在数字化浪潮席卷全球的当下，电子凭证数字化转型已成为时代发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也正式启用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措如同疾驰的列车，标志着我国电子凭证改革驶入了快车道。电子凭证开具端已基本实现数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等问题，如同即将被攻克的最后一公里难关，即将得到全面解决。电子凭证全流程无纸化时代已然拉开帷幕。
在这场财务数智化的变革中，合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，宛如一颗璀璨的明星，闪耀登场。合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为企业的财务数智化转型提供了强有力的支持，其在财务数智化领域的重要性不言而喻。在线发票归档在合思档案的助力下，也变得更加高效、便捷。
金牌橱柜：传统档案管理的困境与挑战
金牌橱柜家居科技股份有限公司，自1999年成立以来，便在国内高端整体厨柜及定制家居领域崭露头角。它拥有国家认定厨房工业设计中心，更是荣获国家认定“智能制造示范企业”的殊荣。然而，在辉煌的背后，金牌橱柜在档案管理方面却面临着诸多痛点。
在档案整理环节，会计档案如同散落在各个角落的珍珠，分散在不同的系统中，数据难以整合利用。工作人员需要逐一打印各类凭证，然后进行手工匹配、组装、装订，最后上架保存。这一系列繁琐的操作，不仅耗费大量的时间和精力，还容易出现错误，使得档案管理工作效率低下。
在保管环节，财务部门需要临时保管档案1年，1年后再移交至综合档案管理部门。这种分段式的保管方式，增加了档案管理的复杂性和风险，也不利于档案的统一管理和查询。
在存储环节，金牌橱柜设立了独立的档案室来存放纸质档案。然而，随着企业业务的不断发展，档案数量与日俱增，档案室的空间逐渐变得捉襟见肘。同时，纸质档案的存储还面临着受潮、虫蛀、火灾等风险，给档案的安全带来了潜在威胁。在线发票归档在这样的传统管理模式下，更是困难重重。
合思档案：为金牌橱柜量身定制的解决方案
面对金牌橱柜在档案管理方面的困境，合思档案凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套全面的档案管理解决方案。
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统一存储：打破数据壁垒
合思档案打破了数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现了统一储存、统一标准、统一管理。就如同将散落的珍珠串成了一条美丽的项链，让档案数据变得更加有序、易于管理。通过统一存储，企业可以更加方便地对档案进行查询、统计和分析，提高了档案数据的利用效率。在线发票归档也能够在这个统一的平台上更加规范、高效地进行。 -
业务证据链完整：实现业财一体
合思档案注重会计资料之间关系的搭建，以业务为核心构建了完整的证据链条，实现了业财一体双向穿透。这意味着企业可以从业务角度出发，全面了解财务数据背后的业务逻辑；同时，也可以从财务数据中追溯到具体的业务交易，为企业的决策提供更加准确、全面的依据。例如，当企业需要查询某笔业务的相关档案时，可以通过业务证据链快速定位到与之相关的凭证、合同等档案资料，大大提高了查询效率。在线发票归档也能够更好地融入这个完整的业务证据链中。 -
数据共享：一站式查阅体验
合思档案以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现了数据共享和一站式查阅。企业员工无需在多个系统中查找档案，只需在合思档案平台上输入关键词，即可快速找到所需的档案资料。这种便捷高效的查阅方式，不仅节省了员工的时间和精力，还提高了工作效率。在线发票归档后，也能够通过这种一站式查阅方式快速被找到。 -
银行回单无纸化：降本增效的利器
海量银行回单的管理一直是企业档案管理的难题之一。合思档案实现了银行回单的自动采集、切割、组装，全面实现了无纸化管理。这不仅减少了纸质回单的打印和存储成本，还提高了回单处理的效率。通过银行回单无纸化，企业可以更加及时、准确地获取银行回单信息，为财务核算和资金管理提供有力支持。在线发票归档与银行回单无纸化相结合，进一步提升了企业财务数据的管理效率。
金牌橱柜：使用合思档案后的显著成效
在使用合思档案解决方案后，金牌橱柜取得了显著的成效。
在档案匹配方面，耗时减少了84%。曾经繁琐的手工匹配工作，如今在合思档案的自动化处理下，变得轻松快捷。员工可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，提高了工作效率和质量。
在档案查询方面，耗时减少了80%。一站式查阅功能让员工能够快速找到所需的档案资料，大大缩短了查询时间。无论是财务人员进行账务核对，还是业务人员查询业务相关档案，都能够在短时间内得到满足。
在成本节省方面，预估每年可节省总体成本30万+。统一存储、银行回单无纸化等措施，减少了纸质档案的打印、存储和管理成本，同时提高了工作效率，降低了人力成本。这些成本的节省，为企业的发展提供了更多的资金支持。
在档案合规性方面，实现了100%的合规。合思档案严格遵循国家相关法律法规和财务制度，对档案进行规范化管理，确保了档案的真实性、完整性和安全性。企业无需担心档案合规问题，可以更加专注于业务发展。在线发票归档在合思档案的管理下，也更加符合相关规定。
合思档案：企业财务数智化转型的得力助手
合思档案为企业带来的价值不仅仅局限于金牌橱柜的成功案例。它通过自动化归档，让企业告别了重复性的繁琐工作，使档案利用变得更加便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析，为企业的决策提供了有力支持。
展望未来，电子凭证数字化转型将持续深入，企业对财务数智化的需求也将不断增长。合思将继续发挥其专业优势，不断创新和完善产品和服务，为更多企业提供优质的财务数智化解决方案。截至目前，已有7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。
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