在当今企业运营中，文档归档管理面临着诸多棘手的痛点。电子凭证接收、报销、入账、归档的“最后一公里”难题亟待解决。传统报销模式下，会计凭证接收、入账、归档困难重重，大量纸质档案的管理不仅对空间和人力要求极高，成本高昂，而且难以保证电子原文件的长期保存和数据安全可用，无法满足管理要求。
在财务档案整理环节，会计档案分散在各个系统中，档案数据难以有效利用。工作人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订和上架，过程繁琐且效率低下。在保管和存储环节，纸质档案查找困难，无法实现实时调阅、同时借阅和精准查找，给管理和利用带来极大不便。
企业的业务和财务系统众多且相互独立，数据无法互通，结构化数据提取困难。电子发票的打印、查重、验伪不仅耗时费力，还浪费纸张。实物档案资料的存储占用大量物理空间，需要专人管理，成本高且容易损坏，企业面临较大风险。此外，档案管理成本高，报销、采购付款等业务流程的打印、整理、装订和归档工作占用了库房人员的管理成本，借阅流程和实物借出繁琐。档案管理还存在隐患，电子源文件未合规保存，不符合会计电子档案管理法规，档案归档规范由人工控制，存在合规性隐患，缺乏系统化控制。档案利用效率低，查询相关发票、收付款凭据及其他附件难度大，耗费大量人力，无法实现跨系统调阅。
面对这些痛点，合思档案应运而生，为企业提供了全面的解决方案。
全流程打通：合思档案解决方案概览
合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。它基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位的财务数智化服务。
合思档案实现了档案数据同源，打破了数据孤岛。它整合了凭证、单据、合同、回单等四证，统一进行储存、标准和管理，以业务为核心搭建证据链条，实现了业财一体双向穿透。
该平台提供了电子会计凭证从开具端到接收端的全流程解决方案。涵盖了国税总局、银行、国铁集团、航空公司、中央部门等开具端的各类电子凭证，以及企业OA、接口直联、随手记录发票等接收端的处理方式，还包括电子凭征业务应用环节的接收、验签、解析、报销、入账等。
合思档案通过开放式接口互联自主采集档案数据，大文件能够自动切割，数电票可以自动化解析。它能够智能关联、自动组装档案，进行四性检测、业务检测和自定义版式文件。同时，具备精准权限管控、档案目录灵活扩展和水印管理功能，档号符合国标要求。在档案利用方面，实现了多维检索、一站式预览，支持在线借阅、异构系统联查，还能进行实物混序归档和可视化盘点档案数据。
功能亮点：打造高效文档归档管理体系
合思档案具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点，实现了电子会计档案全生命周期管理。具体包括智能采集、预归档服务、基础管理和档案服务等环节。
在档案采集方面，具有开放式接口互联，可自主采集档案数据。大文件能自动切割，数电票可自动化解析，提高了数据采集的效率和准确性。
档案制档环节，能够智能关联、自动组装档案，进行四性检测和业务检测，还可自定义版式文件。这确保了档案的规范性和准确性，减少了人工操作的误差。
在档案利用方面，支持多维检索、一站式预览，方便用户快速查找所需档案。同时，支持在线借阅、异构系统联查，实现了实物混序归档和可视化盘点档案数据，提高了档案利用的效率和便捷性。
收益显著：降本增效合规经营
使用合思档案能为用户带来显著的收益。它实现了自动化归档，告别了重复性工作，档案利用更加便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。
以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业为例，使用合思档案后，年节约打印成本可达30万元，年节约存储成本675元，年节约档案室成本14,235元，年节约人力成本24,000元，年总节约成本达338,910元。
不同企业使用合思档案后也取得了良好的效果。好想你减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。COMMUNE幻师纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。
此外，合思档案助力企业实现合规经营，满足会计电子档案管理法规要求。通过四性检验与业务校验，保证了档案原生存储安全合规，满足财会6号文涵盖的电子原文件合规性管理。
典型场景：满足多样化文档归档管理需求
合思档案在多个典型场景中发挥了重要作用。
在财务审计场景中，合思档案支持灵活的账户权限配置。审计人员可以通过专用的账号下载所需的电子源文件，内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，提升了审计效率。同时，支持跨系统调阅、在线借阅等功能，高效服务于企业内审。
在企业日常财务管理场景中，员工报销再也不需要打印任何单据，告别了复杂的流程，报销不再费神。无纸化为业务发展带来了便捷，财务人员可实现便捷利用，一键联查，工作效率得到有效提升。所有凭证、资料均可通过电子形式存储和检索。
在档案查阅场景中，借助虚拟档案库房和二维码实现了电子与实物的匹配。查阅者查询电子档案即可定位实物位置，系统具有多维检索能力，满足了多场景查询需求。通过档案关系，可实现凭证、发票、回单、业务单据等组合式穿透预览，快速定位所需档案。
在企业数字化转型场景中，合思档案帮助企业打破数据孤岛，实现了业财一体化数据融合。建立了完整的财务证据链，实现了全面无纸化，为智能财务管理搭建了重要的数据基础，更好地赋能财务、支持管理、辅助经营和支撑决策。
客户见证：合思档案实力尽显
众多企业通过使用合思档案，取得了显著的成效。
好想你健康食品股份有限公司通过合思档案打破了壁垒，实现了数据同源，一键联查提升了工作效率。自动组装功能使审计更加便捷，借助虚拟档案库房和二维码实现了实物的高效管理。方案收益显著，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，实现了自动化归档和财务数据分析。去人工化减少了人力成本50%，提高了效率，资产化深度分析档案数据，满足了内审需求。纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。
金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案统一存储档案数据，搭建了完整的业务证据链，实现了数据共享和一站式查阅，银行回单实现了无纸化。档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达100%。
帆书实现了全量财务档案数字化存储，电子与实物档案高度关联，线上化管理各类数据。仓储需求减少了70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年，结账时间从T + 15缩短至T + 5，装订人力成本缩减到1名实习生，财务结账效率提高了50%。
在当前经济环境下，企业对于高效、合规的文档归档管理需求愈发迫切。合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
未来财务用合思，让有限更有效。选择合思档案，助力企业在电子凭证数字化转型浪潮中抢占先机，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。如果您想进一步了解合思档案的强大功能和实际应用效果，欢迎拨打400 – 105 – 6505，访问www.hosecloud.com，扫描二维码了解更多案例，还可免费试用合思档案，开启高效文档归档管理之旅。
