合思档案：开启智能化档案管理新时代

在纸电混合的时代浪潮中，企业的财务档案管理正面临着前所未有的挑战。企业高管们常常为纸质档案管理的巨大成本和有限的存储空间而烦恼，大量的资金被耗费在纸质凭证的输出耗材上，同时，档案室和档案柜的占地问题也愈发突出。而且，档案数据难以进行有效的分析和利用，如同深埋在地下的宝藏，无法发挥其应有的价值。

财务人员则深陷于繁琐的档案数据处理工作中，他们需要手动逐一匹配、核对确认大量的数据，工作枯燥且效率低下。业务人员在报销流程中也备受折磨，不仅要留存大量的纸质票据，还要将其上交，整个流程复杂又耗时。

从成本角度来看，企业面临着高显性成本和高隐形成本的双重压力。纸质凭证输出的耗材成本居高不下，而手工装册归档的重复性工作量巨大，查询调阅的条件也非常粗糙，导致数据无法得到有效利用。此外，企业还面临着高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，一旦遭遇不可抗力，纸质档案很可能会遭到损坏。

随着2025年数电票全覆盖目标的临近，企业的财务档案管理又迎来了新的挑战。数电票的管理要求特殊，企业急需专业的电子会计档案管理平台来应对这一变化。虽然企业在数字化推行过程中，通过OA、资金等系统解决了部分线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍然存在纸质文件储存及数据存储线下载体的问题，无法保证档案的原生性，从而影响了企业财务档案管理的合规性和全面数字化进程。

面对这些痛点，合思档案解决方案应运而生，为企业的智能化档案管理提供了全方位的支持。

合思档案：多元方案铸就管理基石

合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收。

单套制解决方案具有诸多显著特点。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。通过线上一套电子数据进行管理，财务档案的证据链完整，能够全面反映企业的经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互之间可以穿透查询，纸质原文件混序归档，大大提高了效率。同时，会计档案无需打印，真正做到了应收尽收，确保了档案数据的完整、真实和合规。

档案扩展解决方案则为企业提供了更大的灵活性。它可以自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。该方案还提供了可扩展的档案目录和自动化的接口封装，实现了不同档案类型归档接口的配置化。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供了不同组合形式的档案匹配组装能力。它依照不同类型档案的规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链。同时，它还创造性地提供了财务视角下的完整性检测方案，能够自动按照真实业务场景检测证据链的完整性，保障财务合规。

核心功能：打造智能化档案管理利器

合思档案的核心功能亮点突出，在多个方面展现出强大的优势。
多源采集功能基于跨系统数据集成要求，提供了自动生成式Open API，实现了快速集成。它预制了系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，该功能支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。此外，它还支持手动采集和自主补录，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，提供了多种便捷的补录方式。
智能制档通过规则引擎实现了电子凭证数据的自动匹配组装。会计档案关联规则可以进行可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。它还具备字段映射功能，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。同时，“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案保障了归档数据的质量。
在档案管理方面，权限管理精准管控。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可以自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段维护、新增创建等，系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持企业自主排列、扩展。
档案应用实现了电子与实物档案的高度融合。多维检索满足了多场景查询需求，支持按多种维度自定义查询、全文检索、批量检索等。一站式预览可穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现了业务单据与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。此外，它还具备外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务、档案移交鉴定销毁及线下实物管理等功能。

企业收益：降本增效，释放数据价值

企业使用合思档案能够获得显著的收益。
首先，它带来了显著的降本增效。企业可以彻底告别传统的手工归档方式，档案无需打印，节约了纸张成本和整理成本，同时提升了检索效率，确保了管理的合规性。
其次，电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。
再者，合思档案让数据“活起来”，从数据到决策，真正实现了档案数据的利用，发挥了数据的价值。
最后，它实现了资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，提升了管理能效，实现了企业效益的最大化。

典型场景：满足多元需求

合思档案适用于多种典型场景，为企业提供了针对性的解决方案。
在数电票场景下，合思档案提供了数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。它支持以数电票为代表的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现了数电票全流程的闭环管理。
在实物备查场景，在“纸电混合”阶段，合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成了实物档案全流程管理及定位，服务于实物档案全流程线上化管理，实现了实物档案的创新管理和便捷利用。例如，它支持打标 – 到单 – 装盒 – 上架流程可逆，集团共享批量作业，提供线下实物备查清单及档案装盒清单。
在大数据场景，数电票时代企业电子数据呈爆发式增长，合思档案大数据解决方案深入到提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高了档案管理效率，释放了档案数据价值。它支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，具备动态API接口接收、大文件切割识别等数据提取能力，元数据级检索、海量数据秒级查询等数据查询能力，以及安全的数据存储和多样的数据下载方式。
在共享调阅场景，合思档案满足了企业多维度、精细化的档案查阅需求。它支持按照多种维度查询条件，提供一站式、穿透式、跨系统式浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据。不同人员如财务、业务、审计、管理人员都有相应的查询方式。

成功案例：见证实际成效

众多企业通过使用合思档案，取得了显著的成效。
某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化和借阅管理信息化，简化了装订流程，带来了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。例如，业务和财务数据可以穿透联查，凭证与单据关联次数达350亿次。
某集团型企业档案管理流程复杂、凭证附件标准和管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地，管理成效显著。它实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，数据未有效整理利用，纸质档案管理问题多。合思档案的数据集成、业务检测和跨系统调阅方案带来了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理的成效。预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
某教育集团业务系统多、数据隔离，档案采集、存储、整理、利用环节都存在问题。合思档案的数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

在当前经济环境下，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，合思档案都能助力企业解决财务档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用。合思档案服务了众多知名企业，包括事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等，客户反馈良好。例如，海亮教育实现了作业单位和人员增长，凭证自动化率提高；徐福记全集团无纸化，管理效率大大提升。

合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和小程序了解更多信息。如果您的企业也面临着财务档案管理难题，不妨免费试用合思档案解决方案，开启智能化档案管理新时代。