在数字化浪潮席卷而来的当下，电子凭证数字化转型正成为企业财务领域的关键趋势。2024年11月1日铁路旅客运输领域、12月1日民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票，这一举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。它不仅有利于优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能够有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化协同转型。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到了这一趋势，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的会计档案电子化管理系统——合思档案。基于合思档案在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，合思精选了各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》，为企业的会计档案电子化转型提供了极具价值的参考和借鉴。
接下来，我们将通过金牌橱柜家居科技股份有限公司的实际案例，深入了解会计档案电子化管理系统的强大功能和显著成效。
金牌橱柜：传统档案管理的困境
金牌橱柜家居科技股份有限公司成立于1999年，作为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商，它拥有国家认定厨房工业设计中心，更是国家认定“智能制造示范企业”。然而，在会计档案管理方面，这家行业翘楚却面临着诸多难题。
在整理环节，会计档案散落于各个系统之中，档案数据难以有效利用。工作人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，繁琐的操作不仅耗费大量的时间和精力，还容易出现人为错误。
保管环节也存在不少问题。财务部门需要临时保管档案1年，1年后再移交至综合档案管理部门。这种交接过程不仅增加了管理成本，还存在档案丢失或损坏的风险。
在存储环节，公司采用独立档案室管理纸质档案，管理利用以纸质档案管理为主。每年进行实物稽查时，工作人员需要人工逐一翻查，效率低下，而且查找特定档案时往往需要耗费大量的时间和精力。
合思方案：打破传统档案管理壁垒
面对金牌橱柜的这些问题，合思凭借其专业的会计档案电子化管理系统——合思档案，为金牌橱柜量身定制了一套全面的解决方案。
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统一存储 打破数据孤岛
合思档案实现了统一存储，打破了数据孤岛。它整合了凭证、单据、合同、回单等四证，将这些重要的会计档案统一储存，统一标准，统一管理。通过这种方式，企业可以更加高效地管理和利用这些数据，避免了数据的分散和重复，提高了工作效率。 -
完整业务证据链 业财一体双向穿透
合思档案搭建了完整的会计资料之间的关系，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。这意味着企业可以更加清晰地了解业务流程和财务状况之间的关联，实现财务数据和业务数据的深度融合。在需要进行财务分析或审计时，企业可以快速准确地获取相关的证据和信息，提高了决策的科学性和准确性。 -
数据共享 一站式查阅
合思档案以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现了数据共享和一站式查阅。企业员工可以通过系统快速便捷地查阅所需的会计档案，无需再像以前那样在各个系统中查找和筛选。这种高效的查阅方式大大节省了时间和精力，提高了工作效率。 -
银行回单无纸化 降本增效
合思档案还实现了银行回单无纸化管理。海量银行回单可以自动采集、切割、组装，全面实现无纸化管理。这不仅减少了纸质回单的打印和存储成本，还提高了数据的准确性和及时性。通过银行回单无纸化管理，企业可以进一步降低运营成本，提高财务管理的效率。
显著成效：合思方案助力金牌橱柜腾飞
合思档案的解决方案为金牌橱柜带来了显著的成效。
在档案匹配方面，耗时减少了84%。以往繁琐的手工匹配工作如今通过系统自动完成，大大提高了工作效率。工作人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，如财务分析和决策支持。
档案查询耗时也减少了80%。员工可以通过系统快速准确地查询到所需的档案，无需再像以前那样在堆积如山的纸质档案中苦苦寻找。这不仅提高了工作效率，还提升了员工的工作满意度。
通过实施合思档案的解决方案，金牌橱柜预估节省总体成本30万 +/年。这主要得益于纸张、打印设备、存储空间等方面的成本降低，以及工作效率提高带来的间接成本节省。
在档案合规性方面，合思档案确保了金牌橱柜的档案管理达到了100%的合规标准。系统严格遵循国家相关法律法规和财务制度的要求，对档案进行规范化管理，避免了因档案管理不规范而带来的风险和损失。
合思档案：价值无限 引领未来
合思档案作为一款先进的会计档案电子化管理系统，具有诸多独特的价值。它实现了自动化归档，让企业告别了重复性的手工工作，大大提高了工作效率。档案利用便捷高效，员工可以随时随地通过系统查阅所需的档案。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析，为企业的决策提供有力支持。
合思创立于2014年，是一家为企业单位提供财务数据化产品和服务的科技公司。通过敏捷的财务收支管理平台，合思帮助企业挖出更多净利润。
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