合思档案：开启电子会计档案管理新时代，优化员工报销流程

在数字化浪潮的席卷下，电子会计档案管理正成为企业财务管理的关键领域。2025年数电票将实现全覆盖，这意味着企业财务档案管理面临全新挑战，信息化建设刻不容缓。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。在此背景下，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业在传统档案管理中面临诸多痛点。企业高管常常为纸质档案管理成本过高而烦恼，大量的纸质档案不仅需要耗费巨额的储存空间成本，而且占地严重。同时，档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析和利用。财务人员则要面对海量的档案数据，整理工作不仅耗费大量时间，还需手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复。而对于业务人员来说，出差、招待后的报销流程更是繁琐，需要留存纸质票据并上交，耗费大量时间和精力。员工报销流程在这样的传统管理模式下，效率极为低下。

传统档案管理存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高，以及对档案室和档案柜等存储空间的巨大需求；高隐形成本包括手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，导致数据无法有效利用；高合规风险则表现为电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，以及不可抗力可能导致纸质档案损坏等情况。而国家政策的支持为电子会计档案管理带来了新的机遇，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经来临，电子会计档案管理需关注档案全生命周期管理闭环。

合思档案：一站式档案管理解决方案

合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。该平台广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收，极大地优化了员工报销流程。

单套制解决方案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。业务及管理流程包含实物流转和电轨运行，通过线上一套电子数据进行管理，确保财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询，纸质原文件混序归档，随到随归、无需排序及组装，大大提高了效率。会计档案无需打印，即可实现应收尽收，保证档案数据完整、真实、合规，让员工报销流程更加顺畅。

档案扩展解决方案允许企业自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。该方案提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可根据自身管理需求自定义归档目录，为员工报销流程提供更灵活的档案管理支持。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。该方案创造性地提供了财务视角下的完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，为员工报销流程中的档案管理提供了坚实的保障。

合思档案核心功能：智能高效，助力报销流程优化

• 多源采集：全渠道数据汇聚
  多源采集功能实现了多渠道、多系统、多类型的会计资料采集管理。通过接口互联，平台可自主采集数据。基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式。这种多源采集的方式，确保了员工报销流程中各类数据的全面收集。

• 智能制档：自动匹配，高效整合
  智能制档功能实现了电子凭证数据的自动匹配组装。通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，从而优化员工报销流程。

• 专用格式：灵活存储，降低成本
  专用格式版式文件能够自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件的实时转化，降低企业档案存储成本。会计凭证资料的版式文件配置，支持自定义企业专用、个性化版式文件。档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可自定义调配生成，使档案的可扩展性更强，更加“灵活”，为员工报销流程中的档案存储提供了更好的解决方案。

• 双模式检测：保障数据真实完整
  “四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。围绕财务数据文件、文件与文件之间的业务关系，展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性。检测结果可查阅、可追溯，四性检测满足国家档案局发布的《文书类电子档案检测一般要求》中的相关要求，确保员工报销流程中的数据合规。

合思档案应用场景：多行业验证，提升报销效率

• 大型企业：业财一体，降本增效
  某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。员工报销流程在这样的环境下也困难重重。合思档案为其提供了多系统采集数据的方案，实现业务、财务数据应收尽收。自动匹配组装档案，使会计凭证上下游单据以树状结构呈现，清晰明了。档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。同时，简化装订流程，1分钟即可快速定位数据，减少打印与邮寄。通过这些措施，该企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，员工报销流程也得到了极大的优化。

• 集团型企业：标准化落地，合规环保
  某集团型企业存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一等问题。每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合，政策落地难。员工报销流程也受到了这些问题的影响。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储，通过OCR识别附件和回单，自动提取发票、回单台账，存储发票、回单原文文件，保护电子凭证原生态。业务完整性检测系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性。单套制落地，实现混序归档和银行回单分类归档，推进档案无纸化。该企业实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3的空间，纸张打印成本减少100万张纸/年，员工报销流程更加高效。

• 普通企业：打破数据孤岛，全生命周期管理
  某企业存在低效的档案管理现状，会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范。员工报销流程也因此受到阻碍。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案，广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案即开即用，应收尽收。业务检测方案精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配。跨系统调阅方案通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。该企业实现了统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一储存、标准和管理。业务证据链完整，会计资料勾稽关系搭建，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌。数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险。预估节省总成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，员工报销流程更加顺畅。

• 教育集团：简化流程，高效管理
  某K12民办教育集团存在低效的档案管理现状，采集环节业务系统多，系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印、查重、验伪耗时费力，浪费纸张。存储环节实物存档占用空间，档案人员专人管理，受环境因素影响或保管不善，导致不同程度的损坏，企业面临风险。整理环节财务账表归档装订复杂，不断重复进行档案录入的操作，耗时长易出错。利用环节实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，查阅繁琐，多系统翻查原始单据、附件、纸质凭等，档案借还状态更新不及时，无系统留痕，无法多人借阅。员工报销流程也受到了极大的影响。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案，按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围。智能化制档方案按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装。电子原文件独立管理，电子原文件独立式管理与凭证组合式管理，完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。该教育集团以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，员工报销流程得到了显著改善。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。

合思档案已服务众多事业单位及院校、央企、行业领军企业和国家试点企业，如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等，获得了客户的高度认可。海亮教育表示完成数字化拼图后，共享单位数量增加，作业人员增加少，凭证自动化率提高；徐福记称合思档案上线后全集团无纸化，管理效率大大提升；中交水规院认为单套制有效支撑无纸化政策落地，减少了成本，审计人员对系统便利性和安全性给予肯定；金牌橱柜表示与合思档案合作，查阅业务全貌便捷高效。

合思在北京、上海、杭州等多地设有地点，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。如果您的企业也想优化员工报销流程，提升档案管理效率，不妨免费试用合思档案，开启电子会计档案管理的高效之旅。