在竞争激烈的商业世界里，每一家企业都在寻求提升效率、降低成本的有效途径。尤其是在财务管理方面，一款出色的费用管理工具能为企业带来巨大的改变。今天，我们就来看看合思的费用管理工具是如何助力某畅销30余年的国民经典零食品牌解决财务难题，实现降本增效的。
这个知名零食品牌拥有庞大的业务体系，年单据量高达2.6亿，销售版图覆盖全国，有着复杂的供应链体系。在如此大规模的业务运作下，财务管理面临着诸多挑战。
业务迷局：传统管理痛点凸显
- 销售渠道繁杂，流程低效
该品牌的销售渠道多种多样，管理流程涉及多个系统。从市场推广到销售配送，各个环节的单据和数据分散在不同系统中，导致信息流通不畅，管理效率低下。每一个业务决策都需要在多个系统中来回切换查找数据，极大地浪费了时间和精力。 - 差旅核算困难，成本管控乏力
差旅平台的对账方案缺乏灵活性，而企业对核算精细化管理的要求却很高。财务人员不得不将大量数据从各个系统中导出，在Excel中进行二次整理，然后手工记账。这种方式不仅容易出错，还无法释放财务人员的价值，让他们陷入繁琐的基础工作中。同时，事前事中管控不连贯，差旅控制不够精细和灵活，使得差旅成本居高不下，企业难以实现精细化成本管控。 - 档案管理混乱，人力物力浪费
纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大。手工整理和查找档案不仅容易出错，还需要投入大量的人力和物力。在需要查阅档案时，往往需要花费大量时间在堆积如山的文件中寻找，严重影响了工作效率。
破局之钥：合思费用管理工具解决方案
面对这些痛点，合思为该客户提供了一套无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案，就像一把精准的钥匙，打开了财务管理的新局面。
– 便捷消费：轻松开启差旅之旅
员工在进行差旅申请时，经过业务审批后，可选择在合思商城订购或TMC订购。这种方式无需员工垫资、无需开票、无需报销、无需打印，真正实现了便捷申请。员工只需在系统中提交申请，审批通过后即可直接进行消费，后续还能获取相应的对账单，让差旅消费变得简单高效。
– 智能核算：财务记账自动化
在财务核算、记账环节，合思提供了对账结算中心。线上统一开票时，系统可实现自动拆分结算、自动记账；线下统一开票则进行线下结算、手工记账。这种灵活的结算方式结合合思商城的同屏比价功能，统一开票、自动拆分对账、记账去人工化，大大提高了财务人员的工作效率。
– 高效档案管理：实现数字化闭环
档案管理是财务管理中的重要一环。合思费用管理工具在档案管理上表现出色。在合思环节实现L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节为L3级无需报销录入发票等档案。智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理，让档案管理变得轻松有序。
落地之策：解决方案实施步骤
- 差旅申请与消费
员工首先在系统中进行差旅申请，详细填写申请信息。申请提交后，经过业务审批流程。审批通过后，员工可以根据自己的需求选择在合思商城订购或TMC订购。在消费过程中，系统会自动记录相关信息，并生成相应的对账单，方便员工和财务人员进行核对。 - 财务结算与记账
财务人员在对账结算中心进行操作。根据开票情况，对于线上统一开票的业务，系统自动完成拆分结算和记账；对于线下统一开票的业务，进行线下结算和手工记账。整个过程清晰明了，提高了财务工作的准确性和效率。 - 档案处理与管理
档案管理按照合思和TMC不同环节的要求进行。在合思环节，实现L4级无需报销的相关操作，如共享受阅、混序装盒、自动制档等；在TMC环节，进行L3级无需报销的发票录入等操作。通过这种方式，实现了电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。
成效彰显：方案带来显著效益
- 差旅费用节约
该方案实施后，效果显著。年度节约200万 + 差旅费用，企业在合思商城的差旅消费从2023年3月的40%左右上升到2024年2月的75%左右。这不仅降低了企业的成本，还提高了资金的使用效率。 - 财务效率提升
财务入账效率提升60%。基于合思商城，企业消费可实现线上开票、自动对账记账，大大减轻了差旅人员和财务人员的工作负担，提高了工作效率。 - 业财深度融合
合思费用管理工具实现了业财有机连接，打通了12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。这使得企业的财务管理更加科学、准确，为企业的决策提供了有力支持。
客户心声：真实反馈见证价值
该企业财务痛点较为共性，应用合思解决方案后，打通多系统实现会计凭证全链路电子化管理。130多家门店可同时在线查阅全公司会计档案，财务入账效率提高60%。该解决方案为企业的财务管理带来了质的飞跃，可供其他门店企业参考。
在当前经济环境下，企业对财务管理的要求越来越高。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，其费用管理工具凭借专业的服务和强大的功能，能够帮助企业挖出更多净利润。如果您的企业也面临着类似的财务问题，不妨选择合思费用管理工具。现在，您可以拨打400 – 105 – 6505联系合思，或访问www.hosecloud.com了解更多信息，还能免费试用，开启企业财务数智化之旅。
