在数字化浪潮席卷而来的当下，电子凭证数字化转型已成为不可阻挡的趋势。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；12 月 1 日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这样的大背景下，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。该平台如同一位得力的助手，为企业在电子凭证数字化转型的道路上保驾护航。今天，我们就通过好想你健康食品股份有限公司的客户案例，来深入了解合思档案的强大功能和显著价值。
红枣巨头的档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司成立于 1992 年，于 2011 年在深交所中小板上市，成功成为红枣行业的上市公司。多年来，好想你凭借卓越的品质和广泛的市场布局，积累了极高的品牌价值，达到 154.21 亿元。公司规模庞大，拥有 1000 + 员工，在全国开设了 400 + 门店，有 18 家归档主体，零售网点更是多达 2W + ，年凭证数高达 3.6W + 。
然而，随着业务的不断拓展，好想你在财务档案管理方面遇到了诸多难题。在财务归档时，财务人员需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性。由于涉及的票据数量众多，人工核对的过程繁琐且容易出错，档案遗失的情况也难以避免。此外，纸质档案受限于时间和空间，查找起来十分困难。要想找到一份特定的档案，往往需要耗费大量时间在堆积如山的文件中翻找，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，这无疑极大地影响了工作效率。
合思档案的智慧解决方案
- 数据同源一键联查 打破财务利用壁垒
合思档案为好想你提供的解决方案中，首先做到了打破壁垒，实现数据同源。在传统的档案管理模式下，不同类型的数据分散在各个系统中，财务人员想要获取相关信息需要在多个系统之间切换，不仅操作繁琐，还容易出现数据不一致的情况。而合思档案通过先进的技术手段，将各类数据进行整合，实现了数据的同源性。
财务人员只需在合思档案平台上轻轻一点，就能实现一键联查。无论是单据、发票、回单还是凭证，都能在同一平台上快速找到，工作效率得到了有效提升。这就好比给财务人员配备了一个智能的档案助手，能够迅速准确地为他们提供所需的信息，让他们从繁琐的档案查找工作中解脱出来，将更多的精力投入到核心业务中。
- 自动组装审计便捷 提升审计工作效率
内外审计是企业财务管理中的重要环节。在传统的审计过程中，审计人员需要花费大量时间核对纸质数据和电子数据的一致性，审计效率低下。合思档案针对这一问题，推出了自动组装功能。该功能能够将相关的档案数据自动进行组装，形成完整的审计资料。
在审计过程中，内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅。这样一来，审计人员可以直接在合思档案平台上进行审计工作，无需再花费大量时间在纸质档案中查找和核对数据，大大提升了审计效率。同时，由于档案数据的准确性和完整性得到了保障，审计结果也更加可靠。
- 实物高效管理 虚拟库房精准定位
对于企业来说，实物档案的管理也是一个难题。传统的实物档案管理方式容易出现档案丢失、损坏等情况，而且查找起来十分困难。合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的完美匹配。
在合思档案的虚拟档案库房中，每一份实物档案都有对应的电子标签和二维码。查阅者只需在平台上查询电子档案，就能精准定位实物档案的位置。这就好比给每一份实物档案都安装了一个定位系统，无论它存放在哪里，都能轻松找到。同时，通过二维码技术，还可以实现对实物档案的实时监控和管理，确保档案的安全和完整。
显著成果见证合思档案实力
合思档案为好想你带来的成果是显著的，用具体的数据就能清晰地体现出其降本增效的效果。
在人工耗时方面，合思档案帮助好想你减少了 90%的人工耗时。以往，财务人员需要花费大量时间在档案的核对和查找工作上，而现在通过合思档案的智能功能，这些工作可以在短时间内轻松完成。这不仅提高了工作效率，还降低了企业的人力成本。
在总部接收管理耗时方面，减少了 80%。总部在接收各分支机构的档案时，以往需要花费大量时间进行整理和核对，而现在通过合思档案的数字化管理，这些工作可以快速完成，大大提高了总部的管理效率。
在借阅管理方面，减少了 67%的管理耗时。借阅者可以通过合思档案平台快速查询和借阅所需的档案，无需再到档案库房进行繁琐的登记和查找工作。这不仅提高了借阅效率，还方便了借阅者的使用。
综合来看，合思档案预计每年能为好想你减少综合成本 20 万元。这些成本的减少不仅体现在人力成本和管理成本上，还体现在档案存储和维护等方面。通过实现会计档案的电子化管理，好想你降低了对纸质档案的依赖，减少了档案存储的空间和成本，同时也提高了档案的安全性和可靠性。
合思档案引领电子凭证数字化转型未来
合思档案在电子凭证数字化转型中发挥着重要的作用。它不仅帮助企业解决了档案管理中的难题，实现了降本增效，还推动了企业的财务数智化转型。基于在行业应用中的深度应用与案例经验，合思精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》。该案例集具有很好的参考价值和借鉴意义，为更多企业提供了电子会计档案管理的成功范例。
在未来，随着电子凭证数字化转型的不断深入，合思档案将不断创新和完善，为企业提供更加优质、高效的服务。我们希望更多企业选择合思，借助合思的财务数智化产品和服务，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
如果您也想体验会计档案电子化管理系统带来的便捷和高效，不妨拨打我们的电话 400 – 105 – 6505 ，或者访问我们的网址 www.hosecloud.com ，还可以免费试用合思档案，开启您的财务数智化转型之旅。
