合思档案解决方案：开启企业高效档案管理新时代

在当今企业的运营管理中，传统档案管理犹如一座沉重的大山，压得企业喘不过气来。企业高管们面对的是纸质档案管理成本的巨额开支，大量的纸质档案不仅占据了宝贵的存储空间，而且档案数据分散杂乱，缺乏有效的汇总整理，使得数据难以分析利用，犹如一座沉睡的宝藏，无法为企业决策提供有力支持。

财务人员则深陷档案数据的汪洋大海之中。庞大的数据量让整理工作变得耗时耗力，他们需要手动逐一匹配、核对确认，每一个环节都枯燥繁复，工作效率低下，宝贵的时间都浪费在了这些重复的劳动上。

业务人员也深受其害，出差、招待后的报销，纸质票据需要留存再上交，繁琐的流程耗费了大量的时间和精力，让他们无法将更多的精力投入到核心业务中。

除此之外，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等诸多问题。纸质凭证输出耗材成本高，档案室等存储空间需求大；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙；电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。这些问题严重制约了企业的发展，寻找一种高效的档案管理解决方案迫在眉睫。而合思档案解决方案，正是为解决这些痛点而生。

合思档案全景透视：满足多元场景需求

合思档案提供了一套全面且领先的档案管理解决方案，它以领先的单套制解决方案（标准方案）为基础，搭配六大场景解决方案，犹如一张精密的大网，广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

其领先的单套制电子会计档案管理平台更是独具特色。它具备便捷调阅不打印的特点，让用户无需再为打印纸质档案而烦恼，既节省了成本，又提高了效率；混序归集免组装的特性，使得档案的整理工作变得轻松简单，涵盖了电子档案（发票、单据、凭证等）和纸质档案（自定义档案、实物备查解决方案），实现了纸电档案的统一管理。

大数据解决方案是合思档案的一大亮点，它支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，让企业在面对海量档案数据时也能游刃有余，快速准确地获取所需信息。

档案扩展解决方案则赋予了企业更大的灵活性，它可灵活扩展业务模型，通过多途径自动化归集各类介质档案，满足企业不断变化的档案管理需求。在合同与发票管理方面，合思档案能够实现合同与发票信息的自动匹配和高效管理，确保企业在合同与发票管理环节的准确性和高效性。

核心功能探秘：档案管理的制胜法宝

• 智能采集：多元渠道汇聚信息
  合思档案的智能采集功能如同一个强大的信息收集器，通过外部生态（规则引擎、业务映射等）和内部（EAI插件、API接口等）多种方式，实现多源采集。它支持多种格式，能够与多个合作伙伴系统集成，确保企业的各类档案信息能够准确、及时地汇聚到合思档案系统中。在合同与发票管理中，智能采集功能可以快速准确地收集合同和发票的相关信息，为后续的管理工作奠定基础。

• 智能制档：高效精准组装档案
  智能制档是合思档案的核心功能之一，它依靠规则引擎自动组装核心会计凭证，能够减少90%的人工匹配工作量，大大提高了工作效率。通过字段映射，让查询更加便捷，用户可以快速找到所需的档案信息。同时，它具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障数据质量，确保档案信息的准确性和完整性。在合同与发票管理中，智能制档功能可以将合同和发票信息进行高效组装，生成规范的档案，方便企业进行管理和查询。

• 档案管理：精细管控灵活扩展
  档案管理功能在合思档案中体现得淋漓尽致。权限管理精准管控，支持自定义用户管理角色、隔离账套数据权限等，确保企业档案信息的安全性和保密性。档案目录灵活扩展，支持自定义目录分类、字段维护等，满足企业不同的档案管理需求。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持自主扩展，让档案管理更加规范有序。在合同与发票管理方面，精细的权限管理可以确保只有授权人员能够访问合同和发票信息，灵活的目录扩展可以根据企业的业务需求对合同和发票进行分类管理。

