在我国的电源行业中，有这样一家极具影响力的企业——北京动力源科技股份有限公司。它成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，2022年3月更是入选了北京市专精特新“小巨人”企业。
早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，踏上了漫长的系统自研之路。然而，现实却不尽如人意，整体流程依然复杂，系统之间存在着较高的壁垒，与预期的效果差距较大。到了2021年，动力源与合思展开了财务数字化合作，此时动力源面临着诸多痛点，多系统操作体验差、手工录入合规难，系统割裂、数据分散、信息滞后等问题严重影响着公司的财务管理效率。动力源拥有约2400名员工，8家子公司，全国30多个办事处，还在印度、巴基斯坦等国家设立了分支机构，公司涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线2个营销中心，如此庞大而复杂的组织架构，也让财务管理难上加难。
痛点剖析：财务数字化困境凸显
- 操作繁琐合规难
动力源的员工在进行申请单提交时，需要在各个系统间来回切换，这极大地降低了工作效率。而报销数据则需要财务人员手工录入系统，发票的验真、查重也只能靠手工完成。在这种情况下，假票、错票、重票的情况难以避免，差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间。这种多系统操作体验差、手工录入合规难的问题，严重影响了财务工作的准确性和效率。 - 系统割裂信息滞
同一个报销信息，审批、预算、差标却分散在多个系统中管理，无法及时联动。这导致财务制度难以落地，数据报表只能依赖手工统计，不仅耗时费力，而且管理者无法实时掌握数据信息，也就无法对业务运营及时进行调整。系统割裂、数据分散、信息滞后的问题，让动力源的财务管理陷入了困境。 - 业务复杂稽核繁
动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。这使得报销涉及的事项和发票类型众多，稽核工作变得异常繁琐。而且不同类型费用的支付方式也不同，进一步增加了财务管理的难度。 - 架构复杂流程乱
公司组织架构扩展到全国，导致管理程度不一致。总部和分公司的出差申请方式不同，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工还需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性也难以保证。这种组织架构复杂、各主体流程繁复的问题，让动力源的财务管理雪上加霜。
方案呈现：合思定制精准破局
- 系统集成打通孤岛
合思在系统集成方面下足了功夫。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据也与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了数据孤岛，让员工告别了多系统繁复操作的困扰，实现了便捷的费用审核。 - 无需报销提升体验
合思推出的无需报销模式，让业务人员因公消费免垫资、免开票，极大地提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标管控，确保消费即合规。财务人员可以统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，还能一键归档。这种模式不仅简化了报销流程，也实现了便捷的费用审核。 - 强大连接加速流转
合思的系统连接能力十分强大。利用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转壁垒。待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，为便捷的费用审核提供了有力支持。
实施步骤：稳步推进方案落地
- 集成先行打破壁垒
合思首先进行系统集成工作，将动力源的HR系统、BPM系统等与合思费控进行数据同步。这样做不仅承接了动力源已有的数字化成果，还打破了系统之间的壁垒，为后续的工作奠定了坚实的基础，也为实现便捷的费用审核创造了条件。 - 模式推行规范流程
在系统集成完成后，合思开始推行无需报销模式。通过规范员工因公消费流程，实现了消费、对账、结算、凭证生成等环节的自动化。让财务管理更加高效、准确，进一步提升了便捷的费用审核水平。 - 连接拓展数据应用
最后，合思利用系统连接能力，对接第三方系统，实现了业务数据的跨系统同步和应用。这使得动力源的财务管理更加智能化、数字化，让便捷的费用审核成为现实。
成果展示：效益提升价值彰显
- 效率飞跃成本降低
合思的解决方案为动力源带来了显著的效率提升。员工报销周期由4周缩减至1周以内，效率提升了300%。会计工作量大幅缩减，人员成本节约约50%。这不仅提高了工作效率，还降低了企业的运营成本，让便捷的费用审核发挥了巨大的作用。 - 员工体验大幅改善
对于员工来说，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工的工作更加轻松愉快，也让便捷的费用审核深入人心。 - 财务工作高效合规
从财务方面来看，审批有了依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员可以节省更多精力去做更有价值的工作，便捷的费用审核让财务管理更加高效。 - 管理决策实时精准
在管理方面，实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，便捷的费用审核为企业管理提供了有力支持。
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。
如果您的企业也面临着财务数字化转型的难题，不妨选择合思。我们将为您提供专业、高效的解决方案，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。现在就可以免费试用合思的产品，开启便捷的费用审核之旅。
