合思档案：引领企业档案数字化流程变革

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票将实现全覆盖，这意味着企业的财务档案管理需直面新的挑战，信息化建设成为当务之急。数电票需经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

纸电混合时代，企业不同层面的人员都面临着诸多困扰。企业高管为纸质档案管理成本高昂、储存占地大，且档案数据缺乏汇总整理、难以分析利用而发愁；财务人员每日面对海量的档案数据，整理工作不仅耗费大量时间，还需手动逐一匹配、核对确认，枯燥又繁复；业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据留存再上交的流程繁琐，浪费了大量时间。

企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据无法有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。此外，企业在推行数字化过程中，虽通过多个系统建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存问题，数据存储还依赖线下载体。

合思档案：财务数智化的先锋之作

北京合思信息技术有限公司，简称“合思”，原易快报，创立于2014年，是一家专注为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。合思档案作为其旗下领先的单套制电子会计档案管理平台，基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。

合思是专精特新企业，成立以来累计融资超15亿元人民币。秉持以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限资源发挥出更大的效益。

使命愿景：助力企业档案管理数字化转型

合思档案致力于解决企业内外交困的档案管理问题，为企业带来显著的降本增效。它能够实现70%的纸张成本节约、75%的整理成本节约、90%的检索效率提升以及100%的管理合规性。

企业的数智化转型不仅仅是工具和组织的变革，更是思维方式的转变。合思档案不仅仅是一款电子档案管理产品，更是管理与服务的融合。它携手企业，挖掘协作的价值，助力企业实现业财融合，沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，为企业决策数智化提供支持，助力企业打响数字化转型的决胜之战。通过数字化手段，合思档案帮助企业节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，推动企业全面数字化。

模块功能：全面覆盖档案数字化流程

合思档案拥有丰富的功能模块，涵盖了发票（大数据解决方案）、单据（档案扩展解决方案）、凭证（费控系统）、账簿（税务系统）、报表（QA系统）、电子档案（资金系统）、纸质档案（影像系统）、自定义档案（业务系统）、实物备查解决方案（更多系统）、数电票解决方案（共享调阅解决方案）。

它提供领先的单套制解决方案（标准方案） + 六大场景解决方案，能满足企业不同场景下的档案管理需求。通过广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。其功能覆盖电子会计档案全生命周期管理，包括智能采集（外部生态如规则引擎、业务映射等，内部如EAI插件、API接口等）、预归档服务（自动归档、业务检测等）、基础管理（档号管理、账套管理等）、档案服务（身份调查、全文检索等）、统计分析（进销项统计、资金统计等）、应用层（辅助审计、证据方案库等）。

合思档案具备多源采集功能，接口互联，自主采集。基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器，可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件；同时支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。

功能亮点：便捷智能，创新引领档案管理

合思档案在功能上有诸多亮点与创新之处。便捷调阅功能让企业无需打印档案，混序归集免组装，打破物理空间限制，用户可在线自由调阅。预置规则引擎能自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时，可自由穿透档案链。通过关键词检索，能快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度。它融合“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地。

智能制档方面，会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证可自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少90%人工匹配工作量。还提供关联检索、全文检索等辅助功能以及手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。

专用格式版式文件也是一大特色，它自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可自定义调配生成，使档案可扩展性更强，更加“灵活”。

“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。同时基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯。

产品优势：合规稳定，拓展无忧

合思档案具有多方面的优势。在合规性上，它符合国家政策要求，能够进行电子会计档案合规性管理，满足《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》《会计档案管理办法》等国家相关政策对电子会计档案管理的要求，实现档案全生命周期管理闭环。

其广泛连接的能力也是一大亮点，能够连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统，将企业内外部的会计资料进行整合管理。

合思档案具备100%自动归档的能力，强大的规则匹配能力最大程度地减少人工介入，实现自动组装、归档，提高工作效率。同时，它拥有灵活承接、持续迭代的能力，能够满足接收管理数电票的要求，且具备稳定的迭代能力，及时应对变化，以适应不断发展的企业需求和政策要求。

目标用户与应用场景：广泛适用，满足多元需求

合思档案的目标用户包括CEO/高管、归档员/财务、外部审计等。对于CEO/高管来说，可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化；归档员/财务使用后可提高工作效率，告别重复低价值工作，轻松完成档案管理；外部审计人员则可实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收。

其应用场景广泛，在企业的档案采集、整理、存储、利用等各个环节都能发挥重要作用。在采集环节，可多渠道、多系统、多类型地采集会计资料；在利用环节，支持多维检索、一站式预览、穿透联查等，满足不同人员的查询需求。它适用于事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等不同类型的企业。例如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等都在使用合思档案。在数电票时代，合思档案的数电票解决方案可实现数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化，满足企业在新政策下的档案管理需求。

成功案例：实践验证，效果显著

众多企业选择合思档案并取得了良好的效果。海亮教育表示，此前老板要求实现财务办公室无打印机的无纸化目标。在使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。

徐福记公司多地连锁门店，70 + 分公司，年数据量2.6亿。合思档案上线后全集团实现无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升。

中交水规院提到，单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本，系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少。审计工作检查中，公司审计人员通过电子会计档案系统，批量导出电子发票结构化数据，支持其进行审计分析工作，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定。

金牌橱柜积极响应国家政策，与合思档案通力合作。以聚合化，结构化，业务化的档案数据呈现记录资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。

合思档案能为企业解决内外交困的档案管理问题，实现显著的降本增效，让数据“活起来”，实现企业效益最大化，是企业数字化建设的必然选择。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，合思档案都能满足企业需求，助力企业实现业财融合和数字化转型。已有众多企业选择合思档案并取得了良好的效果，企业可以放心选择合思档案提升档案管理水平。合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com。如果您想体验高效的档案数字化流程，不妨免费试用合思档案，开启数字化档案管理之旅。