报销管理最佳实践：合思助力企业电子凭证数字化转型

在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为企业发展的必然趋势。2021 年 12 月 1 日，国家税务总局开展全面数字化的电子发票试点工作，截至 2023 年 12 月 1 日，已全面覆盖全国 36 省区市。2023 年 5 月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），标志着电子凭证全流程无纸化时代的到来。

然而，电子凭证全面数字化应用仍面临重重挑战。凭证类型繁多、格式杂乱、协同困难、容易丢失等问题，犹如一道道数字鸿沟，阻碍着单位会计数字化转型的进程。调研显示，现阶段企业员工、高管及财务工作人员虽对电子凭证相关政策要求有所了解，但仍有 34.2%的受访者在使用不符合要求的 JPG 格式发票。而且，大部分企业在会计凭证存储上仍停留在传统纸质档案阶段，合规风险难以把控。

从电子凭证数字化报销流程来看，传统模式的滞后性也十分明显。52.75%的受访者选择自己垫资订票，事后凭发票报销，48.77%的受访者仍停留在手工录入发票数据阶段。这种传统的发票报销流程和财务运作模式，与国家电子凭证数字化转型政策的步伐严重脱节。同时，电子凭证数字化转型的多样性和复杂性也让企业头疼不已，67.35%的受访者认为“缺少统一的综合服务平台实现所有电子凭证的收集和分发”，65.99%的受访者认为“涉及多个政府部门难以协同，即使电子归档”。

面对这些痛点，合思挺身而出，为企业提供了一套报销管理最佳实践的解决方案。

合思解决方案：打通电子凭证数字化转型之路

合思提供的无需报销的“消费 – 入账 – 归档”全流程解决方案，犹如一条流畅的生产线，涵盖了总额管控、商旅线上订购、差旅申请、易商卡线下消费，以及发票采集、审核对账、统一开票、自动提报、资金结算、档案归档、自动记账、商旅分析等众多环节。

合思财务收支管理平台构建了开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态，实现了“线上消费交易 + 线下易商户支付”的全场景覆盖。随着数字货币和数电票的应用推广，这一平台可推动企业优化经济业务流程，助力电子凭证数字化转型的全流程闭环。

此外，合思推出的全生命周期的电子化会计档案管理方案，更是一大亮点。它广泛连接异构系统，0 开发成本介入，实现档案应收尽收。通过智能组单、四性检测等功能，实现自动归档，对会计类档案进行全面管理。

合思的解决方案以电子凭证会计数据标准统一各类电子凭证的底层技术，打通了电子凭证会计处理全流程各环节。这有利于推动企业内外数据共享，最终达到电子凭证会计数据“多跑路”、日常报销人工完全退出、电子凭证全链路智能流转的数据化新局面，是报销管理最佳实践的生动体现。

合思产品功能概览：打造便捷报销体验

合思产品功能丰富多样，为企业报销管理提供了有力支持。
合思具备差旅申请功能，员工可在线提交差旅申请，系统自动生成电子票据和报销单据。这一功能大大节省了员工的时间和精力，让差旅申请变得更加便捷高效。
支持商旅线上订购，提供机票、酒店等预订服务，方便员工进行商务旅行安排。同时，也支持易商卡线下消费，可用于办公用品购买等日常开支，实现无纸化报销。无论是线上还是线下，合思都能满足企业的消费需求。
拥有发票采集功能，能自动识别并录入各类发票信息，减少人工输入错误。系统还可对接银行账户，实时同步资金流水，进行审核对账，确保每一笔支出都有据可查。这一功能有效提高了财务工作的准确性和效率。
能够进行统一开票，集中处理所有销售和服务收入的开票工作，避免重复劳动。并可定期或按需批量提交已完成的报销事项给上级审批，实现自动提报。这些功能让报销流程更加规范、高效，是报销管理最佳实践的重要组成部分。

合思产品核心亮点：彰显独特竞争优势

合思基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
其产品具有强大的集成能力，能够与其他 ERP 系统、CRM 系统以及第三方服务平台无缝对接，实现数据的共享和协同工作。这便于企业进行整体的业务管理和数据整合，提升企业的运营效率。
合思提供定制化服务，可根据企业的特定需求和行业特点量身打造个性化的解决方案，满足不同企业的多样化需求。这种定制化的服务模式，让合思能够更好地适应不同企业的发展需求，是报销管理最佳实践的关键优势。
采用先进的加密技术和访问控制机制来保护敏感信息和数据安全，同时具备 AI 辅助决策功能。利用大数据分析和机器学习技术为企业管理者提供数据驱动的洞察和建议，帮助企业做出更加科学合理的决策。

