在数字化浪潮风起云涌的当下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票全覆盖的目标日益临近，企业财务档案管理也迎来了新的挑战。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这使得企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
传统的纸质档案管理模式在纸电混合时代显得捉襟见肘。企业高管面临着纸质档案管理成本高昂、储存占地大且档案数据难以分析利用的问题；财务人员则要面对档案数据量大、整理耗时、手动匹配核对枯燥繁复的困扰；而员工在员工报销流程中，也会遭遇报销纸质票据流程繁琐、耗费时间的难题。同时，传统纸质档案管理还存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙、数据不能有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等问题。
不过，国家政策对电子会计档案管理给予了大力支持，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已然到来。而且，电子会计档案管理需关注档案全生命周期管理闭环。在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业解决财务档案管理难题提供了理想的方案。
多元方案 精准适配角色需求
- 为高管领航决策之路
对于CEO/高管而言，合思档案就像一位得力的助手，能够沉淀数据资产，保障合规管理。它可以提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。在员工报销流程中，通过对报销数据的分析，为企业决策提供有力支持。同时，还能降本增效，实现绿色低碳运营。 - 让财务告别繁琐工作
归档员/财务人员在使用合思档案后，工作效率大幅提升。它让财务人员告别重复低价值工作，实现档案数据同源、全流程透明流转，便于监控和分析。在员工报销流程中，能够轻松完成档案管理，提高档案利用效率。 - 使外审工作轻松高效
对于外部审计，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源，支持一键查询借阅，权限一键下放/回收。在员工报销流程相关的审计工作中，财务无需与审计重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。 - 多场景覆盖满足需求
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。无论是员工报销流程还是其他业务场景，都能满足企业不同场景下的档案管理需求。
功能全景 助力财务档案管理
- 多源采集 灵活获取数据
合思档案具备强大的多源采集功能。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。在员工报销流程中，能够快速采集报销相关的各类数据。同时，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式。 - 智能制档 整合业务数据
智能制档方面，合思档案通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的核心会计凭证能自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。在员工报销流程中，将报销凭证与相关业务数据关联起来。它还具备字段映射功能，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。 - 精细管理 保障数据安全
在档案管理上，合思档案支持权限管理，可自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，进行水印权限管理。在员工报销流程相关档案管理中，确保数据安全。它还支持档案目录灵活扩展，可自定义档案目录分类、维护档案字段、新增创建、设置表单主键等。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持根据企业制度自主排列、扩展。 - 便捷应用 实现多维查询
档案应用方面，合思档案支持多维检索，可按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，支持批量检索。在员工报销流程中，方便查找报销相关的档案。它实现了一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。还具备外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务、档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理等功能。
核心亮点 彰显市场独特优势
- 单套制管理 突破传统局限
合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，实现便捷调阅不打印，混序归集免组装。它打破物理空间限制，让用户可以在线自由调阅。在员工报销流程中，员工和财务人员都能方便地查阅报销档案。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。 - 大数据方案 高效处理海量数据
具备大数据解决方案，合思档案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。在员工报销流程中，快速处理大量的报销单据。 - 扩展解决方案 灵活管理档案
档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。在员工报销流程中，可根据企业需求对报销档案进行个性化管理。 - 证据链完整 保障财务合规
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。在员工报销流程中，保障报销数据的合规性。创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。
显著价值 推动企业高效发展
- 降本增效 节约企业成本
合思档案带来了显著的降本增效。它可节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，实现档案管理合规。在员工报销流程中，减少了纸质报销单据的使用和整理时间。助力企业“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档，档案不打印。 - 闭环管理 拉通全链路
电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。在员工报销流程中，实现了报销数据在各环节的顺畅流转。 - 激活数据 提供决策支持
合思档案让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值。从数据到决策，为企业提供有力的决策支持。在员工报销流程中，通过对报销数据的分析，为企业制定合理的报销政策提供依据。 - 资源重组 提升管理能效
资源重组，实现企业效益最大化。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。在员工报销流程中，优化了报销流程，提高了员工和财务人员的工作效率。
典型场景 展现实际应用魅力
- 数电票管理 全流程闭环
在数电票管理场景中，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作。在员工报销流程中，实现数电票全流程闭环管理，让员工报销更加便捷。 - 实物档案管理 创新便捷利用
在“纸电混合”阶段，合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位。服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。在员工报销流程中，对于纸质报销票据的管理更加高效。 - 档案调阅 满足精细需求
档案调阅场景满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力。在员工报销流程中，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。 - 档案合规管理 符合政策要求
档案合规管理场景按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开“四性检测+业务检测”，保障归档数据真实、完整、安全、可用，满足国家政策要求。在员工报销流程中，确保报销档案的合规性。
成功案例 见证卓越应用效果
- 案例一：高效管理海量单据
某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、实现档案管理电子化和借阅管理信息化等解决方案，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。在员工报销流程中，业务和财务数据穿透联查、会计凭证上下游单据树状结构呈现。以某月入库数据为例，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。 - 案例二：标准化管理集团档案
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地等。在员工报销流程中，提升了整理匹配效率，减少了存储空间成本和纸张打印成本，如记账凭证、报账单等电子占比高，可免打印章。 - 案例三：解决档案管理痛点
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主效率低且易损坏丢失、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。在员工报销流程中，预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，合规性管理100%。 - 案例四：简化教育集团档案管理
某中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多、数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、电子发票处理耗时费力；存储环节实物存档占用空间、易损坏；整理环节财务账表归档装订复杂；利用环节实物凭证与业务分散、查阅繁琐、档案借还管理不规范等问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构。在员工报销流程中，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询和简便高效的电子借阅。
市场定位 凸显差异化竞争力
合思创立于2014年，是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 +企业客户，荣获福布斯中国科技50强，通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证，具有强大的品牌实力和市场认可度。
合思档案拥有自主研发的工具包，具备更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能够更好地适应数电票管理要求的特殊性。它广泛连接各类异构业财系统，具有强大的规则匹配能力，可实现100%自动归档，最大程度减少人工介入，符合国家政策要求，且拥有灵活承接、持续迭代的能力，能及时应对市场变化。
此外，合思在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 +合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为客户提供全方位、本地化的服务支持。
合思档案助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。随着数字化时代的发展，合思档案将不断创新和完善，为企业提供更加优质、高效的财务档案管理解决方案，推动企业财务档案管理向更高水平发展。合思档案已得到众多知名企业的认可和选择，如广东某高校、中交集团、海亮教育科技服务集团、金牌厨柜等，企业可以放心选择合思档案，开启财务档案管理数字化新篇章。
如果您想亲身体验合思档案为企业财务档案管理带来的变革，立即联系合思，拨打400 – 105 – 6505，访问www.hosecloud.com，或通过微信公众号和小程序了解更多信息，还可以免费试用，让合思档案为您的企业财务档案管理保驾护航。
点击注册合思，免费试用 14 天，注册链接：http://www.ekuaibao.com/
