在当今数字化浪潮汹涌的时代，电子凭证的数字化转型已成为企业发展的必然趋势。2021年12月1日，国家税务总局拉开了全面数字化的电子发票试点工作的帷幕，到2023年12月1日，这一试点已全面覆盖全国36省区市。2023年5月，财政部发布电子凭证会计数据标准，标志着会计管理模式迎来全面变革，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
然而，企业在迈向全面数字化应用的征程中，却遭遇了重重数字鸿沟，这些鸿沟如同一座座大山，阻碍着单位会计数字化转型的进程。电子凭证领域存在着诸多误区，像逆数字化，即把电子凭证打印成纸质文件入账；伪数字化，将电子凭证转换成图片文件入账；非数字化，电子凭证需手工查验合法真实等。这些误区导致会计核算容易出现数据错误，还存在安全漏洞，数据安全面临极大风险隐患，同时查验过程繁琐，成本偏高。
调研表明，企业员工、高管以及财务工作人员对电子凭证相关政策的认知明显不足，部分企业尚未意识到电子凭证数字化转型的紧迫性。当前正处于纸电凭证混合时期，大部分企业在会计凭证存储方面仍停留在传统纸质档案阶段，这不仅存在合规风险，而且传统发票报销流程和财务运作模式远远滞后于国家电子凭证数字化转型政策的步伐。
电子凭证数字化转型还面临着多样性和复杂性的挑战。缺少统一的综合服务平台来实现所有电子凭证的收集和分发，涉及多个政府部门难以协同合作。电子凭证类型繁多、格式复杂，对人员素质要求颇高，而且电子凭证数据存储安全要求高，难以保管，容易丢失。在这样的背景下，企业急需一套完善的票据归档策略来应对这些挑战，而合思的解决方案无疑是企业的理想之选。
合思一站式票据归档策略：全面破解转型难题
合思凭借其敏捷的财务收支管理平台，为企业提供了一套全面的电子凭证数字化转型解决方案，这其中就包含了科学有效的票据归档策略。该平台基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
合思财务收支管理平台构建了开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态，实现了“线上消费交易 + 线下易商户支付”的全场景覆盖。随着数字货币和数电票的应用推广，该平台能够推动企业优化经济业务流程，助力电子凭证数字化转型的全流程闭环，为企业的票据归档提供了坚实的基础。
合思提供的无需报销的“消费 – 入账 – 归档”全流程解决方案，涵盖了总额管控（商旅线上订购、差旅申请、易商卡线下消费等）、发票采集、审核对账、统一开票、自动提报、资金结算、档案归档、自动记账、商旅分析等环节。在这个过程中，每一个环节都紧密相连，确保了票据归档的准确性和高效性，为企业提供了一套完整的票据归档策略。
合思全生命周期的电子化会计档案管理方案，更是为企业的票据归档提供了强大的支持。该方案广泛连接异构系统，实现档案应收尽收，具备自动归档（智能组单、四性检测等）、档案借阅、移交、鉴定、销毁、权限监控等功能。会计类档案管理范围广泛，包括内部的凭证、订单等和外部的纸质发票及影像等，真正实现了票据的科学归档和有效管理。
合思财务平台：强大功能支撑票据归档策略
合思财务收支管理平台拥有一系列强大的核心功能和显著优势，这些功能优势为企业实施票据归档策略提供了有力保障。
平台具备差旅申请功能，员工可以在线提交差旅申请，系统会自动生成电子票据和报销单据。同时，平台支持商旅线上订购，提供机票、酒店等预订服务，易商卡线下消费还可实现无纸化报销。这一系列功能不仅提高了员工的差旅效率，还为票据的统一管理和归档提供了便利。
平台能够自动识别并录入各类发票信息，大大减少了人工输入错误。对接银行账户后，能实时同步资金流水，确保每一笔支出都有据可查。集中处理所有销售和服务收入的开票工作，避免了重复劳动，提高了工作效率，也有助于票据的准确归档。
平台的自动提报功能十分实用，它可以定期或按需批量提交已完成的报销事项给上级审批。快速完成付款操作，支持多种支付方式，提升了用户体验。而且所有相关文档资料都会被妥善保存，便于日后查询和分析，为票据归档后的管理提供了便利。
平台还提供详细的费用报告和分析报表，帮助企业了解成本结构和优化策略。根据预设规则自动将费用分录到相应的会计科目下，减轻了财务人员的工作量。设定预算上限，防止超支情况发生，确保企业的财务支出合理合规，这对于票据归档的准确性和规范性具有重要意义。
合思方案落地：真实案例见证票据归档策略成效
合思的解决方案在不同企业的实际应用中，展现出了卓越的成效，充分验证了其票据归档策略的可行性和有效性。
某国民经典零食品牌，销售版图覆盖全国，供应链复杂。此前，该品牌面临着差旅平台对账方案不灵活，事前事中管控不连贯，纸电混合的会计档案管理困难等问题。应用合思无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案后，通过合理的票据归档策略，年度节约了200万 + 的差旅费用，财务入账效率提升了60%，实现了业财有机连接、数据采集与校验、线上线下一体化管理和智能关联，让企业的财务管理更加高效有序。
某企业主营业务建设覆盖面广，日均处理订单量大，内部多系统并行数据不互通，过度依赖自研系统存在诸多问题。采用合思解决方案后，“无需报销”模式提高了业财协同效率，报销周期缩短至3周，报销效率提高了300%，人工成本节约了50%。合思的票据归档策略帮助企业真正实现了降本增效，助力管理层科学决策、高效管控成本。
某知名头部数字阅读品牌，存在数据分散、业务流程断裂，单据处理量大、需大量打印粘贴，全业务数据打印成本高、票据原文易丢失等问题。引入合思方案后，凭借其科学的票据归档策略，实现了增效（实时掌握付款进度、提升档案整理效率等）、降本（减少差旅超标、人力成本等）、合规（发票OCR识别验真、审批流转路径清晰等）、先进（覆盖因公消费全场景、推进数字化转型等），让企业在财务管理方面焕然一新。
某世界500强旗下教育服务品牌，企业业务、财务系统多且独立，实物存档占用空间大、成本高，纸质档案录入操作耗时易出错，实物凭证与业务分散等。使用合思全生命周期的电子化会计档案管理方案后，通过有效的票据归档策略，年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，通过了财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表，财务作业自动化率达91.6%，大大提升了企业的财务管理水平。
电子凭证会计数据标准的推广应用是企业数字化转型的重要契机，企业应主动积极了解国家政策动向，提早布局相关系统规划或升级，以适应电子凭证数字化转型趋势，满足未来合规要求。在这个过程中，选择一套科学有效的票据归档策略至关重要。
合思平台具有功能丰富、操作便捷、安全可靠、定制化服务、持续更新升级、强大的集成能力等多种优势，能够帮助企业解决电子凭证数字化转型过程中的诸多问题。合思已赢得众多客户的信赖和好评，成为业内佼佼者之一，与多家知名企业和机构建立了合作关系，共同推动行业的进步和发展。
合思提供免费试用、灵活定价模式、专业的客户成功团队、全天候的客户服务热线和丰富的培训资源等，让企业在使用过程中无后顾之忧。如果您的企业也想抓住电子凭证数字化转型机遇，实现降本增效、合规经营和低碳运营，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多详情，加入电子凭证数字化转型的行列，开启免费试用，体验合思科学票据归档策略带来的全新财务管理体验。
