合思档案：开启电子凭证数字化转型新篇章

在数字化浪潮席卷而来的当下，电子凭证的变革正以前所未有的速度重塑着财务领域的格局。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12 月 1 日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。

电子凭证全流程无纸化不仅是时代发展的必然趋势，更是财务数智化的必行之路。它能够优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化的协同转型。

合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到了这一趋势，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于在行业中的深度应用与丰富案例经验，合思精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》，为行业发展提供了极具参考价值和借鉴意义的范本。

传统财务档案管理痛点剖析

• 数据一致性确认之困
  好想你健康食品股份有限公司在财务归档时，常常需要花费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。这种传统的确认方式不仅效率低下，还增加了管理成本。

• 时空限制下的查找难题
  纸质档案受限于时间和空间，查找时要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求巨大，成本居高不下。而且，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足现代企业的管理要求。

• 高成本与低效率并存
  COMMUNE 幻师面临着档案耗材、打印、存储成本高的问题，门店报销周期长达 2 个月，电子会计凭证文件也缺乏有效的管理手段。云南菜品牌连锁经营同样存在纸质档案打印成本高的问题，多地直营门店大量的收款回单和财务凭证需要打印后归档，档案存储耗费大量的档案盒、档案柜等资源，电子源文件无法得到有效保存，还存在丢失、损毁等风险。此外，海量资料需要人工查找，耗时耗力，无法有效利用档案资源。

• 数据分散与利用难题
  金牌橱柜家居科技股份有限公司的会计档案散落于各系统，档案数据难以利用，需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架。财务临时保管 1 年后移交综合档案管理，独立档案室管理存放纸质档案。每年提供实物稽查时，需要人工逐一翻查，效率极低。

合思解决方案：全方位破局之道

• 一站式财务数智化服务
  合思通过广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。这种一站式的服务模式，能够帮助企业实现财务流程的一体化管理，提高管理效率。

• 全流程合规自动化
  合思档案实现了全流程的合规化、自动化和数字化。在档案采集方面，通过开放式接口互联和自主采集，能够实现大文件自动切割和数电票自动化解析；在档案制档方面，具备智能关联和自动组装功能，同时进行四性检测、业务检测和自定义版式文件；在档案管理方面，实现了精准权限管控和档案目录灵活扩展，采用水印管理，档号符合国标要求；在档案利用方面，提供多维检索和一站式预览，支持在线借阅和异构系统联查，实现实物混序归档和可视化盘点档案数据。

• 全生命周期管理蓝图
  合思档案的功能蓝图包括便捷调阅不打印，混序归集免组装。电子会计档案全生命周期管理涵盖智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务四个环节，为企业提供了全面、高效的档案管理解决方案。

• 强大的服务网络支撑
  合思坚持以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这种广泛的服务网络能够为客户提供及时、高效、全面的本地化服务。

合思档案核心模块解析

• 多元业务层架构
  合思档案的业务层涵盖了内部产生的记账凭证、报销单据、审批单据、会计账簿、会计报表等，以及外部接收的银行回单、OA 系统、CRM、SRM 等，还包括核算系统的财务系统、资金系统、销售订单、进项发票、销项发票、财政票据等。同时，应用层提供了辅助审计、证据方案库、审计抽凭、穿行测试、单证备案、项目管理等功能，为企业的财务管理提供了全方位的支持。

• 智能采集模块
  合思档案的智能采集模块通过外部生态（如 OCR 识别、RPA 技术等）和内部系统（如 EAI 插件、API 接口等）进行数据采集，能够实现票据自动处理，提高数据采集的效率和准确性。

• 预归档服务模块
  预归档服务模块集成了服务、规则引擎、元数据服务等功能，为档案的归档提供了有力的支持。

• 基础管理模块
  基础管理模块涵盖了档案存储、检索、借阅、销毁等功能，确保档案的安全、有序管理。

合思档案竞争优势凸显

• 强大实力保障
  合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超 15 亿元人民币，具有强大的资金实力和技术研发能力。这为合思档案的持续创新和发展提供了坚实的保障。

