在数字化浪潮席卷而来的当下，国家正积极推动电子凭证的数字化转型。2021年12月1日，国家税务总局开启了全面数字化的电子发票试点工作。截至2023年12月1日，数电票已在全国36个省区市（含计划单列市）全面落地。2023年5月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），这一举措标志着电子凭证全流程无纸化时代已然来临。然而，全面数字化应用并非一帆风顺，仍存在着多重数字鸿沟。
北京合思信息技术有限公司作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，敏锐地捕捉到了企业在电子凭证数字化转型过程中面临的挑战。凭借其敏捷的财务收支管理平台，合思致力于帮助企业挖掘更多净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新以及无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供了全方位的财务数智化服务，成为企业应对报销文档管理难题的有力帮手。
经典零食品牌报销文档管理困境
有这样一个畅销30余年的国民经典零食品牌，它在市场上占据着重要地位。其年单据量高达2.6亿，销售版图覆盖全国。由于业务的广泛布局，该品牌的供应链极为复杂，多种销售渠道并行。在财务管理方面，管理流程涉及多个系统，这种繁杂的情况导致工作效率十分低下。
在差旅管理方面，该品牌的差旅平台对账方案缺乏灵活性。企业对核算精细化管理要求较高，但现有的方式却需要在Excel中进行二次整理，人工记账不仅耗费大量时间和精力，还难以释放财务的真正价值。
在事前事中管控环节，该品牌存在严重的不连贯问题。差旅控制不够精细和灵活，这使得差旅成本一直居高不下。企业难以实现精细化的成本管控，在报销文档管理上也面临着诸多挑战。
此外，该品牌的会计档案呈现纸电混合的状态，来源广泛且数量巨大。手工整理和查找档案不仅容易出错，还造成了高额的人力和物力浪费。报销文档管理的混乱，严重影响了企业的财务管理效率和合规性。
合思定制报销文档管理方案
为了解决该零食品牌在报销文档管理方面的难题，合思为其量身定制了无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。
在员工消费环节，流程清晰明了。从差旅申请、业务审批，到合思商城订购、TMC订购，再到合思商城对账单、TMC对账单，每一个步骤都有条不紊。员工无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印【合思费控】，大大简化了报销流程，提高了员工的工作体验。
在财务核算和记账方面，合思通过对账结算中心，实现了线上统一开票、自动拆分结算、自动记账，以及线下统一开票、线下结算、手工记账的灵活处理。合思商城还具有同屏比价的功能，统一开票、自动拆分对账、记账去人工化，有效提高了财务工作的效率。
在档案管理方面，合思表现卓越。在合思环节实现L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节实现L3级无需报销录入发票等档案。合思档案多源采集，智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理，为企业的报销文档管理提供了高效、便捷的解决方案。
合思方案带来报销文档管理新成效
合思的解决方案为该零食品牌带来了显著的成果。在费用节约方面，年度节约差旅费用200万 + 。该企业在合思商城的差旅消费从2023年3月的40%左右上升到2024年2月的75%左右。基于合思商城，企业消费可实现线上开票、自动对账记账，这不仅提高了差旅人员的工作效率，还使财务入账效率提升了60%。
在业财连接方面，合思实现了业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。通过完成数据采集与校验，合思打通了12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链，确保了报销文档管理的准确性和合规性。
在管理模式方面，合思实现了线上线下一体化管理。标准化的线上借阅流程规范了档案室管理，简化装订流程大幅降低了成本。智能关联使凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了。以数字化方式管理会计档案，在保障数据安全的同时，大幅提升了管理效率。
合思的解决方案帮助企业解决了报销文档管理中的诸多难题，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让企业在电子凭证数字化转型中抢占了先机。电子凭证数字化转型是企业数字化转型的先行者、引领者和推动者，随着数电票和智能化时代的到来，将有更多企业迈向高级无需报销级别，实现全场景、全链路智能化无需报销。
合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为企业提供专业、全面的财务数智化服务。
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