在企业的发展进程中，财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。以北京动力源科技股份有限公司为例，这家成立于1995年的企业，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，还在2022年3月入选北京市专精特新“小巨人”企业。然而，即便如此优秀的企业，在财务数字化转型中也面临着诸多挑战，而合思的财务数字化解决方案为其带来了新的转机，尤其在报销文档管理方面发挥了重要作用。
动力源困境：报销文档管理迷雾重重
动力源早在2011年就开启了财务数字化转型和业财融合之路，自建了多个系统。但随着时间推移，问题逐渐浮现。整体流程变得极为复杂，系统之间形成了高高的壁垒，与预期的转型效果差距较大。
多系统操作让员工和财务人员苦不堪言。员工在提交申请单时，需要在各个系统间频繁切换，操作体验极差。而报销数据需财务手工录入，发票验真、查重也都靠手工进行，这就导致假票、错票、重票的情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性的报销文档管理工作占据了大量时间，效率低下。
系统的割裂还造成了数据分散和信息滞后。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，不仅耗时费力，管理者也无法实时掌握数据信息，难以对业务运营及时进行调整，这在报销文档管理上形成了极大的阻碍。
动力源业务覆盖面广，报销模式复杂。其主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作十分繁琐。不同类型费用支付方式不同，进一步增加了报销文档管理的难度。
合思妙方：精准破解报销文档管理难题
合思针对动力源的困境，提供了一套全面且针对性强的解决方案，在报销文档管理方面展现出了强大的实力。
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，让报销文档管理的数据来源更加准确和全面。
无需报销模式是合思方案的一大亮点。业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感大幅提升。消费受到申请单和差标管控，确保消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列操作极大地简化了报销文档管理流程，提高了工作效率。
合思的系统连接能力也非常出色。其Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，让报销文档管理更加流畅。
专业护航：合思助力报销文档管理落地
合思与动力源于2021年展开财务数字化合作，整个合作过程历经多个阶段，充分体现了合思的专业和负责。
项目从准备阶段开始，合思就对动力源的需求进行了深入了解。随后进入蓝图设计阶段，精心规划解决方案的架构。在系统实现上线准备阶段，确保系统的稳定性和兼容性。功能测试阶段，对系统的各项功能进行严格测试，确保报销文档管理功能的准确性和可靠性。内部运维阶段，则持续为动力源提供技术支持和服务。
在项目实施过程中，合思项目经理周晓培面临着项目要求高、时间要求紧的巨大压力。但他克服了各种困难，加班加点，任劳任怨。他有效沟通并提供成功客户实施案例做参考，恪尽职守地解决遇到的难题，保证了威付（合思费控）系统的正常使用，为报销文档管理的顺利落地提供了坚实保障。
成效显著：报销文档管理焕然一新
动力源实施合思的解决方案后，在报销文档管理方面取得了显著的成果与效益。
多系统集成实现了数据互通，操作体验全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。这使得报销文档管理更加高效，企业资源得到了更合理的利用。
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工从繁琐的报销文档管理中解脱出来。
财务审批有了更充分的依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员无需将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员可以节省更多精力做更有价值的工作，如财务分析和决策支持，提升了报销文档管理的质量。
管理实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够实时了解企业经营数据，随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，让报销文档管理更好地服务于企业战略。
高度认可：动力源点赞报销文档管理方案
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思在报销文档管理方面解决方案的高度认可。
合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，拥有广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案。在报销文档管理方面，已经帮助众多企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。
如果您的企业也面临财务数字化转型的难题，尤其是在报销文档管理方面存在困扰，不妨选择合思。现在您可以免费试用合思的财务数字化解决方案，让有限的资源发挥更有效的作用，开启企业报销文档管理的新篇章。
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