在当今数字化浪潮汹涌澎湃的时代，电子凭证数字化转型已成为不可阻挡的趋势。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；同年 12 月 1 日，民航旅客运输服务领域也推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些举措犹如强劲的东风，推动我国电子凭证改革驶入了快车道。目前，电子凭证开具端已基本实现数字化适配，但电子凭证接收、报销、入账、归档的“最后一公里”难题仍待解决。
传统纸质档案管理模式就像一辆老旧的马车，在新时代的道路上显得力不从心。以好想你健康食品股份有限公司为例，财务归档时，工作人员需要花费大量时间仔细确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。而且，纸质档案受限于时间和空间，查找一份档案往往要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。此外，众多企业还面临着纸质档案管理成本高的问题。COMMUNE 幻师的档案耗材、打印、存储成本高达 53323 元/年，云南菜品牌连锁经营多地直营门店大量收款回单和财务凭证打印后归档，成本同样居高不下。更为关键的是，纸质档案管理办法无法保证电子原文件长期保存，也无法确保数据安全可用，难以满足现代企业的管理要求。高新兴科技集团就曾因电子源文件未合规保存，不符合会计电子档案管理法规，且档案归档规范由人工控制，存在合规性隐患。
面对这些痛点，合思档案应运而生，成为企业会计档案数字存档的得力解决方案。
合思档案：财务数智化领域的璀璨之星
合思创立于 2014 年，是一家专注为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。它就像一位睿智的财务管家，通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。合思档案作为其精心打造的电子会计档案管理平台，全面打通了电子凭证会计处理全流程各环节，为企业会计档案数字存档提供了一站式解决方案。
合思档案有着辉煌的发展历程。2017 年，电子会计档案平台“易会档”产品诞生，犹如一颗种子在财务数智化的土壤中生根发芽；2020 年，它全面面向市场，积极响应国家政策，开始帮助企业完成电子发票报销、入账、归档试点工作（第一批），如同幼苗茁壮成长；2021 年，以政策为导向，聚焦财务档案，助力 9 个省份试点企业电子发票报销、入账、归档试点验收通过；2022 年，推出全新“单套制”解决方案，展现出强大的创新能力；2023 年，升级为「合思档案」，深耕企业“单套制”落地最佳实践；2024 年，电子凭证中心上线，全面支持 9 类电子凭证在企业中闭环管理，标志着它已长成参天大树。
合思档案核心功能：全生命周期管理的智慧之钥
合思档案具备电子会计档案全生命周期管理功能，涵盖采集、制、管、用四个关键环节，就像一个精密的仪器，每个环节都紧密配合，为企业会计档案数字存档提供全方位保障。
– 智能采集：多元渠道，高效精准
智能采集环节就像一个勤劳的小蜜蜂，通过外部生态（如 OCR 识别、RPA 技术等）和内部系统（如 EAI 插件、API 接口等）广泛采集信息。它具有开放式接口互联·自主采集的特点，能够与各种系统无缝对接，实现数据的自动采集。同时，大文件自动切割·数电票自动化解析功能，让采集工作更加高效精准。
– 预归档服务：集成规则，精细管理
预归档服务集成了多种服务，如集成服务、规则引擎、元数据服务等。它就像一个严谨的整理师，对采集到的数据进行精细整理，确保数据的准确性和规范性。
– 基础管理：安全存储，便捷检索
基础管理包括档案存储、检索、借阅、销毁等功能。在存储方面，它采用先进的技术，确保档案数据的安全可靠。检索功能就像一个聪明的导航仪，能够让用户快速找到所需档案。同时，精准权限管控·档案目录灵活扩展，水印管理·档号符合国标要求，为档案管理提供了更高的安全性和规范性。
– 档案服务：深度分析，辅助决策
档案服务包括辅助审计、项目管理、统计分析等。它就像一个专业的分析师，通过对档案数据的深度分析，为企业决策提供有力支持。例如，在审计过程中，它能够快速提供相关数据，提高审计效率。
合思档案优势：高效便捷，降本增效
合思档案在各个环节都具有独特的优势，为企业带来了实实在在的价值。
– 档案采集：开放互联，自动解析
档案采集具备开放式接口互联·自主采集的特点，能够与企业现有的各种系统进行无缝对接，实现数据的自动采集。大文件自动切割·数电票自动化解析功能，让采集工作更加高效快捷。
– 档案制档：智能关联，自动组装
档案制档能智能关联·自动组装，将相关的凭证、单据等自动关联在一起，形成完整的档案。同时，进行四性检测·业务检测·自定义版式文件，确保档案的准确性和规范性。
– 档案管理：精准管控，灵活扩展
档案管理可精准权限管控·档案目录灵活扩展，根据不同用户的权限，对档案进行严格的管理。水印管理·档号符合国标要求，为档案的安全和规范提供了保障。
– 档案利用：多维检索，一站式预览
档案利用能多维检索·一站式预览，支持在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据。用户可以通过多种方式快速找到所需档案，并进行在线预览和借阅。
自动化归档告别了重复性工作，让财务人员从繁琐的档案管理工作中解脱出来。档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。以 1 家年 20 万凭证、40 万回单、30 平方米档案室的北京大型制造业为例，年总节约成本可达 338,910 元。
合思档案应用案例：多行业绽放光彩
合思档案在不同行业都得到了广泛应用，并取得了显著成效。
– 好想你健康食品股份有限公司：打破壁垒，提升效率
好想你健康食品股份有限公司通过合思档案打破了数据壁垒，实现了数据同源。财务人员可以一键联查，工作效率得到有效提升。自动组装功能让审计更加便捷，借助虚拟档案库房和二维码实现了电子与实物的匹配，查阅者查询电子档案即可定位实物位置。方案收益显著，减少了 90%的人工耗时，总部接收减少了 80%的管理耗时，借阅管理减少了 67%的管理耗时，预计减少综合成本 20 万元/年。
– COMMUNE 幻师：自动化归档，深度分析
COMMUNE 幻师上线电子会计档案管理系统后，实现了自动化归档和财务数据分析。去人工化操作减少了 50%的人力成本，提高了工作效率。通过对档案数据的深度分析，满足了内审需求。方案实施后，纸张使用量减少了 88%，存储空间节省了 79%，年节约成本 5000 万元，报销效率提升了 300%。
– 云南菜品牌连锁经营：落地数字化，提效降本
云南菜品牌连锁经营通过合思落地财务数字化，提高了总部和门店业财融合效率 80%。合思档案系统实现了记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单。多维检索能力满足了多场景查询需求，系统内可视化管理档案数据。节省了打印、存储等总体成本 30 万/年，财务提效 90%，业财融合达成 80%，实现了 100%的合规降本。
– 金牌橱柜家居科技股份有限公司：统一存储，共享数据
金牌橱柜家居科技股份有限公司利用合思档案统一存储，打破了数据孤岛，整合了凭证、单据、合同、回单等四证。实现了业务证据链完整，搭建了会计资料之间的关系。数据共享，一站式查阅，银行回单无纸化。方案收益明显，档案匹配耗时减少了 84%，档案查询耗时减少了 80%，预估节省总体成本 30 万 +/年，档案合规性达 100%。
在电子凭证数字化转型的浪潮中，企业正面临着前所未有的机遇。合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超 15 亿元人民币。它秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更有效的价值。
如果您的企业也想抓住电子凭证数字化转型的机遇，实现会计档案数字存档，不妨选择合思档案。现在就拨打 400 – 105 – 6505 或访问 www.hosecloud.com ，免费试用合思档案，开启企业财务管理的新时代！
