在当今数字化浪潮中，电子凭证数字化转型已成为企业财务数字化发展的关键趋势。2021 年 12 月 1 日，国家税务总局开启全面数字化的电子发票试点工作，到 2023 年 12 月 1 日，已全面覆盖全国 36 省区市。2023 年 5 月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），这标志着电子凭证全流程无纸化时代的来临。
然而，电子凭证全面数字化应用仍面临重重挑战。凭证类型繁多、格式杂乱、协同困难以及易丢失等问题，如同数字鸿沟一般，阻碍着单位会计数字化转型的进程。但电子凭证会计数据标准的推广应用，是落实党中央关于数字中国建设决策部署的重要举措，它有利于推动会计工作数字化转型，实现经济效益和环境效益的双赢。
北京合思信息技术有限公司作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，为企业挖出更多净利润。在电子凭证数字化转型的道路上，合思推出了极具针对性的无纸化办公方案，助力企业跨越数字鸿沟，实现财务数字化升级。
头部数字阅读品牌的财务困境
某知名头部数字阅读品牌，在行业内占据着重要地位。然而，在财务管理方面，却面临着诸多挑战与痛点。
该企业的数据分散在内部多个系统中，业务流程断裂，数据整合难度极大。这直接导致费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生。财务人员如同在茫茫数据海洋中寻找珍宝，却始终难以将数据完整拼凑，实现有效的费用管理。
每个财务月，该企业均需处理 500 + 张单据。全量的原始凭证与财务凭证都要进行打印粘贴，财务人员长期陷入大量低价值、机械性的工作中，人效极低。他们每天在打印、粘贴、整理凭证的工作中消耗大量时间，却无法将精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。
全业务数据均需打印成纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等操作，这造成了每月大量的纸张浪费。办公室里堆满了纸质文件，不仅占用了大量空间，还增加了企业的运营成本。而且，票据原文丢失、档案信息不完整的情况时有发生。当业务人员需要借阅历史资料时，不得不花费大量时间在海量纸质文件中翻找，这种低效率的工作方式根本无法适应企业快速扩张的需求。
合思量身定制解决方案
面对该头部数字阅读品牌的财务困境，合思推出了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”无纸化办公方案，为企业量身打造业财平台建设，确保财务准确性，助力企业通过审计，符合上市要求。
该方案有效提升了财务及时性。结账时间从原来的 T + 15 提升到 T + 7，年底预计可达到 T + 5。这意味着企业能够更快地获取财务数据，为决策提供更及时的支持。财务人员不再需要在繁琐的结账流程中耗费大量时间，能够将更多精力投入到财务分析和战略规划中。
合思的无纸化办公方案灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销。费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本。员工在消费时无需再为报销问题烦恼，只需专注于工作，提高了工作效率和满意度。同时，发票 OCR 识别验真功能，有效保障了企业费用合规。审批流转路径清晰可视，企业能够有效管理员工借款与核销，确保财务流程的规范和透明。
数字化转型显著成果
该头部数字阅读品牌采用合思的无纸化办公方案后，取得了显著的成果。
在增效方面，企业能够实时掌握付款进度，财务人员无需耗费时间单点沟通。以往，财务人员需要逐个与业务部门沟通付款情况，不仅效率低下，还容易出现信息误差。现在，通过合思的方案，付款进度一目了然，大大提高了工作效率。同时，档案整理效率得到极大提升，消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时。形成了财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率。通过精准实物档案定位，实物档案查找效率也大幅提高。业务人员再也不需要在海量纸质文件中苦苦寻找所需资料，只需在数字档案系统中轻轻一点，即可快速获取。
降本方面，该方案减少了差旅超标情况，有效改善提升了预算超额情况。企业通过对费用的有效管控，避免了不必要的开支，降低了运营成本。同时，减少了手工记账、人工整理档案的人力成本。以往，大量的人力投入在繁琐的记账和档案整理工作中，现在通过数字化方案，这些工作可以自动完成，节省了大量人力。此外，还减少了财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费，以及财务档案空间占用，节约了空间成本。企业办公室里再也不需要堆满纸质文件，节省下来的空间可以用于更有价值的用途。
合规方面，合思的方案保证了财务档案的原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险。高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求，企业无需担心因档案管理不合规而面临的风险。
先进方面，该方案紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低了纸质耗材。实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型，为企业的可持续发展奠定了坚实基础。
合思方案引领未来趋势
合思的无纸化办公方案优势显著。其财务收支管理平台构建了开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态，实现了“线上消费交易 + 线下易商户支付”的全场景覆盖。随着数字货币和数电票的应用推广，该方案推动企业优化经济业务流程，助力电子凭证数字化转型的全流程闭环。
电子凭证数字化转型以数字技术与业财深度融合为抓手，推动财务管理从信息化向数字化、智能化转型，实现全社会会计无纸化、生态化建设。在这个过程中，合思的无纸化办公方案无疑是企业的得力助手。
各单位应积极推进电子凭证常态化处理进程，加速拥抱数字化转型升级，实现财务管理全面提升。企业应主动积极了解国家政策动向，提早布局相关系统规划或升级，以适应电子凭证数字化转型趋势，满足未来合规要求。