• 档案应用：多维检索便捷调阅
  档案应用功能为用户提供了全方位的档案查询和使用体验。它实现了多维检索，支持按凭证、业务维度自定义查询等，用户可以根据自己的需求灵活查询档案信息。一站式预览穿透联查功能搭建了多种类型组合关系结构树，实现双向联查，让用户能够快速了解档案之间的关联信息。同时，在外部系统调阅、可视化盘点、档案借阅等方面提供了便利。在合同与发票管理中，多维检索功能可以让企业快速找到所需的合同和发票信息，一站式预览穿透联查功能可以让企业了解合同和发票的相关业务信息，提高合同与发票管理的效率。

用户收益剖析：不同角色的共赢之道

• CEO/高管：数据驱动决策升级
  对于CEO/高管来说，合思档案解决方案就像是一把金钥匙，能够帮助他们沉淀数据资产，保障合规管理。通过提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，实现降本增效和绿色低碳运营。在合同与发票管理方面，CEO/高管可以通过合思档案系统获取准确的合同和发票数据，为企业的决策提供有力支持，同时降低合同与发票管理的成本。

• 归档员/财务：告别低效拥抱高效
  归档员/财务人员在使用合思档案后，能够显著提高工作效率，告别重复低价值工作。实现档案数据同源、全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理和提高档案利用效率。在合同与发票管理中，他们可以更加高效地处理合同和发票信息，减少错误和重复劳动，提高工作质量。

• 外部审计：线上审计便捷高效
  外部审计人员使用合思档案，可实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，减少与财务的重复沟通。在合同与发票管理方面，外部审计人员可以通过合思档案系统在线查阅合同和发票信息，提高审计效率，降低审计成本。

典型场景解读：广泛适用彰显实力

• 数电票场景：全流程自动化管理
  在数电票场景下，合思档案提供了数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化解决方案，支持9类电子凭证操作。在合同与发票管理中，数电票的全流程自动化管理可以确保合同与发票信息的及时准确传递，提高企业的财务管理效率。

• 实物备查场景：纸电关联精准定位
  实物备查场景中，通过智能区分纸电标识，实现线上、线下高度关联，对实物档案进行全流程管理定位，适用于打标 – 到单 – 装盒 – 上架、集团共享批量作业等场景。在合同与发票管理中，对于涉及实物的合同和发票，实物备查场景可以实现精准定位和管理，确保企业的资产安全。

• 共享调阅场景：多维查询满足需求
  共享调阅场景可满足企业多维度、精细化的档案查阅需求，支持不同人员（财务、业务、审计、管理人员）按照不同方式查询和使用档案。在合同与发票管理中，共享调阅场景可以让不同部门的人员根据自己的权限查询和使用合同和发票信息，提高企业的协同工作效率。

• 档案扩展场景：灵活扩展高效管理
  档案扩展场景下，通过生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。在合同与发票管理中，档案扩展场景可以根据企业的业务发展需求，灵活扩展合同与发票的管理范围，确保企业的档案管理能够跟上业务发展的步伐。

客户成功见证：实力铸就卓越典范

某企业年单据量2.6亿，会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、实现档案管理电子化等方案，达到业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效，如数据加载30s、关联匹配15min等。在合同与发票管理方面，合思档案帮助该企业实现了合同与发票信息的高效管理，提高了企业的财务管理水平。

世界上最大的重型装备制造商之一面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和管理制度不统一等问题。合思档案的单套制管理方案实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。在合同与发票管理中，合思档案帮助该企业规范了合同与发票的管理流程，降低了管理成本。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案的数据集成、业务检测和跨系统调阅方案，实现统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。在合同与发票管理中，合思档案帮助该企业提高了合同与发票管理的效率，降低了管理成本。

中国最大的K12民办教育集团之一有采集、存储、整理、利用等方面的低效档案管理问题。合思档案的数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理方案，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率。在合同与发票管理中，合思档案帮助该企业优化了合同与发票的管理流程，提高了财务管理效率。

面对企业档案管理的重重难题，合思档案解决方案无疑是一剂良方。它在北京、上海、杭州等多地设有地点，方便企业联系沟通。联系电话为400 – 105 – 6505，企业可随时拨打电话咨询。网站是www.hosecloud.com，企业可通过网站了解更多详细信息。还可通过扫描微信公众号二维码和微信小程序二维码获取相关服务和资讯。如果您的企业也在为合同与发票管理等档案管理问题而烦恼，不妨免费试用合思档案解决方案，开启企业高效档案管理的新时代。