在数字化浪潮席卷全球的当下，国家正积极推动电子凭证数字化转型，为企业的财务管理带来了新的机遇与挑战。2021年12月1日，国家税务总局启动全面数字化的电子发票试点工作，截至2023年12月1日，数电票已全面覆盖全国36省区市（含计划单列市）。2023年5月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），进一步推动电子凭证全流程标准化、无纸化处理。这一系列政策举措，标志着企业财务数字化转型已成为时代发展的必然趋势。
北京合思信息技术有限公司，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，在助力企业财务数字化转型方面发挥着重要作用。合思的报销系统，以其先进的技术和创新的解决方案，帮助企业挖出更多净利润，实现降本增效、合规经营和低碳运营。
经典零食企业的财务困局
以某国民经典零食品牌为例，该企业拥有覆盖全国的销售版图，供应链复杂，多种销售渠道并行。其管理流程涉及多个系统，繁杂且低效，这使得企业在财务管理上面临着诸多挑战与痛点。
首先，该企业的差旅平台对账方案缺乏灵活性。核算精细化管理要求高，但现有的方式需要在Excel中进行二次整理，人工记账不仅效率低下，还难以释放财务人员的价值。财务人员大部分时间都花费在繁琐的账目整理和核对上，无法将更多精力投入到企业的财务分析和战略规划中。
其次，事前事中管控不连贯。差旅控制不精细、不灵活，导致差旅成本居高不下。企业难以对员工的差旅行为进行有效的监督和管理，无法实现精细化成本管控。员工在差旅过程中，缺乏明确的标准和规范，随意性较大，这不仅增加了企业的成本负担，还影响了企业的经济效益。
此外，纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大。手工整理、查找档案容易出错，造成了高额的人力物力浪费。在传统的档案管理模式下，企业需要投入大量的人力和物力来进行档案的整理、存储和查找，不仅效率低下，还容易出现档案丢失、损坏等问题，给企业的财务管理带来了极大的风险。
合思报销系统的破局之道
面对该客户企业的诸多难题，合思提供了一套无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。这套解决方案涵盖了消费、核算、记账和档案管理等多个环节，为企业提供了一站式的财务数字化服务。
在消费环节，员工消费可通过差旅申请、业务审批后，在合思商城订购或TMC订购。合思商城对账单和TMC对账单可用于财务核算、记账。员工无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印，大大提高了消费的便捷性。同时，合思商城还提供同屏比价功能，员工可以在多个供应商之间进行比较，选择最优惠的商品和服务，实现统一开票、自动拆分对账、记账去人工化。
在财务核算、记账环节，通过对账结算中心，实现线上统一开票、自动拆分结算、自动记账，线下统一开票、线下结算、手工记账。这种灵活的结算方式，满足了企业不同的业务需求，提高了财务核算的效率和准确性。财务人员可以通过系统自动获取消费数据，进行快速准确的核算和记账，减少了人工操作的误差和风险。
在档案管理方面，合思环节实现L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节实现L3级无需报销录入发票等档案。该解决方案具有多源采集的特点，智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理。企业可以通过系统自动采集各种消费数据和发票信息，进行智能分类和归档，实现电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。
合思报销系统带来的显著成效
合思报销系统的应用，为该客户企业带来了显著的成果。
在差旅费用方面，该企业在合思商城的差旅消费从2023年3月的40%左右上升到2024年2月的75%左右，年度节约200万+差旅费用。这得益于合思报销系统的便捷申请和同屏比价功能，员工可以更加方便地选择合适的差旅服务，同时企业也可以通过系统对差旅费用进行有效的控制和管理。
在财务入账效率方面，提升了60%。合思报销系统实现了财务核算和记账的自动化，减少了人工操作的环节和时间，提高了财务工作的效率和准确性。财务人员可以将更多的时间和精力投入到企业的财务分析和战略规划中，为企业的发展提供更有力的支持。
在业财连接和档案管理方面，实现了业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。合思报销系统打通了12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。同时，标准化线上借阅流程，规范了档案室管理；简化装订流程，大幅降低了成本。企业可以通过系统实时获取业务数据和财务数据，进行有效的分析和决策，提高了企业的管理水平和运营效率。
合思报销系统的价值与未来展望
合思报销系统在企业财务数字化转型中具有重要的价值。通过提供无需报销的解决方案，帮助企业解决了财务数字化转型中的诸多难题，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。合思报销系统具有丰富的功能和良好的市场反响，支持多语言、具备强大的集成能力、提供定制化服务等，已经赢得了众多客户的信赖和好评。
随着电子凭证会计数据标准的推广应用，企业电子凭证数字化转型是必然趋势。合思将继续发挥技术优势，为企业提供更优质的服务。未来，合思将不断创新和完善报销系统，推出更多符合企业需求的功能和服务，助力企业在数字化时代实现更高质量的发展。
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