在数电票时代的浪潮中，电子会计档案管理的重要性愈发凸显。根据规划，2025年将完成数电票全覆盖，这使得企业财务档案管理面临全新挑战，加强信息化建设已刻不容缓。
然而，传统纸质档案管理却存在诸多痛点。从显性成本来看，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，同时还需要大量的档案室和档案柜来存放档案，占用了大量空间。而隐形成本也不容小觑，手工装册归档不仅重复性工作量大，而且查询调阅条件的颗粒度粗糙，导致数据无法得到有效利用。更重要的是，传统纸质档案管理还面临着高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，一旦遭遇不可抗力，纸质档案就可能损坏。
对于企业的不同角色来说，传统纸质档案管理带来的困扰也各不相同。企业高管要面对纸质档案管理成本高、占地大且档案数据难以分析利用的问题；财务人员需花费大量时间手动整理档案数据，工作枯燥繁琐；业务人员在报销纸质票据时，流程也十分繁琐耗时。
值得庆幸的是，国家政策大力支持电子会计档案管理，明确电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来。而且，企业在推行数字化过程中，虽然解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍存在纸质文件储存和数据存储线下载体的问题，电子会计档案成为实现企业全面数字化的“最后一公里”。
在这样的背景下，合思档案应运而生，它就像一把精准的钥匙，能够有效解决行业难题，为企业的财务档案管理带来全新的解决方案。
合思档案：一站式解决企业档案管理多元需求
合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案。通过广泛连接业财系统，它能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收，全面满足企业在不同场景下的档案管理需求。
单套制解决方案具有诸多显著优势。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。其业务及管理流程涵盖实物流转和电轨运行，线上一套电子数据管理保证了财务档案证据链的完整。纸质原文件混序归档则大大提高了工作效率，确保会计档案应收尽收且合规。
档案扩展解决方案同样出色，它支持自定义档案类型，能够进行全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供了不同组合形式的档案匹配组装能力。依照规则将零散档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链，并提供财务视角下的完整性检测方案，有力保障了财务合规。信息系统集成在合思档案的这些解决方案中发挥着关键作用，使得各个系统之间的数据能够顺畅流通和整合。
合思档案核心功能：开启高效档案管理新时代
合思档案拥有一系列强大的核心功能和独特优势，这些功能相互协作，为企业的档案管理提供了全方位的支持。
多源采集功能是合思档案的一大亮点。它支持接口互联自主采集和手动采集自主补录。在接口互联方面，基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。手动采集方面，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。信息系统集成确保了多源采集功能能够高效地从不同系统中获取数据。
智能制档功能通过规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。此外，它还具备关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。同时，通过字段映射让查阅更便捷，已完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。信息系统集成使得智能制档功能能够准确地处理来自不同系统的数据，实现高效的档案制作。
档案管理功能具备权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，进行水印权限管理且范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，还能灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，根据国家发布的档案行业标准预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展。信息系统集成保证了档案管理功能能够在不同系统之间实现数据的统一管理和权限控制。
档案应用功能实现了电子与实物档案的高度融合。多维检索满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览可穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。还具备外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务、档案移交鉴定销毁与线下实物管理等功能。信息系统集成使得档案应用功能能够在不同系统之间实现数据的共享和交互，为企业提供更加便捷的档案应用体验。
合思档案应用实例：助力企业实现档案管理变革
合思档案在不同类型的企业中都有着出色的应用效果，以下是一些实际案例。
对于年单据量2.6亿的企业来说，原本存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化，简化了装订流程。最终实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务和财务数据能够穿透联查，会计凭证上下游单据以树状结构呈现，管理自动化使档案管理和借阅管理更加规范化，企业成本降低，财务人员工作效率提高，装订简化节约了显性成本。信息系统集成在这个案例中确保了不同系统之间的数据能够有效整合，为企业的档案管理变革提供了有力支持。
共享中心统建的集团型企业面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保响应政策。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。信息系统集成使得集团内不同系统之间的数据能够实现共享和统一管理，解决了档案管理中的诸多难题。
多系统数据互联的企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理效率低且易损坏丢失、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案广泛连接、标准统一，业务检测方案能快速核查档案关系链条和数据金额匹配情况，跨系统调阅方案可使业务系统直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。最终实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。信息系统集成在这个案例中起到了关键作用，实现了不同系统之间的数据流通和整合，提高了企业的档案管理效率。
中国最大的K12民办教育集团之一在采集、存储、整理和利用环节存在低效的档案管理现状。合思档案的数据集成方案实现应收尽收、统一数据标准，智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档，电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档。最终以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。信息系统集成使得该教育集团不同部门和系统之间的数据能够有效整合，提升了档案管理的整体水平。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案拥有众多成功案例，服务6000 + 企业客户，得到海亮教育、徐福记、中交水规院、金牌橱柜等客户的认可和好评，充分证明了其产品的可靠性和有效性。
合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还有微信公众号和微信小程序，企业可通过多种方式联系合思，获取专业的档案管理解决方案。
合思档案具备强大的功能和优势，如多源采集、智能制档、档案管理和档案应用等功能，能为企业解决档案管理难题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让企业有限的资源发挥更有效的作用。如果你想体验合思档案带来的高效档案管理解决方案，不妨点击[此处]免费试用，开启企业财务档案管理的数字化转型之旅。
