在数字化浪潮席卷的当下，国家电子凭证数字化转型正稳步推进。2021 年 12 月 1 日，国家税务总局启动全面数字化的电子发票试点工作，截至 2023 年 12 月 1 日，数电票已在全国 36 省区市（含计划单列市）全面落地。2023 年 5 月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），这一举措标志着电子凭证全流程无纸化时代的来临。电子凭证无纸化不仅能够优化业务流程，还能有效降低单位运行成本和社会资源消耗。
在这样的政策背景下，北京合思信息技术有限公司凭借其在财务数智化领域的深厚积淀和卓越能力，为企事业单位提供了一站式的财务数智化产品和服务。合思通过其敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖掘更多净利润，提供包括聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等在内的全方位财务数智化服务，在优化会计报销流程方面发挥着重要作用。
经典零食品牌的财务困局
在竞争激烈的市场环境中，有一家知名的国民经典零食品牌，它凭借着美味的产品畅销了 30 余年，拥有覆盖全国的销售版图。然而，随着企业的不断发展，其复杂的供应链和多种并行的销售渠道，使得管理流程涉及多个系统，变得繁杂且低效。这在会计报销流程方面表现得尤为明显。
该品牌的差旅平台对账方案缺乏灵活性，而企业对核算精细化管理的要求却日益提高。财务人员不得不将大量数据在 Excel 中进行二次整理，然后人工记账。这种传统的方式不仅耗费大量时间和精力，还难以释放财务人员的真正价值，影响了会计报销流程的效率。
在费用管控方面，事前事中管控不连贯的问题十分突出。差旅控制不够精细和灵活，导致差旅成本居高不下。企业难以实现精细化的成本管控，会计报销流程也因此变得更加复杂和繁琐。
此外，纸电混合的会计档案管理也是一大难题。这些档案来源广泛、数量巨大，手工整理和查找不仅容易出错，还造成了高额的人力物力浪费，进一步阻碍了会计报销流程的顺畅进行。
合思量身定制解决方案
面对该零食品牌在财务方面的诸多挑战，合思为其量身定制了无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案，全面优化会计报销流程。
在员工消费环节，员工在进行差旅申请并通过业务审批后，可以选择在合思商城进行订购，也可以通过 TMC 进行订购。同时，系统会提供相应的对账单，方便员工和财务人员进行核对。这种方式让员工无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印，大大简化了会计报销流程。
在财务核算和记账环节，合思的对账结算中心发挥了重要作用。对于线上统一开票的情况，系统可以自动拆分结算并自动记账；对于线下统一开票的情况，则进行线下结算和手工记账。合思商城还能实现同屏比价，统一开票、自动拆分对账、记账去人工化，进一步提高了会计报销流程的效率。
在档案管理方面，合思表现得尤为出色。在合思环节实现了 L4 级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他 TMC 环节也实现了 L3 级无需报销录入发票等档案。合思档案可多源采集，智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理，为会计报销流程提供了有力的支持。
显著成果见证方案实力
合思的解决方案在该零食品牌得到应用后，取得了显著的成果，会计报销流程得到了极大的优化。
在成本控制方面，年度节约了 200 万 + 的差旅费用。该企业在合思商城的差旅消费从 2023 年 3 月的 40% 左右上升到 2024 年 2 月的 75% 左右。基于合思商城，企业消费可实现线上开票、自动对账记账，财务入账效率提升了 60%，会计报销流程更加高效。
在业财融合方面，实现了业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。打通了 12 个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链，使得会计报销流程更加规范和准确。
在档案管理方面，实现了线上线下一体化管理。标准化的线上借阅流程规范了档案室管理，简化了装订流程，大幅降低了成本。同时，凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了，以数字化方式管理会计档案，在保障数据安全的同时，管理效率大幅提升，会计报销流程也更加顺畅。
合思方案优势与未来展望
合思的解决方案帮助企业解决了财务痛点，在优化会计报销流程方面具有显著的优势和价值。它实现了降本增效、提升管理效率等目标，为企业的发展提供了有力支持，具有广泛的借鉴意义。
作为一家专业的财务数智化科技公司，合思将继续深耕细分领域，不断推出更多创新型的产品和服务，以满足市场的多样化需求。合思具有强大的功能，如差旅申请、商旅线上订购、发票采集等 20 多项功能，还提供灵活定价模式等优质服务，能够为不同规模和需求的企业提供合适的解决方案，进一步优化会计报销流程。
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