企业差旅管理系统助力动力源财务数字化转型

企业差旅管理系统助力动力源财务数字化转型
在当今数字化浪潮席卷的时代,企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司,作为我国电源行业的先驱者,早在1995年便已成立,是第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务广泛,聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块,产品更是在众多国家重点建设项目中得到应用。2022年3月,动力源更是入选北京市专精特新“小巨人”企业,展现出强大的发展潜力。

然而,如此庞大且多元化的企业,在财务数字化转型的道路上并非一帆风顺。动力源拥有24个1级部门、81个2级部门,分属于5个业务线和2个营销中心,员工规模达2400人左右,还有8家子公司、全国30 + 个办事处,甚至在印度、巴基斯坦等国家设立了分支机构。自2011年开启财务数字化转型和业财融合,并踏上漫长的系统自研之旅后,却发现整体流程依旧复杂,系统间壁垒高筑,与预期的转型效果存在较大差距。这也为后续合思企业差旅管理系统的介入埋下了伏笔。

转型痛点:数字化征程的荆棘之路

  • 操作繁琐合规难题
    动力源的员工在进行报销等财务操作时,面临着多系统操作的困境。申请单需要在各个系统间频繁切换提交,报销数据还得由财务人员手工录入系统。发票的验真、查重工作也只能依靠手工进行,这就导致假票、错票、重票的情况难以避免。此外,差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了员工和财务人员大量的时间,操作体验极差,合规性也难以保障。

  • 系统割裂信息滞后
    同一个报销信息,审批、预算、差标等环节分散在多个系统中管理,无法实现及时联动。这使得财务制度难以有效落地,数据报表只能依赖手工统计,不仅耗时费力,管理者也无法实时掌握数据信息,难以对业务运营进行及时的调整和优化。

  • 业务复杂稽核繁琐
    动力源主营通讯基站建设,业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。这使得报销涉及的事项和发票类型繁多,稽核工作变得异常繁琐。而且不同类型费用的支付方式也各不相同,机票、酒店由员工订购企业支付,火车票、打车则由员工垫资,进一步增加了管理的难度。

  • 组织繁杂流程不一
    随着公司组织架构迅速扩展到全国,管理程度出现了不一致的情况。总部通过纸质单据提交出差申请,分公司则通过PC端OA系统提交,业务流程难以统一。出差申请通过后,员工还需通过TMC系统重新提交订票申请,操作重复,信息一致性也难以保证。

合思方案:精准破局的智慧之钥

  • 系统集成无缝对接
    合思企业差旅管理系统针对动力源的痛点,在系统集成方面下足了功夫。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步,同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来,实现了订单支出成本的实时归集和统计,打破了系统间的壁垒。

  • 无需报销体验升级
    业务人员因公消费时,使用合思企业差旅管理系统可以免垫资、免开票,极大地提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标的管控,确保了消费即合规。财务人员则可以统一对账,系统自动拆分子对账单并发起审批,自动创建结算单。发票明细自动绑定,凭证自动生成,还能一键归档,大大提高了财务工作的效率。

  • 连接强大数据畅行
    合思企业差旅管理系统具备强大的系统连接能力,采用Open API(开放接口)与自定义流程引擎技术,支持以标准化方式对接第三方系统,有效打破了数据流转的壁垒。在实际应用中,待审批信息能够自动同步到各部门负责人,业务数据可以跨系统同步应用,加快了业务处理和数据统计的效率。

实施步骤:专业服务的有序推进

  • 深入了解定制计划
    合思团队深入动力源,全面了解其业务需求和现有系统状况。在此基础上,制定了详细的系统集成和功能实施计划,确保解决方案能够贴合动力源的实际情况。

  • 逐步对接数据同步
    合思团队逐步推进HR系统、BPM系统等与合思费控的对接工作。在对接过程中,严格把控数据的准确性,确保数据能够流畅交互,为后续的应用奠定坚实的基础。

  • 员工培训提升体验
    为了让动力源的员工能够熟练使用企业差旅管理系统的新功能,合思团队对员工进行了全面的培训。通过培训,员工熟悉了无需报销等新功能的操作流程,提高了使用体验和工作效率。

  • 持续优化确保有效
    在实施过程中,合思团队密切关注动力源的反馈和实际情况。根据反馈,不断对解决方案进行优化和调整,确保方案的有效性和适应性,为动力源的财务数字化转型提供持续的支持。

转型成果:显著效益的实力见证

  • 操作革新效率飞升
    合思企业差旅管理系统实现了多系统集成和数据互通,全面革新了动力源的操作体验。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周,效率提升了300%,大大节省了员工的时间和精力。

  • 会计减负成本节约
    会计工作量大幅缩减,人员成本节约了50%。员工申请单信息自动赋值,聚合消费,同屏比价,极大地缩短了员工填报时间,简化了报销流程。同时,员工因公消费多渠道同屏比对,全场景无需垫资,提升了员工的使用体验。

  • 费控合规结算统一
    财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上,降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单,财务人员能够节省更多精力去做更有价值的工作,财务审批有了更可靠的依据,费控更加合规,结算也更加统一。

  • 全程管控决策高效
    管理实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控,管理者能够随时随地查看财务数据,动态掌握企业信息。通过综合分析报表,管理者可以及时发现问题,对业务运行做出高效、及时、准确的决策,彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。

动力源通信、海外业务财务总监陈华林对合思的服务给予了高度评价:“面对复杂的需求,合思总能第一时间解决,合作只是服务的开始,未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化,用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”

如果您的企业也面临着类似动力源的财务数字化难题,不妨选择合思企业差旅管理系统。我们将为您提供专业、高效的解决方案,助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。现在就可以免费试用,开启企业财务数字化转型的新篇章。

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captaincaptain
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