在商业的广阔舞台上，有这样一个国民经典零食品牌，它宛如一颗璀璨的明星，畅销30余年，其销售版图如一张巨大的网络，覆盖了全国的每一个角落。然而，在这辉煌的背后，该品牌却面临着诸多财务及业务管理方面的难题，费用报销流程更是成为了亟待解决的痛点。
该品牌的供应链复杂程度犹如一张错综复杂的大网，多种销售渠道并行，管理流程跨越多个系统，使得整个运营过程繁杂且低效。差旅平台的对账方案缺乏灵活性，却要应对核算精细化管理的高要求，财务人员不得不依赖Excel进行二次整理，人工记账不仅耗费大量时间和精力，更难以释放财务的真正价值。事前事中管控的不连贯，导致差旅控制既不精细也不灵活，差旅成本居高不下，企业难以实现精细化的成本管控。此外，纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大，手工整理和查找不仅容易出错，还造成了高额的人力物力浪费。这些问题就像一道道枷锁，束缚着企业的发展脚步。
一、精准施策：合思定制解决方案
面对该品牌的重重困境，合思挺身而出，凭借其专业的技术和丰富的经验，为客户量身打造了一套无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案，全面优化费用报销流程。
在员工消费环节，合思提供了便捷的操作途径。员工只需进行差旅申请，经过业务审批后，就可以在合思商城进行订购，或者选择TMC订购。合思商城会生成详细的对账单，TMC也会提供相应的对账单，让消费记录一目了然。这种方式使得员工无需垫资，避免了资金周转的困扰；无需开票，节省了繁琐的开票流程；无需报销，告别了填写报销单和等待审批的漫长过程；无需打印，实现了环保和高效的完美结合。同时，合思还具备同屏比价功能，员工可以在众多选项中选择性价比最高的消费方案，为企业节省开支。
在财务核算和记账环节，合思设立了对账结算中心。对于线上消费，合思可以统一开票，自动拆分结算，并实现自动记账，大大提高了财务工作的效率。而对于线下消费，在统一开票后，也可以进行线下结算和手工记账，满足了不同消费场景的需求。这种线上线下相结合的方式，让财务核算更加灵活、准确。
在档案管理方面，合思更是展现出了强大的优势。合思环节实现了L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节为L3级无需报销录入发票等档案。多源采集功能能够实现智能制档，实物档案可以混序归档，档案借阅也实现了全线上化管理。这不仅提高了档案管理的效率，还确保了档案的安全性和完整性。
二、稳步推进：方案实施清晰步骤
合思解决方案的实施过程有条不紊，每一个步骤都紧密相连，确保了方案的顺利执行，进一步优化费用报销流程。
首先，员工进行差旅申请。这是整个流程的起点，员工根据业务需求填写申请信息，经过业务审批后，就可以开始消费。审批通过后，员工可以自由选择在合思商城或TMC进行订购。在合思商城，员工可以享受便捷的购物体验和丰富的商品选择；在TMC，员工可以获得专业的差旅服务。订购完成后，会生成相应的对账单，详细记录消费信息。
接下来，财务在对账结算中心进行操作。对于线上消费，财务人员可以统一开票，系统会自动拆分结算并记账，大大减少了人工操作的工作量。对于线下消费，财务人员在开票后进行线下结算和手工记账，确保每一笔消费都能准确记录。
最后，在档案管理方面，合思对自身环节的档案按L4级标准处理，对其他TMC环节按L3级标准处理。这种分级管理的方式，实现了档案的有序管理，提高了档案的利用效率。整个过程中，合思通过其强大的系统将各个环节有机连接，保障了业务流程的顺畅进行，让费用报销流程更加高效。
三、成效显著：方案实施成果斐然
经过一段时间的实施，合思的解决方案取得了显著的成效，让该品牌在费用报销流程等方面实现了质的飞跃。
在费用节约方面，该企业年度节约了200万+的差旅费用。合思商城的差旅消费占比从2023年3月的40%左右上升到2024年2月的75%左右。基于合思商城，企业消费可以实现线上开票、自动对账记账，这不仅提高了差旅人员的工作效率，也让财务人员从繁琐的工作中解脱出来。财务入账效率提升了60%，大大缩短了财务处理的时间。
在业财连接方面，合思的解决方案实现了业财有机连接，让业务和财务数据实现了无缝对接。电子会计档案全流程实现了合规化、自动化、数字化闭环管理，确保了财务数据的准确性和安全性。
在档案管理方面，合思打通了12个系统完成数据采集，自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立了档案证据链。实现了线上线下一体化管理，标准化的线上借阅流程规范了档案室管理，简化了装订流程，大幅降低了成本。
四、客户认可：行动号召共赴新程
该企业的财务痛点在众多门店企业中具有一定的共性。应用合思解决方案后，企业成功打通多系统，实现了会计凭证全链路电子化管理。130多家门店可以同时在线查阅全公司会计档案，财务入账效率提高了60%。这一成功案例为其他门店企业提供了宝贵的参考。
如果你也面临着与该客户类似的财务及业务管理难题，不妨选择合思。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，有着丰富的经验和专业的解决方案。其拥有敏捷的财务收支管理平台，具备差旅申请、商旅线上订购、发票采集等众多功能，能为企业提供全方位的财务数智化服务，优化费用报销流程。
现在就拨打我们的电话400 – 105 – 6505，或者访问我们的网站www.hosecloud.com，了解更多合思的解决方案，还能免费试用，开启企业财务数字化转型之旅，让费用报销流程更加高效、便捷。
点击注册合思，免费试用 14 天，注册链接：http://www.ekuaibao.com/
