在当今数字化浪潮席卷的时代，企业档案管理正面临着前所未有的挑战。2025 年即将完成的数电票全覆盖，让企业财务档案管理直面新的考验，信息化建设的短板亟待补齐。因数电票管理要求的独特性，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
纸电混合时代，企业不同角色在档案管理方面都有着各自的困扰。企业高管面临着纸质档案管理成本高昂、储存占地大且档案数据难以有效分析利用的问题。大量的纸质凭证输出不仅消耗了高额的耗材成本，还需要专门的档案室来存放，严重浪费了企业资源。同时，手工装册归档的重复性工作占据了员工大量时间，查询调阅数据也无法得到有效利用，导致内部协作效率低下。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理档案不仅耗费大量时间，还需要手动逐一匹配核对，工作效率极低。业务人员在报销纸质票据时，繁琐的流程更是让他们苦不堪言。此外，企业还面临着高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，一旦遭遇不可抗力，纸质档案损坏将造成财税管理的低效。
尽管国家政策大力支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经来临，但在推行数字化的过程中，归档、储存环节仍未能解决纸质文件储存的问题。在这样的时代背景下，合思档案应运而生，为企业提供了一套完善的发票归档系统解决方案。
合思档案：多角色解决方案的智慧之选
- 为企业高层精准决策赋能
对于 CEO/高管而言，合思档案的发票归档系统能够帮助他们沉淀数据资产，保障合规管理。通过该系统，企业可以提升财务档案利用效率，深入挖掘财务档案数据价值，为企业决策提供有力的支持。在数智化的决策过程中，降本增效不再是一句空话，同时还能实现绿色低碳运营，符合企业可持续发展的战略需求。 - 为财务人员减负增效
归档员/财务人员在使用合思档案的发票归档系统后，工作效率将得到极大提升。他们可以告别重复低价值的工作，实现档案数据同源。这不仅便于对档案进行监控和分析，还能让他们轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。系统的自动化功能让他们从繁琐的手工操作中解脱出来，有更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。 - 为外部审计提供便利
在面对外部审计时，合思档案的发票归档系统实现了档案外审在线化、可溯源。审计人员可以一键查询借阅档案，企业也能一键下放/回收权限，让财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料。这大大提高了审计工作的效率，也减少了企业与审计方之间的沟通成本。 - 全方位整体解决方案
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统。通过该发票归档系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，为企业提供了一站式的档案管理服务。
合思档案核心功能：智能高效的档案管理利器
- 多元采集与精细管理
合思档案的发票归档系统具备智能采集功能。外部生态通过规则引擎等进行采集，内部则通过 EAI 插件等方式采集，同时还支持人工补录，确保数据采集的全面性和准确性。预归档服务提供自动归档、业务检测等功能，基础管理涵盖档号管理、档案储存等方面，档案服务包括身份调查、实物管理方案等，为企业提供了全方位的档案管理支持。 - 智能制档大幅减负
在智能制档方面，规则引擎可实现会计档案关联规则可视化配置。它能够自动关联匹配及组装核心会计凭证，减少 90%的人工匹配工作量。同时，还具备辅助人工整理功能及关联任务执行进度可视化，让财务人员能够清晰地了解制档进度。字段映射功能让已完成业务证据链组装的档案数据通过“元数据”级业务字段实现多档案类型的业务字段映射，方便财务人员进行查询分析。 - 创新格式降低成本
专用格式版式文件是合思档案发票归档系统的一大亮点。它可自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，降低企业档案存储成本。同时，支持自定义企业专用、个性化版式文件，使档案的可扩展性更强，满足不同企业的个性化需求。 - 双模式检测保障数据安全
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案为企业数据安全保驾护航。该方案围绕财务数据文件及业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性检测，业务检测基于企业不同业务场景提供灵活检测，保障业务数据的完整性，让企业在档案管理过程中更加安心。
合思档案应用案例：不同企业的成功实践
- 海量单据企业的高效转型
有一家年单据量达 2.6 亿的企业，此前一直面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。合思档案的发票归档系统通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、档案管理电子化等方案，帮助该企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。例如，数据加载仅需 30 秒，关联匹配也只需 15 分钟，大大提高了企业的工作效率。 - 集团型企业的标准化之路
集团型企业往往存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案的发票归档系统单套制管理方案为这类企业实现了标准化落地。通过该系统，企业的整理匹配效率提升了 80%，存储空间成本减少了 300 册/年，纸张打印成本减少了 100 万张纸/年，取得了显著的经济效益。 - 多系统互联企业的集成优化
多系统数据互联的企业通常面临着低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案的发票归档系统的数据集成、业务检测、跨系统调阅方案为这些企业实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。预估该系统可为企业节省总体成本 30W +/年，有效提升了企业的竞争力。 - 教育集团的流程简化
中国最大的 K12 民办教育集团之一也曾面临着低效的档案管理现状。合思档案的发票归档系统的数据集成、智能化制档、电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，为教育集团的发展提供了有力支持。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案的发票归档系统能助力企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。
合思在全国多地设有服务地点，电话是 400 – 105 – 6505，网站是 www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。如果您的企业也面临着档案管理难题，不妨联系合思，免费试用合思档案的发票归档系统，体验其带来的优质服务。
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