在当今竞争激烈的商业环境中，企业的数字化转型已成为提升竞争力的关键。金牌橱柜家居科技股份有限公司，作为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商，其数字化转型的探索与实践极具借鉴意义。该公司成立于1999年，拥有国家认定厨房工业设计中心，是国家认定“智能制造示范企业”。全球超4000家高端品牌专卖店，海内外建有5大专业生产基地，92家归档主体，企业人数6000 +。年记账凭证量达2198061张，年业务单据量494949张，年银行回单量177744张，年发票量123247张。如此庞大的业务量，使得财务档案管理成为企业运营中的重要环节。今天，我们就来深入了解金牌橱柜在财务档案管理最佳实践方面的情况。
痛点浮现：传统档案管理困境凸显
传统财务档案管理在金牌橱柜的运营中暴露出诸多问题，其严重性和紧迫性不容小觑。
在整理环节，会计档案如同散落的珍珠，分散在各个系统之中。档案数据难以有效利用，会计人员需逐一打印文件，再进行手工匹配、组装、装订和上架等繁琐操作。这不仅耗费大量的时间和精力，还容易出现人为错误。
保管环节，财务档案需临时保管1年，之后再移交至综合档案管理部门。这一过程涉及多个部门和环节，增加了档案管理的复杂性和风险。
存储环节，公司采用独立档案室管理纸质档案。随着业务的不断发展，纸质档案数量急剧增加，对存储空间的需求也越来越大，导致存储空间成本不断攀升。
在管理利用方面，以纸质档案管理为主的方式效率低下。每年进行实物稽查时，工作人员需人工逐一翻查档案，查找耗时预估达30天/年，极大地影响了工作效率。同时，打印成本预估180000元/年，存储空间成本90000元/年，打印成本100000元/年，这些费用也给企业带来了不小的负担。由此可见，金牌橱柜在传统档案管理模式下，急需寻找一种高效、智能的解决方案。这也是档案管理最佳实践所必须要解决的问题。
合思方案：精准出击破难题
面对金牌橱柜在财务档案管理方面的困境，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，为其量身定制了一套针对性的解决方案。
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统一存储：打破数据孤岛
合思提出统一存储的理念，打破了档案数据之间的壁垒。将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，统一储存，统一标准，统一管理。这就如同将散落的珍珠串成了一条美丽的项链，使档案数据更加有序、易于管理。通过这种方式，金牌橱柜实现了档案数据的集中化管理，提高了数据的安全性和可用性。这是档案管理最佳实践中的重要一步。 -
业务证据链完整：实现业财一体
合思搭建了会计资料之间的关系，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。这意味着企业可以从业务层面追溯到财务数据，也可以从财务数据反推业务情况。这种紧密的关联使得企业的财务管理更加透明、准确，为企业的决策提供了有力支持。在档案管理最佳实践中，这种业财一体的模式具有重要的借鉴意义。 -
数据共享：一站式查阅
合思提供的数据共享功能，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，让用户可以一站式查阅所需的档案信息。这种便捷高效的查阅方式，节省了大量的时间和精力。工作人员无需再在各个系统中寻找档案，只需在一个平台上即可完成所有操作。这是档案管理最佳实践中提升效率的关键举措。 -
银行回单无纸化：降本增效
海量银行回单的管理一直是企业财务工作中的难题。合思实现了银行回单的自动采集、切割、组装，全面无纸化管理。这不仅减少了纸质回单的打印和存储成本，还提高了数据的准确性和处理效率。通过银行回单无纸化管理，金牌橱柜有效降低了企业的运营成本，提升了企业的竞争力。这也是档案管理最佳实践中降本增效的典型案例。
实施步骤：系统操作显成效
合思解决方案的实施过程具有很强的可操作性和系统性。
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数据采集与处理
通过合思档案系统的开放式接口互联，金牌橱柜可以自主采集档案数据。大文件自动切割功能确保了数据的高效处理，数电票自动化解析则提高了发票处理的准确性和效率。这一过程为后续的档案管理工作奠定了坚实的基础。在档案管理最佳实践中，数据的准确采集和处理是关键的第一步。 -
智能关联与检测
利用智能关联功能，系统自动组装凭证、单据等，进行四性检测、业务检测，生成自定义版式文件。这不仅提高了档案整理的效率，还确保了档案的准确性和合规性。在档案管理最佳实践中，智能关联和检测能够有效避免人为错误，提高工作质量。 -
权限管控与目录扩展
合思对档案进行精准权限管控，灵活扩展档案目录，并进行水印管理，确保档号符合国标要求。这一系列措施保障了档案的安全性和规范性。在档案管理最佳实践中，合理的权限管控和目录扩展能够提高档案管理的效率和质量。 -
多维检索与利用
实现档案的多维检索、一站式预览，支持在线借阅、异构系统联查，实物混序归档，可视化盘点档案数据。这些功能使得档案的利用更加便捷高效，满足了企业不同部门和人员的需求。在档案管理最佳实践中，多维检索和利用能够充分发挥档案的价值。
成果显著：效益提升见真章
合思解决方案的实施为金牌橱柜带来了显著的成果和效益。
档案匹配耗时减少84%，这意味着原本需要大量时间和人力的档案整理工作，现在可以在更短的时间内完成，大幅提高了档案整理的效率。这是档案管理最佳实践中提升效率的直接体现。
档案查询耗时减少80%，工作人员无需再花费大量时间在纸质档案中查找所需信息，使档案利用更加便捷。这极大地提高了工作效率，为企业的决策提供了及时的支持。在档案管理最佳实践中，快速准确的档案查询是提高工作效率的关键。
预估节省总体成本30万 +/年，有效降低了企业的运营成本。这不仅包括打印成本、存储空间成本的降低，还包括人力成本的节省。在档案管理最佳实践中，降低成本是企业追求的重要目标之一。
档案合规性达到100%，保障了企业财务档案管理的合规性。这为企业的稳定发展提供了有力保障，避免了因档案管理不合规而带来的风险。在档案管理最佳实践中，合规性是企业必须要重视的问题。
客户反馈：高度认可展实力
金牌橱柜对合思解决方案给予了高度评价和积极反馈。
合思的解决方案成功解决了公司档案管理分散、利用困难等问题，实现了档案数据的智能化管理。这使得企业的档案管理工作更加高效、准确，为企业的数字化转型提供了有力支持。在档案管理最佳实践中，智能化管理是未来的发展方向。
提高了工作效率和准确性，为企业的数字化转型提供了有力支持。一站式查阅功能让档案利用更加便捷，节省了大量的时间和人力成本。银行回单无纸化管理降低了企业的运营成本，提升了企业的竞争力。这些反馈充分证明了合思解决方案的有效性和实用性。在档案管理最佳实践中，得到客户的认可和好评是方案成功的重要标志。
携手合思：开启财务数智化新征程
金牌橱柜的成功经验为众多企业提供了档案管理最佳实践的范例。在当前经济环境下，企业面临着诸多挑战，数字化转型已成为企业发展的必由之路。合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，能够为企业提供全面、专业的服务。已有7000 +付费企业、300万 +未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营。
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