在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，企业的财务管理正经历着前所未有的变革。2025年数电票全覆盖的目标近在咫尺，这无疑给企业的财务档案管理带来了全新的挑战。在这个关键节点，企业的信息化建设如同逆水行舟，不进则退，亟待补齐短板，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
纸电混合时代，企业在档案管理方面的痛点犹如顽疾，困扰着企业的各个层面。企业高管们面临着纸质档案管理成本居高不下的难题，大量的存储空间被占用，而档案数据却如同一盘散沙，缺乏有效的汇总和整理，难以进行深入的分析和利用。财务人员则深陷档案数据的汪洋大海，整理工作耗时费力，手动匹配和核对的过程枯燥乏味，重复劳动让他们疲惫不堪。业务人员在出差、招待后的报销环节，也被繁琐的纸质票据留存和上交流程搞得焦头烂额。
不仅如此，企业档案管理还存在着诸多成本和风险。高显性成本如纸质凭证输出的耗材费用、档案室和档案柜的存储空间需求，让企业的财务负担沉重；高隐形成本如手工装册归档的重复性工作量、查询调阅条件的粗糙导致数据无法有效利用，也在无形之中侵蚀着企业的效益；高合规风险如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等问题，更是让企业的财务管理面临着巨大的不确定性。
在企业推行数字化的进程中，虽然通过OA、资金、合同等系统建设解决了部分线上业务处理问题，但在归档和储存环节，纸质文件的储存问题依然是横亘在企业面前的一座大山。同时，保证档案的原生性是确保企业财务档案管理合规的关键，只有这样，企业才能最终实现全面数字化。
多元角色关怀：合思档案综合解决方案
合思档案针对企业在档案管理方面的诸多痛点，精心打造了一套综合解决方案，全方位满足不同角色的需求。
对于CEO/高管而言，合思档案就像是一位得力的财务助手，能够帮助企业沉淀数据资产，保障合规管理。通过提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值，为企业的决策提供有力的支持，助力企业实现数智化决策。同时，借助数字化手段，合思档案能够节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，为企业的可持续发展奠定坚实的基础。
归档员/财务人员使用合思档案后，仿佛摆脱了繁重的枷锁，工作效率得到了极大的提升。告别了重复低价值的工作，档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析。他们可以轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率，将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中去。
外部审计人员在使用合思档案时，也能感受到前所未有的便利。审计不再需要进入档案室，档案外审实现了在线化、可溯源。一键查询借阅功能让审计工作变得更加高效，权限的一键下放和回收功能也让财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。
功能卓越独特：合思档案核心优势尽显
合思档案的核心功能犹如一把精准的手术刀，能够精准地解决企业档案管理中的各种难题，并且相比其他产品具有独特的优势。
多源采集功能是合思档案的一大亮点。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，也支持多种便捷手动数据补录方式，确保企业的会计资料能够应收尽收。
智能制档功能更是合思档案的一大特色。通过规则引擎，它实现了会计档案关联规则的可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。此外，它还具备辅助人工整理功能和关联任务执行进度可视化功能，让档案管理工作更加高效。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，方便财务人员查询和分析。
财务合规检测是合思档案的重要功能之一。它具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测。同时，基于企业不同业务场景，它还提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯，为企业的财务合规提供了有力的保障。
在档案管理功能方面，合思档案同样表现出色。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，进行水印权限管理且范围自定义。它还支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。
多场景显成效：合思档案应用案例解析
合思档案在不同类型的企业中都有着广泛的应用，并且取得了显著的成效。
在年单据量2.6亿的企业中，会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题一直是企业发展的绊脚石。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。它简化了装订流程，减少了打印与邮寄，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务和财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，企业成本降低，财务人员增效，让企业的财务管理焕发出新的活力。
对于世界上最大的重型装备制造商之一这样的集团型企业，档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合等问题一直困扰着企业。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年，为企业节约了大量的成本。
多系统数据互联的企业存在着低效的档案管理现状和档案管理痛点，如档案散落各系统、未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主存在诸多弊端，电子发票和电子银行回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案广泛连接、标准统一，接口开放服务；业务检测方案能站在财务视角配置数据检测方案；跨系统调阅方案可使业务系统跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，让企业的档案管理更加高效。
中国最大的K12民办教育集团之一面临着采集、存储、整理、利用等方面的低效档案管理问题。合思档案的数据集成方案实现应收尽收、统一数据标准；智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，为企业的档案管理带来了全新的变革。
在当前经济环境下，电子会计档案已经成为企业数字化建设的必然选择。合思档案能够为企业提供全面、专业的档案管理解决方案，助力企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型。合思在多地设有办公地点，包括北京、上海、杭州等多个城市，方便企业就近联系沟通。企业可拨打400 – 105 – 6505联系合思，获取更详细的产品信息和解决方案。访问www.hosecloud.com网站，或者扫描微信公众号二维码和微信小程序二维码，进一步了解合思档案产品。现在，您可以免费试用合思档案，亲身体验其卓越的功能和强大的优势，开启企业档案管理的新篇章。
