在企业发展的长河中，财务数字化转型宛如一座灯塔，为众多企业指引着前行的方向。以北京动力源科技股份有限公司为例，这家成立于1995年的企业，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，2022年更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。然而，即便如此优秀的企业，在财务数字化转型的道路上也曾遭遇困境。而北京合思信息技术有限公司，一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，成功助力动力源等企业解决财务数字化难题，尤其是在合同管理与报销方面，彰显出合作的重要性和价值。
动力源：合同管理与报销困境凸显
动力源早在2011年就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，先后自建了费控系统、采购管理系统等。然而，随着时间的推移，合同管理与报销方面的问题逐渐凸显。
首先，整体流程复杂、系统壁垒高成为了前进的绊脚石。多系统操作体验差，员工在进行申请单提交时，需要在各个系统间频繁切换，这不仅浪费了大量时间，还降低了工作效率。而报销数据需要财务手工录入，发票验真、查重也都依靠手工进行，基础性工作占据了财务人员大量的时间和精力。
其次，系统割裂、数据分散、信息滞后的问题也十分严重。同一个报销信息在多个系统中管理，无法及时联动，导致财务制度难以落地。管理者无法实时掌握数据信息，在合同管理与报销方面难以做出准确的决策。
再者，动力源业务覆盖面广、报销模式复杂。业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐。不同类型费用支付方式不同，这也增加了合同管理与报销的难度。
合思方案：合同管理与报销的精准破解
面对动力源在合同管理与报销方面的诸多难题，合思展现出了专业的解决方案。
数据同步方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，为合同管理与报销提供了准确的数据支持。
无需报销模式是合思的一大亮点。业务人员因公消费免垫资、免开票，消费受申请单&差标管控，消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列操作极大地简化了合同管理与报销流程，提高了工作效率。
合思系统连接能力强，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统。这打破了数据流转壁垒，加快了业务处理和数据统计效率，为合同管理与报销提供了更加便捷的技术支持。
项目实施：合同管理与报销变革的坚实推进
合思与动力源紧密合作，共同推进合同管理与报销数字化变革项目。项目历经了项目准备、蓝图设计、系统实现上线准备、功能测试和内部运维各个阶段。
在项目准备阶段，双方团队深入了解动力源的业务需求和现状，为后续的方案设计奠定基础。蓝图设计阶段，合思根据动力源的实际情况，制定了详细的合同管理与报销解决方案。系统实现上线准备阶段，进行了系统的开发和测试，确保系统的稳定性和可靠性。功能测试阶段，对系统的各项功能进行了全面测试，及时发现并解决问题。内部运维阶段，合思为动力源提供了持续的技术支持和维护服务。
在双方高层领导的重视下和项目组成员的共同努力下，项目于2021年5月1日7家公司成功上线，标志着动力源在合同管理与报销数字化转型方面迈出了重要一步。
显著成果：合同管理与报销效率飞升
动力源实施合思的解决方案后，在合同管理与报销方面取得了显著的成果与效益。
多系统集成，数据互通，操作体验全面革新。员工报销周期缩短3周，效率提升300%，会计工作量大幅缩减，人员成本节约50%。这不仅提高了员工的工作效率，还降低了企业的运营成本。
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工在合同管理与报销方面更加便捷。
财务审批有依据，费控更合规，结算更统一。财务人员无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，降低了基础工作压力，从手动制作单据到智能制单，节省了更多精力去做更有价值的工作。
管理实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够实时了解企业经营数据，随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表发现问题，对业务运行高效、及时、准确地决策，为合同管理与报销提供了更加科学的管理方式。
动力源评价：合同管理与报销合作的高度认可
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”这充分体现了动力源对合思在合同管理与报销方面服务的高度认可。
行动号召：开启合同管理与报销数字化之旅
合思凭借专业的解决方案和优质的服务，已帮助众多专精特新企业如动力源等解决财务数字化难题，尤其是在合同管理与报销方面取得了显著成效。如果您的企业也面临类似的财务挑战，欢迎与合思携手，开启财务数智化之旅，让有限更有效。现在，您可以免费试用合思的产品和服务，亲身感受合同管理与报销数字化带来的便捷与高效。
