在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，企业的运营模式正经历着前所未有的变革。特别是随着2025年数电票全覆盖目标的推进，企业财务档案管理面临着全新的挑战，信息化建设的短板亟待补齐。数电票的出现，要求企业对其进行验签、解析，并以XML格式存档，同时XBRL文件还需写入财务入账信息。这一系列的变化，使得企业急需专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
然而，在纸电混合的时代，企业在文档归档管理方面遭遇了诸多痛点。对于企业高管而言，纸质档案管理成本高昂，不仅需要花费大量资金用于耗材和存储空间，而且档案数据分散，缺乏有效的汇总整理，难以进行深入的分析和利用。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理工作不仅耗时费力，还需要手动逐一匹配和核对确认，工作枯燥繁复。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据留存上交流程繁琐，耗费了大量的时间和精力。
从成本角度来看，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室、档案柜等存储空间需求巨大，这是高显性成本的体现。而手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据无法得到有效利用，这些则构成了高隐形成本。此外，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，纸质档案还可能因不可抗力而损坏，这无疑增加了企业的合规风险。
尽管企业在推行数字化的过程中，通过OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等建设，解决了线上业务处理的问题，但在归档、储存环节，仍然未能摆脱纸质文件储存的困境，数据存储的线下载体严重影响了企业的全面数字化进程。
量身定制：合思档案多元解决方案
合思档案针对不同角色的需求，提供了全面而细致的解决方案，构建了一套完整的文档归档管理体系。
对于CEO/高管来说，合思档案能够帮助他们沉淀数据资产，保障企业的合规管理。通过提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值，为企业决策提供有力的支持，助力企业实现决策的数智化。同时，借助数字化手段，合思档案能够节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现企业的绿色低碳运营，打响数字化转型的决胜之战。
归档员/财务人员使用合思档案，可以告别重复低价值的工作，提高工作效率。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，让档案管理工作变得轻松简单，同时也提高了档案的利用效率。
对于外部审计，合思档案实现了审计不进档案室的目标，档案外审在线化、可溯源。审计人员可以一键查询借阅档案，权限也能一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通和补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收，为企业的文档归档管理提供了强大的支持。
功能卓越：合思档案核心优势凸显
合思档案具备一系列核心功能，与传统管理方式相比，具有显著的优势。
多源采集功能是合思档案的一大亮点。它支持接口互联和自主采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式，确保企业的各类档案资料都能被有效采集。
智能制档功能则让档案管理更加高效。通过规则引擎，会计档案关联规则可以进行可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。同时，已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
专用格式版式文件也是合思档案的一大优势。它能够自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件的实时转化，降低企业档案存储成本。同时，支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件也可以自定义调配生成，使档案的可扩展性更强，更加“灵活”。
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案为企业的文档归档管理提供了可靠的保障。该方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测则基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。
应用广泛：合思档案多行业成效显著
合思档案在不同类型的企业中都有广泛的应用，并且取得了显著的成效。
在年单据量2.6亿的企业中，会计档案纸电混合管理困难，手工作业效率低下。合思档案提供了多系统采集数据的解决方案，确保业务、财务数据应收尽收。通过自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据以树状结构呈现，使档案管理电子化、借阅管理信息化，安全保障可追溯。同时，简化装订流程，能够在1分钟内快速定位数据，减少打印与邮寄。这些措施实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，如业务和财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构清晰明了，管理自动化使档案管理电子化、信息化，借阅管理、档案室管理规范化，降低了企业成本，精简了流程，提高了财务人员的工作效率，简化了装订工作，节约了企业的显性成本。
在集团型企业中，档案管理流程复杂，人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合，政策落地难。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储，通过OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护电子凭证原生态。业务完整性检测系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性。单套制落地采用混序归档 + 银行回单分类归档的方式，以单套制推进档案无纸化。这些措施实现了标准化落地，确保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，如整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3的存储空间，纸张打印成本减少100万张纸/年。
在多系统数据互联需求的企业中，档案管理现状低效，存在诸多痛点。合思档案的数据集成方案广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案即开即用，确保应收尽收。业务检测方案采用精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配。跨系统调阅方案通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。这些方案取得了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理等成效，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理达到100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
在K12民办教育集团中，档案管理在采集、存储、整理、利用等方面效率低下。合思档案的数据集成方案按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围。智能化制档方案按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装。电子原文件独立管理采用电子原文件独立式管理与凭证组合式管理，完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已成为企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其卓越的功能和丰富的应用案例，能够助力企业解决文档归档管理的痛点，实现降本增效、合规经营和低碳运营。
合思档案已经服务了众多事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等，获得了海亮教育、徐福记、中交水规院、金牌橱柜等客户的认可和好评，值得更多企业信赖。合思在多地设有办公地点，包括北京、上海、杭州等城市，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序进一步了解合思档案。
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