• 丰富成长历程
  合思档案有着丰富的成长历程。2017 年电子会计档案平台“易会档”产品诞生，2020 年全面面向市场，响应国家政策，开始帮助企业完成电子发票报销、入账、归档试点工作（第一批），2021 年聚焦财务档案助力 9 个省份试点企业电子发票报销、入账、归档试点验收通过，2022 年推出全新“单套制”解决方案，2023 年升级为「合思档案」，深耕企业“单套制”落地最佳实践，2024 年电子凭证中心上线全面支持 9 类电子凭证在企业中闭环管理。

• 高效便捷优势
  合思档案能够实现自动化归档，告别重复性工作，档案利用便捷高效，档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。同时，票据自动处理功能进一步提高了档案管理的效率。

• 广泛客户认可
  合思拥有广泛的客户群体，截至目前，7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。

合思档案成功案例展示

• 好想你：显著降本提效
  好想你健康食品股份有限公司通过合思档案解决方案，减少了 90%的人工耗时，总部接收减少了 80%的管理耗时，借阅管理减少了 67%的管理耗时，预计减少综合成本 20 万元/年。票据自动处理功能也在其中发挥了重要作用，提高了数据处理的效率和准确性。

• COMMUNE 幻师：绿色高效运营
  COMMUNE 幻师上线电子会计档案管理系统后，实现了自动化归档和财务数据分析，纸张使用量减少了 88%，存储空间节省了 79%，年节约成本 5000 万元，报销效率提升了 300%。票据自动处理使得财务流程更加顺畅，提高了整体运营效率。

• 云南菜品牌连锁经营：业财融合新突破
  云南菜品牌连锁经营使用合思档案后，记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单。财务档案利用便捷，多维检索能力满足多场景查询需求，系统内可视化管理档案数据一目了然。业财融合提升了 80%，节省打印、存储等总体成本 30 万/年，财务提效 90%。票据自动处理为业财融合提供了有力支持，促进了企业的数字化转型。

• 金牌橱柜：数据整合与合规管理
  金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案实现了统一存储，打破了数据孤岛，整合了凭证、单据、合同、回单等四证，统一储存，统一标准，统一管理。业务证据链完整，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅便捷高效。银行回单无纸化，海量银行回单自动采集、切割、组装，实现了全面无纸化管理，助力降本增效，档案匹配耗时减少了 84%，档案查询耗时减少了 80%，预估节省总体成本 30 万 + /年，档案合规性达到 100%。票据自动处理确保了数据的及时准确处理，提高了企业的管理水平。

合思服务体系：全方位保障

• 以客户为中心的研发
  合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，具备强大的技术研发和创新能力，能够不断优化和升级产品，以满足客户日益变化的需求。

• 广泛的服务网络
  在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为客户提供及时、高效、全面的本地化服务。

• 全生命周期服务
  合思为客户提供从档案采集、制档、管理到利用的全生命周期服务，确保客户在使用合思档案过程中的各个环节都能得到专业的支持和保障。

• 优质的客户服务
  合思拥有专业的客户服务团队，能够及时响应客户的问题和需求，为客户提供优质的售后服务，帮助客户解决在使用产品过程中遇到的各种问题。

电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必由之路，能够有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化协同转型。合思档案通过全面打通电子凭证会计处理全流程各环节，为企业提供了高效、便捷、合规的电子会计档案管理解决方案。众多成功案例表明，合思档案能够帮助企业显著降低成本、提高效率、提升合规性，实现降本增效、合规经营和低碳运营。未来，合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断创新和优化产品与服务，为更多企业提供优质的财务数智化解决方案，助力企业在数字化转型浪潮中取得更大的成功。如果您想体验合思档案带来的便捷与高效，不妨点击免费试用，开启财务数智化新征程。