在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证的数字化转型已成为企业提升效率、降低成本、实现可持续发展的关键举措。2021 年 12 月 1 日，国家税务总局启动全面数字化的电子发票试点工作，到 2023 年 12 月 1 日，该试点已全面覆盖全国 36 省区市。2023 年 5 月，财政部发布电子凭证会计数据标准，这一举措标志着电子凭证全流程无纸化时代的正式来临。电子凭证无纸化不仅有利于优化业务流程，还能显著降低成本和资源消耗。
北京合思信息技术有限公司作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，在这场数字化转型浪潮中脱颖而出。合思致力于帮助企业挖出更多净利润，为客户提供全方位的财务数智化服务，尤其在员工出差管理方面，展现出了强大的实力和独特的优势。
头部数字阅读企业的财务困境
在数字阅读领域，有一家知名的头部品牌企业，随着业务的快速发展和规模的不断扩大，其在财务方面面临着诸多棘手的问题。
首先，该企业的数据分散在内部多个系统中，业务流程严重断裂，数据整合的难度极大。这直接导致费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生。在员工出差管理方面，由于缺乏统一的管理和数据整合，很难对出差费用进行精准的控制和预算规划，使得企业在这方面的成本居高不下。
其次，每个财务月该企业均需处理 500 + 张单据，全量的原始凭证与财务凭证都需要打印粘贴。员工在出差后，繁琐的报销流程让他们陷入大量低价值、机械性的工作中，人效极低。财务人员也需要花费大量时间进行单据的整理和核对，工作效率受到严重影响。
再者，全业务数据都需要打印成纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等操作，这造成了每月大量的纸张浪费。在员工出差管理中，大量的出差发票、费用单据等都需要打印，不仅增加了成本，还不符合环保理念。
最后，票据原文丢失、档案信息不完整的情况时有发生。当业务部门需要借阅历史资料时，需要在海量的纸质文件中翻找，这种低效的查找方式无法适应企业快速扩张的需求。在员工出差管理方面，一旦出差相关的档案资料出现问题，将给后续的费用核算、审计等工作带来极大的困扰。
合思量身定制的解决方案
面对该企业在员工出差管理及整体财务方面的困境，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其提供了一套“消费 – 入账 – 归档”的解决方案。
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构建业财平台保障转型合规
合思无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案助力企业完成了业财平台的建设。这一平台的建设保障了财务的准确性，确保企业在财务审计中能够顺利通过，符合上市要求。在员工出差管理方面，该平台能够实时准确地记录员工的出差消费情况，为财务核算提供准确的数据支持。同时，平台还提升了财务的及时性，结账时间从原来的 T + 15 提升到了 T + 7，年底预计将达到 T + 5。这意味着企业能够更快地掌握财务状况，做出更及时的决策。 -
覆盖消费场景实现以人为本
合思的解决方案灵活覆盖了因公消费的全场景，包括员工出差管理中的交通、住宿、餐饮等各个方面。员工无需垫资、无需报销，费用业务数字化渗入日常办公，真正实现了企业管理以人为本。员工在出差过程中，只需通过合思的平台进行消费，系统会自动进行记录和处理，大大减轻了员工的负担，提高了员工的满意度。 -
多重保障确保合规与安全
在合规方面，发票 OCR 识别验真功能有效保障了企业费用的合规性。在员工出差管理中，该功能能够对出差发票进行快速准确的识别和验证，防止虚假发票的出现。审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销。企业能够实时掌握员工的借款和核销情况，避免出现借款逾期等问题。同时，合思保证财务档案原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。在员工出差管理中，出差相关的所有档案资料都能够安全、完整地存储在系统中，方便随时查阅和管理。
应用方案后的显著成果
该企业应用合思的解决方案后，在员工出差管理及整体财务方面都取得了显著的成果。
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增效：提升工作效率与管理水平
在增效方面，合思的解决方案让企业能够实时掌握付款进度，财务人员无需耗费时间单点沟通。在员工出差管理中，财务人员可以通过系统实时了解员工的出差费用支付情况，提高了工作效率。同时，解决方案提升了档案整理效率，消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时。形成了财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率。通过精准实物档案定位，提升了实物档案查找效率。在员工出差管理中，相关的档案资料可以通过系统快速查找和调阅，大大节省了时间和精力。 -
降本：节约成本实现可持续发展
在降本方面，合思的解决方案减少了差旅超标情况，有效改善提升了预算超额情况。在员工出差管理中，通过对出差费用的精准控制和预算规划，企业能够降低出差成本。同时，减少了手工记账、人工整理档案的人力成本。减少了财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费。减少了财务档案空间占用，节约了空间成本。在员工出差管理中，大量的出差相关单据和档案实现了电子化管理，不仅节约了纸张成本，还节省了存储空间。 -
合规：保障企业合法合规运营
在合规方面，合思的解决方案有效保障了企业费用合规，管理员工借款与核销，保证财务档案原生性存储，规避了档案管理风险，贴合最新档案法和财务档案管理办法要求。在员工出差管理中，确保了出差费用的合规性和档案资料的安全性，为企业的合法合规运营提供了有力保障。 -
先进：引领数字化转型与低碳发展
在先进方面，合思的解决方案实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型，紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低了纸质耗材。在员工出差管理中，实现了出差费用管理的全流程数字化，不仅提高了管理效率，还符合环保理念。
合思引领电子凭证数字化转型未来
合思在电子凭证数字化转型中发挥着至关重要的作用。作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，合思拥有敏捷的财务收支管理平台，能为客户提供全方位财务数智化服务。在员工出差管理方面，合思已经助力众多企业实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
电子凭证数字化转型是企业数字化转型的先行者、引领者和推动者。合思以电子凭证会计数据标准统一各类电子凭证的底层技术，打通电子凭证会计处理全流程各环节，有利于推动企业内外数据共享。在员工出差管理中，合思的解决方案能够实现出差数据的实时共享和高效处理，为企业的决策提供有力支持。
合思还提供免费试用、灵活定价模式、强大的集成能力等多种优势服务，专业的顾问和技术支持团队为客户提供全方位的服务保障。企业应抓住电子凭证数字化转型的机遇，积极与合思合作，在员工出差管理等方面实现财务管理的全面提升和数字化转型。现在就来免费试用合思的解决方案，开启企业财务数智化转型的新篇章！
