合思档案：开启会计凭证存档数字化新时代

在数字化浪潮席卷的当下，企业的发展正面临着前所未有的变革。2025 年数电票全覆盖的目标，如同一声号角，宣告着“数字化凭证时代”的来临，企业财务档案管理也因此迎来了新的挑战。在这个关键时刻，企业的信息化建设亟待加强，以适应数电票管理的特殊要求。专业的“电子会计档案管理平台”成为了企业适应新时代财务档案管理要求的必备工具。

在传统的会计凭证存档管理模式下，企业面临着诸多痛点。纸电混合时代，企业高管深受纸质档案管理成本高、储存占地大的困扰，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用，这无疑给企业的决策带来了很大的阻碍。财务人员则需要面对海量的档案数据，整理工作不仅耗费大量时间，还需手动逐一匹配核对确认，工作繁琐且效率低下。业务人员在出差、招待后的报销过程中，纸质票据流程繁琐，也给工作带来了诸多不便。

传统档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出耗材成本高，档案室和档案柜等存储空间需求大，这些都增加了企业的显性成本。手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，导致数据不能有效利用，这是高隐形成本的体现。电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏，这些都给企业带来了高合规风险。

企业在推行数字化的过程中，虽然通过多种系统建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，纸质文件储存和数据存储线下载体的问题仍然没有得到解决。保证档案原生性是确保企业财务档案管理合规的关键，只有这样，企业才能最终实现全面数字化。

合思档案：全方位解决方案

合思档案的出现，为企业解决会计凭证存档管理难题提供了有效的途径。合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

对于 CEO/高管来说，合思档案能沉淀数据资产，保障合规管理。它可以提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。同时，合思档案还能提升财务服务效率，降本增效，实现绿色低碳运营。

对于归档员/财务人员而言，合思档案可提高工作效率，让他们告别重复低价值工作。它实现了档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，使财务人员能够轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。

对于外部审计，合思档案能实现档案外审在线化、可溯源。它支持一键查询借阅，权限一键下放/回收，让财务人员无需与审计重复沟通补充审计资料。

合思档案核心功能揭秘

• 多源采集：数据汇聚的智慧之选
  在多源采集方面，合思档案基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式 Open API 实现快速集成。它预制了系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式，如单张 PDF 大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置 Excel 导入模板实现结构化数据批量导入。

• 智能制档：高效精准的档案构建
  智能制档是合思档案的一大亮点。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了 90%的人工匹配工作量。同时，它还提供关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。此外，合思档案具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用。

• 档案管理：灵活安全的档案掌控
  在档案管理方面，合思档案支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，进行水印权限管理。它支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，能够灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。

• 档案应用：便捷高效的档案利用
  档案应用方面，合思档案支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。它智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，呈现一站式预览效果。支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口。实现档案数据资产化，档案借阅服务让借阅人在线查看、支持下载，管理员借阅过程透明化、一键到期催还。档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子与实物档案高度关联。

合思档案应用案例展示

• 大型企业的数字化转型之路
  某企业年单据量高达 2.6 亿，会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题十分突出。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化，简化了装订流程，能够 1 分钟快速定位数据，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务与财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构清晰呈现，企业成本降低。以某月入库数据为例，数据加载仅需 30s，关联匹配 15min，凭证与单据关联次数达 350 亿次，单据与单据关联次数达 800 亿次。

• 集团型企业的标准化管理实践
  某集团型企业档案管理流程复杂，人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。管理成效实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，释放 1/3，纸张打印成本减少 100 万张纸/年。

• 企业数据整合的成功典范
  某企业档案管理现状低效，会计档案散落各系统，数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理存在诸多问题，电子发票和电子银行回单存档不合规范。合思档案的数据集成方案广泛连接、标准统一，接口开放服务，自定义扩展；业务检测方案精细化至元数据层级，核查档案关系链条和数据金额匹配情况；跨系统调阅方案实现业务系统与档案系统的调阅交互。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本 30W +/年，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%。

• 教育集团的智能化档案管理
  某 K12 民办教育集团业务系统多，数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票处理耗时费力，实物存档占用空间且易损坏，财务账表归档装订复杂，实物凭证与业务分散，查阅繁琐。合思档案的数据集成方案梳理业务档案归档场景，统一数据标准；智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理完成电子票据合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能助力企业实现这一转型。合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，选择合思档案，值得信赖。合思档案具备计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO 信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点 100%成功验收，为企业提供安全、可靠的档案管理服务。

如果您的企业也面临着会计凭证存档管理的难题，不妨选择合思档案，开启数字化档案管理之旅。您可以拨打 400 – 105 – 6505 电话，访问 www.hosecloud.com 网站，或扫描微信公众号二维码、微信小程序二维码，了解更多合思档案信息，还能免费试用，体验合思档案带来的便捷与高效。