在当今数字化浪潮中，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司作为我国电源行业的领军企业，在这场转型中选择了合思，成功解决了诸多财务难题，实现了电子财务档案管理的高效与创新。
北京动力源科技股份有限公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源入选北京市专精特新“小巨人”企业。公司规模庞大，涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线2个营销中心，员工2400人左右，还有8家子公司，全国30 + 个办事处，在印度、巴基斯坦等国家设立分支机构。动力源使用了合思的费控、商城、BI以及开放平台等产品，开启了电子财务档案数字化管理的新征程。
动力源：业务迷雾中的财务困局
2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合之路。先后自建了费控系统、采购管理系统、销售管理系统、生产制造管理系统，并基于OA系统开发了报销系统。然而，电子财务档案管理并未如预期般顺畅。
多系统操作体验差，员工申请单需在各系统间频繁切换提交，财务报销数据要手工录入系统，发票验真、查重也只能手工进行，假票、错票、重票情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了大量时间，电子财务档案的准确性和及时性受到严重影响。
系统割裂、数据分散、信息滞后的问题也十分突出。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握数据信息，难以对业务运营及时操偏，电子财务档案的价值难以充分发挥。
动力源业务覆盖面广，主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目。报销涉及的事项和发票类型多，稽核繁琐，不同类型费用支付方式不同，这也给电子财务档案管理带来了巨大挑战。
合思方案：照亮电子财务档案管理之路
面对动力源的诸多难题，合思提供了全方位的解决方案。
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计，为电子财务档案的准确记录提供了坚实基础。
无需报销方案更是一大亮点。业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感大幅提升。消费受申请单和差标管控，确保消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档，大大提高了电子财务档案的管理效率。
合思的系统连接能力强大，Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，让电子财务档案的信息更加及时准确。
分步实施：搭建电子财务档案数字化桥梁
合思的解决方案实施过程有条不紊。
首先，合思与动力源的HR系统、BPM系统进行数据对接，实现了基础信息和业务数据的同步。这一步为电子财务档案的数字化管理奠定了基础，确保了数据的一致性和准确性。
接着，部署无需报销的解决方案。让员工在因公消费时直接享受免垫资、免开票等便利，同时规范消费流程，使其符合公司的申请单和差标管控。这不仅提升了员工的满意度，也让电子财务档案的管理更加规范。
最后，利用Open API和自定义流程引擎技术，打通第三方系统的数据流转，实现业务数据的跨系统同步应用。这使得电子财务档案能够整合多方面的数据，为企业决策提供更全面的支持。
成果彰显：电子财务档案管理的飞跃
经过合思解决方案的实施，动力源在电子财务档案管理方面取得了显著成果。
多系统集成，数据互通，操作体验全面革新。员工报销周期缩短3周，效率提升300%，电子财务档案的处理速度大幅提高。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约50%。财务人员从繁琐的基础工作中解放出来，有更多精力投入到更有价值的工作中，电子财务档案的管理也更加专业高效。
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，电子财务档案的生成更加便捷。
财务审批有依据，费控更合规，结算更统一。无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，降低了基础工作压力，从手动制作单据到智能制单，节省了更多精力，电子财务档案的质量得到了有效保障。
动力源评价：合思相伴，电子财务档案管理再升级
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务，让电子财务档案管理不断适应企业发展的需求。
合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，拥有广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，能够为企业提供全方位财务数智化服务，尤其在电子财务档案管理方面具有独特优势。众多像动力源这样的专精特新企业都选择了合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。相信合思也能助力您的企业在财务数字化转型的道路上取得成功，开启电子财务档案管理的新篇章。
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