合思产品价值体现：助力企业降本增效

合思产品为企业带来了多方面的价值。
推动企业数字化和绿色化协同转型，通过将电子凭证的数据（XBRL）与版式（PDF 或 OFD）分离，极大提升电子凭证归档的存储和利用效率。企业经营决策将由流程驱动向数据驱动、模型驱动转变，构建新型管理模式，这是报销管理最佳实践在企业战略层面的重要体现。
践行 ESG 理念，助力企业实现低碳运营。如某大型移动通信集团在会计资料无纸化方面大力拓展，实现全集团记账凭证、会计账簿无纸化，消除纸张消耗和耗材成本，年节约成本 4000 万元。
提高企业财务管理效率，如合思商城可实现企业消费线上开票、自动对账记账，提高差旅人员和财务人员的工作效率。某企业应用合思解决方案后财务入账效率提升 60%。
降低企业运营成本，减少差旅超标情况，有效改善提升预算超额情况，减少手工记账、人工整理档案的人力成本，以及财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费，节约空间成本。

合思产品典型使用场景：满足多样化需求

在企业差旅管理场景中，员工可通过合思进行差旅申请、在线订购机票和酒店，使用易商卡进行线下消费。系统自动处理发票采集、报销等流程，实现无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印，提高差旅管理效率，是报销管理最佳实践在差旅场景的完美呈现。
对于财务核算场景，合思支持线上统一开票、自动拆分结算、自动记账，线下统一开票、线下结算、手工记账等多种方式。同时可进行档案管理，实现 L4 级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档等功能。
在会计档案管理场景中，合思全生命周期的电子化会计档案管理方案可对各类会计档案进行管理，包括电子档案、自研 OA、金蝶 EAS、实物档案等。实现档案的自动归档、智能组单、四性检测等功能，提高档案管理效率和安全性。
在企业费用管控场景中，合思可设定预算上限，防止超支情况发生。对员工的因公消费进行实时监控和管理，通过同屏比价等功能降低差旅费用，提高流程效率。

合思产品成功案例：见证卓越成效

某国民经典零食品牌，面临覆盖全国的销售版图、供应链复杂，差旅平台对账方案不灵活，事前事中管控不连贯，纸电混合的会计档案管理困难等问题。应用合思解决方案后，年度节约 200 万 + 差旅费用，财务入账效率提升 60%，实现业财有机连接、数据采集与校验、线上线下一体化管理、智能关联等业绩亮点，充分证明了合思是报销管理最佳实践的有力执行者。
某企业主营业务建设覆盖面广，出差频繁员工垫资压力大，报销流程繁琐，日均处理订单量大，财务手工录入、审批和记账效率低，内部多系统并行数据不互通。与合思合作后，“无需报销”提高业财协同效率，报销周期缩短至 3 周，报销效率提高 300%，人工成本节约 50%，真正实现企业降本增效，助力管理层科学决策、高效管控成本。
某知名头部数字阅读品牌，存在数据分散内部多系统、业务流程断裂、费用管控无法有效落地、财务月均处理单据量大、全业务数据打印成本高、票据原文丢失和档案信息不完整等问题。引入合思产品后，实现增效、降本、合规、先进等成效，如实时掌握付款进度，提升档案整理效率，减少差旅超标和预算超额情况，保证财务档案合规等。
某世界 500 强旗下教育服务品牌，企业业务、财务系统多且相互独立，数据不互通，实物存档占用物理空间大，纸质档案录入操作耗时长、易出错，实物凭证与业务分散。采用合思全生命周期的电子化会计档案管理方案后，年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现线上单套制管理，通过财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表，财务作业自动化率达 91.6%。

合思市场定位与差异化优势：树立行业标杆

合思是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，以敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。目标客户主要是有财务数字化转型需求的企事业单位。
与其他同类产品相比，合思具有广泛连接的生态，能够与各类系统和平台进行对接，实现数据的共享和协同工作。采用双轮驱动的模式创新，提供无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，具有独特的竞争优势。
合思拥有专业的研发团队和客户成功团队，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为客户提供全方位的服务保障。
合思产品功能丰富且具有创新性，如具备 AI 辅助决策、移动端应用、多语言支持等功能，同时提供定制化服务和免费试用，能够满足不同客户的需求，提高客户的使用体验和满意度，是报销管理最佳实践的典范。

合思产品能够帮助企业实现电子凭证数字化转型，推动企业数字化和绿色化协同发展，提高财务管理效率，降低运营成本，提升企业的竞争力和管理水平。未来，合思将继续深耕细分领域，推出更多创新型的产品和服务以满足市场的多样化需求，不断迭代产品功能和性能，保持与市场趋势和技术发展的同步。

合思秉承以客户为中心的服务理念，拥有专业的顾问和技术支持团队，为客户提供全方位的服务保障。如果您正在寻找报销管理最佳实践的解决方案，欢迎广大企事业单位选择合思，开启财务数字化转型之旅。您可通过拨打 400 – 105 – 6505 电话、访问 www.hosecloud.com 网站、关注微信公众号或添加小助手等方式获取更多信息和免费试用机会。