左右上升到2024年2月的75%左右。通过同屏比价和精细化管理，企业能够有效控制差旅成本，提高资金使用效率。
在效率提升方面，财务入账效率提升60%。基于合思商城，企业消费可实现线上开票、自动对账记账，不仅提高了差旅人员的工作效率，也让财务人员从繁琐的手工记账中解放出来，有更多的时间和精力投入到财务分析和决策支持中。
在业财连接和档案管理方面，实现了业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。通过数据采集与校验，打通12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链，确保了财务数据的准确性和安全性。
客户评价：数字化文件管理的认可与肯定
该客户对合思的解决方案给予了高度评价。客户表示，合思的解决方案有效解决了企业面临的财务痛点，如多系统独立运行、差旅管理不精细、会计档案管理成本高等问题。通过数字化文件管理，企业实现了精细化管理，提高了管理效率。
客户对合思方案带来的降本增效效果非常满意，差旅费用的节约和财务入账效率的提升，为企业带来了实实在在的经济效益。同时，客户认为合思方案有助于企业的长远发展，为企业的数字化转型提供了有力支持。
此外，客户还称赞合思团队的专业服务和技术能力，保障了方案的顺利实施。合思团队在项目实施过程中，与企业密切沟通，及时解决问题，确保了数字化文件管理的落地和应用。
行动号召：开启数字化文件管理转型之旅
该国民经典零食品牌所面临的财务痛点，在众多企业中具有一定的共性。许多企业都面临着多系统独立运行、差旅费管理复杂、会计档案管理成本高等问题。而合思的解决方案，以数字化文件管理为核心，已在该客户处取得了显著成效，能够帮助企业降本增效、提升管理效率。
如果您的企业也希望进行财务数字化转型，借鉴该案例是一个明智的选择。合思的解决方案将为您提供全面的支持，帮助您实现数字化文件管理的目标。欢迎有需求的企业拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多信息，还可以免费试用我们的解决方案，开启财务数字化转型之旅。
