在疫情的阴霾逐渐退散之后，企业的差旅业务犹如雨后春笋般迎来了“井喷式”增长。自 2022 年底疫情形势好转，从 2023 年 1 – 7 月，飞机、酒店、火车、用车、用餐等企业差旅相关业务量急剧攀升。尽管订单量大幅增长，但机票、交通工具租赁、酒店住宿等价格也随之水涨船高。不过，即便价格上涨，交易总量仍未恢复到疫情前 2019 年的峰值水平。
在商务消费价格和成本不断上升的当下，企业面临着前所未有的降本增效压力。一方面，企业需要积极拓展业务，寻找新的增长点；另一方面，又要严格控制成本，确保利润空间。在这种两难的境地中，绝大多数企业并没有选择“躺平”，而是积极主动地寻找各种降本增效的工具和方法，成本控制方式也变得更加精细化。而数字化手段，无疑成为了企业的必然选择。那么，企业究竟该如何借助数字化手段应对差旅及费控方面的挑战呢？接下来，我们通过一家上市公司的案例来一探究竟。
上市公司差旅管控痛点：效率与数据之殇
在企业出差管控的过程中，一家上市公司遭遇了诸多痛点，这些问题其实也是行业内普遍存在的共性问题。
对于员工来说，报销流程漫长且体验感极差。以往的报销方式存在多系统操作的麻烦，员工需要在不同的系统中切换，浪费大量时间和精力。而且，系统不支持移动端操作，员工即便在外出差也无法便捷地处理报销事宜。更让员工头疼的是个人垫资问题，出差期间需要自己先垫付费用，之后再进行报销。同时，纸质借款申请繁琐，报销时效长达 2 个月，这让员工的资金周转面临很大压力。
财务人员的工作也并不轻松。低价值的工作占据了他们大量的时间，手工做账不仅费时费力，还容易出现错误。手动验真查重工作繁琐，超标核对更是麻烦不断。而且，财务人员手工登记 Excel 表格，效率低下，原有的 TMC 平台已经无法满足企业的需求，而 OA + 自研费控系统仅仅只能服务于审批环节，无法提供更多的功能支持。
对于企业老板而言，无法实时掌握业务数据是一大难题。依靠人工统计分析不仅耗时久，而且数据的准确性和及时性都无法保证。费用居高不下，但又缺乏有效的数据基础来支持管理决策，这让企业在差旅及费控方面陷入了困境。
合思数字化解决方案：智能高效破难题
面对上述种种问题，合思为该上市公司提供了一套数字化、智能化的解决方案，为企业出差管控带来了全新的变革。
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员工便捷体验：移动申请免垫资
员工可以通过移动端进行申请，即使身处偏远地区也不用担心。合思商城提供了丰富的消费选择，消费免垫资开票，而且供应商覆盖面广，无论是下沉市场还是偏远地区，都能轻松买到车票、酒店等。这就意味着，员工长期出差也不用再担心借款、报销的问题，大大提高了出差的便利性和舒适度。 -
财务轻松对账：自动化入账省时
财务人员的工作也得到了极大的简化。以往月底频繁对账的繁琐工作，现在只需要进行 1 次对账即可。系统可以自动完成子对账单拆分、发起审核、发起结算、发票绑定、凭证生成等一系列操作，实现入账自动化。这样一来，财务人员节省了大量的时间和精力，可以将更多的精力投入到更有价值的工作中。 -
管理精准洞察：数据监测助优化
合思的解决方案还提供了管理洞察和数据监测功能。多种差旅数据分析看板，能够帮助企业深入洞察员工的差旅行为。通过对这些数据的分析，企业可以优化差旅标准，从而节省成本。例如，通过分析员工的出行时间、住宿选择等数据，企业可以制定更加合理的差旅政策，避免不必要的费用支出。 -
规则自由定义：灵活配置促管控
通过工作流的可视化计算规则配置，企业可以自由定义不同差旅场景下的补贴计算规则。同时，通过工作流的可视化活动编排，还能自定义差旅补贴计算的时点、条件，并可设置补贴申请单是否直接送审。这种灵活的配置方式，让企业能够根据自身的实际情况进行个性化的差旅管控，提高了管控的精准度和有效性。
解决方案显著成果：数据见证实力
合思的解决方案实施后，为该上市公司带来了显著的成果，用实实在在的数据证明了其强大的实力。
员工报销效率得到了大幅提升，提升幅度高达 300%。员工出差结束后，大多数情况下系统都可以自动生成差旅补贴单，并直接送审财务审批。这一改变让员工节省了大量的时间和精力，再也不用为繁琐的报销流程而烦恼。
财务人力成本降低了 50%。系统自动计算、送审的差旅补贴报销单，有效规避了之前员工有意或无意的虚填、错填问题。同时，系统还能自动推送订单消费详情，让财务审批变得更加快捷高效。
员工报销满意度提升了 78%。现在员工出差动力满满，节省下来的钱可以用于定外卖、享受下午茶，平时出行打车也可以使用，这些实实在在的优惠让员工感受到了企业的关怀和数字化解决方案带来的便利。
差旅补贴手工报销减少了 92%，会计审核时间节省了 71%。这两个数据直观地反映了数字化解决方案在提高工作效率、降低成本方面的显著效果。
数字化解决方案展望：引领企业未来发展
降本增效始终是企业经营的永恒命题，而数字化转型则是激活企业内各资源要素效力、降本增效并持续创造商业价值的关键技术配方。在当前经济环境下，随着人工智能、大数据、区块链等新兴技术逐渐成熟，企业在聚合消费和费用管控方面会更倾向于使用这些技术来增强企业对经营环境的敏捷适应性，并持续提高经营质量、业务及管控效率。
面对未来持续的降本增效压力，以及低碳发展这一政策驱动的长期趋势，企业需要通过构建适合自身的数字化聚合消费平台、费控系统、电子档案系统，借助数字化技术优化内部流程、提高自动化作业占比，才能提高组织内各职能的活力和免疫力。
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