数字化费用报销:北京动力源科技的转型秘诀

数字化费用报销:北京动力源科技的转型秘诀
在企业数字化浪潮风起云涌的当下,财务数字化转型已成为众多企业追求高效运营、提升竞争力的关键举措。北京动力源科技股份有限公司,作为我国电源行业的先驱者,早在1995年便已成立,并于上海证券交易所主板成功上市,成为行业内的标杆企业。其业务广泛覆盖数据通信、智慧能源、新能源汽车三大核心板块,产品更是深度参与国家重点建设项目,2022年更是荣膺北京市专精特新“小巨人”企业称号。然而,即便如此卓越的企业,也在财务数字化转型的道路上遭遇了诸多挑战。今天,就让我们一同走进动力源的故事,探寻数字化费用报销如何助力企业实现华丽转身。

业务困局:传统报销模式的重重枷锁

动力源自2011年起便踏上了财务数字化转型与业财融合的征程,先后自主搭建了费控系统、采购管理系统等。但理想很丰满,现实却骨感。虽然投入了大量的时间和精力,可整体流程依旧错综复杂,系统之间犹如一道道无形的壁垒,使得转型效果与预期相差甚远。

多系统操作体验差成为了员工的一大困扰。申请单需要员工在各个系统之间来回切换提交,繁琐的操作流程让人疲惫不堪。而报销数据则需财务人员手工录入,发票的验真、查重也只能依靠人工完成,这不仅效率低下,还难以避免假票等问题的出现,合规风险大大增加。

系统的割裂、数据的分散以及信息的滞后,更是让企业的财务管理陷入了困境。同一个报销信息在多个系统中分散管理,无法及时联动,导致财务制度难以有效落地。数据报表依赖手工统计,管理者无法实时掌握企业的财务数据,决策缺乏有力的支持。

动力源业务覆盖面广泛,报销模式复杂多样。业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目,报销涉及的事项和发票类型繁多,稽核工作繁琐不堪。不同类型的费用支付方式也各不相同,进一步增加了管理的难度。在这样的情况下,动力源迫切需要一套全新的数字化费用报销解决方案,以打破传统报销模式的重重枷锁。

合思方案:开启数字化报销新时代

合思作为专业的数字化解决方案提供商,深入了解动力源的业务需求,为其量身定制了一套全面的数字化费用报销解决方案。

在系统集成方面,合思将动力源HR系统中的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控系统进行同步,同时将动力源BPM系统中的订单数据也与合思费控系统实现对接。通过这种方式,实现了订单支出成本的实时归集和统计,让企业的财务数据更加准确、及时。

无需报销模式是合思解决方案的一大亮点。业务人员因公消费时无需垫资、无需开票,消费过程受到申请单和差标管控,确保每一笔消费都符合规定,真正实现了消费即合规。财务人员可以统一对账,系统自动拆分子对账单并发起审批,自动创建结算单,发票明细自动绑定,凭证自动生成,最后一键归档。这一系列自动化操作,大大提高了报销效率,减少了人为错误。

合思费控系统具有强大的系统连接能力。通过Open API(开放接口)与自定义流程引擎技术,支持以标准化方式对接第三方系统,打破了数据流转的壁垒。待审批信息能够自动同步到各部门负责人,业务数据可以跨系统同步应用,加快了业务处理和数据统计的效率,让企业的运营更加顺畅。

落地实施:携手共筑数字化报销之路

合思团队深知,一套好的解决方案需要完美的实施才能发挥出最大的价值。因此,在项目实施过程中,合思团队深入了解动力源的业务流程和需求,对系统进行了定制化配置,确保与动力源现有系统实现无缝对接。

为了让动力源的员工能够熟练使用合思费控系统,合思团队对员工进行了全面的培训。通过详细的操作讲解和实际案例演示,让员工熟悉系统的操作方法和流程,提高了员工的使用效率。

在实施过程中,合思团队与动力源的相关部门保持密切沟通,及时解决出现的问题。无论是系统配置的调整,还是员工在使用过程中遇到的困难,合思团队都能迅速响应,确保项目的顺利推进。正是这种专业、负责的态度,让合思与动力源携手共筑了一条数字化报销之路。

转型成果:数字化报销带来的显著效益

经过一段时间的实施和优化,合思为动力源提供的数字化费用报销解决方案取得了显著的成果。

多系统集成让数据实现了互通,操作体验得到了全面革新。员工的报销周期从原来的漫长等待缩短了3周,效率提升了300%。这意味着员工可以将更多的时间和精力投入到核心业务中,企业的运营效率得到了极大的提升。

会计工作量大幅缩减,人员成本节约了50%。财务人员从繁琐的手工录入和审核工作中解放出来,可以将更多的精力放在财务分析和决策支持上,为企业创造更大的价值。

员工申请单信息自动赋值,聚合消费,同屏比价,极大缩短了员工的填报时间,简化了报销流程,提升了使用体验。因公消费多渠道同屏比对,全场景无需垫资,让员工的工作更加轻松便捷。

财务审批有了明确的依据,费控更加合规,结算更加统一。从手动制作单据到智能制单,财务人员节省了大量的时间和精力,可以做更有价值的工作,如财务战略规划、风险控制等。

客户心声与行动号召

动力源通信、海外业务财务总监陈华林对合思的解决方案给予了高度评价:“面对复杂的需求,合思总能第一时间解决,合作只是服务的开始,未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化,用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”

如果您的企业也面临着类似的财务数字化难题,不妨选择合思。合思将凭借专业的技术和丰富的经验,为您提供全方位的数字化费用报销解决方案,让我们携手共进,实现企业的降本增效、合规经营和低碳运营。现在,您可以免费试用合思的数字化费用报销系统,亲身感受数字化报销带来的便捷与高效!

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captaincaptain
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