在科技飞速发展的当下，电子凭证数字化转型已成为时代的必然趋势。2021 年 12 月 1 日，国家税务总局开启全面数字化的电子发票试点工作，到 2023 年 12 月 1 日，数电票已全面覆盖全国 36 省区市（含计划单列市）。2023 年 5 月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），这标志着电子凭证全流程无纸化时代正式来临。
电子凭证无纸化具有诸多显著优势。它能够优化业务流程，改变传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境。同时，有效降低单位运行成本和社会资源消耗，实现经济效益和环境效益的双赢。
北京合思信息技术有限公司，作为一家专注为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，敏锐地捕捉到这一时代机遇。通过其敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖掘更多净利润。合思始终秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。凭借专业的服务和先进的技术，合思为众多企业提供了有效的解决方案，并取得了显著成果。接下来，让我们通过一个具体案例，深入了解合思在差旅档案管理方面的卓越表现。
经典零食品牌差旅档案管理困局
有这样一个畅销 30 余年的国民经典零食品牌，它拥有覆盖全国的销售版图。然而，庞大的规模也带来了一系列挑战。其供应链复杂，多种销售渠道并行，管理流程跨多个系统，使得整个运营过程繁杂且低效。
在差旅档案管理方面，该品牌面临着诸多痛点。差旅平台对账方案缺乏灵活性，而企业对核算精细化管理要求又极高。财务人员往往需要在 Excel 中进行二次整理，人工记账不仅效率低下，还难以释放财务的真正价值。
事前事中管控的不连贯，导致差旅控制不精细、不灵活。差旅成本居高不下，企业难以实现精细化成本管控。这使得企业在差旅费用的支出上如同脱缰野马，难以有效约束。
纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大。手工整理和查找这些档案时，极易出错，造成了高额人力物力的浪费。在这种情况下，企业急需一种高效的差旅档案管理解决方案。
合思量身定制差旅档案管理良方
面对该零食品牌的困境，合思提供了一套无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。
员工消费方面，员工可通过差旅申请、业务审批后，在合思商城订购或 TMC 订购。合思商城和 TMC 会提供对账单，为后续的财务处理提供清晰的依据。
在财务核算和记账环节，合思设有对账结算中心。线上可实现统一开票、自动拆分结算、自动记账，大大提高了财务工作的效率。对于线下统一开票的情况，则进行线下结算、手工记账，灵活适应不同的业务场景。
档案管理是合思解决方案的一大亮点。在合思环节实现 L4 级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他 TMC 环节实现 L3 级无需报销录入发票等档案。这种智能化的档案管理方式，让差旅档案管理变得更加高效、便捷。
合思方案还具有诸多优势。便捷申请方面，员工无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印，大大简化了报销流程。同屏比价功能实现了统一开票、自动拆分对账、记账去人工化，提高了财务处理的准确性和效率。多源采集功能实现了智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理，让差旅档案管理更加科学、规范。
经典品牌差旅档案管理焕新颜
该零食品牌在采用合思的解决方案后，取得了显著的成果。
在差旅费用节约方面，年度节约 200 万 + 差旅费用。企业在合思商城的差旅消费从 2023 年 3 月的 40% 左右上升到 2024 年 2 月的 75% 左右。这一数据的变化，直观地反映了合思方案在控制差旅成本方面的卓越成效。
财务入账效率得到了大幅提升。基于合思商城，企业消费可实现线上开票、自动对账记账，提高了差旅人员和财务人员的工作效率，财务入账效率提升了 60%。这意味着财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的财务分析和决策工作中。
业财有机连接，实现了电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。这使得企业的财务管理更加规范、透明，为企业的决策提供了更准确的数据支持。
在数据采集与校验方面，合思打通 12 个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。这确保了差旅档案的准确性和可靠性，为企业的合规运营提供了有力保障。
合思差旅档案管理优势与未来展望
合思的解决方案在差旅档案管理方面具有显著的优势和价值。它能够帮助企业解决财务痛点，实现降本增效，提升财务管理水平和效率。无论是从节约差旅费用、提高财务入账效率，还是实现业财融合和档案数字化管理，合思都展现出了强大的实力。
电子凭证数字化转型是未来的发展趋势，合思将继续深耕细分领域，推出更多创新型的产品和服务以满足市场的多样化需求。合思具有强大的功能和服务优势，如自动记账、总额受控、AI 辅助决策、移动端应用、多语言支持等，还提供定制化服务、持续更新升级等。
如果您的企业也在为差旅档案管理问题而烦恼，不妨选择合思。合思将凭借其专业的服务和先进的技术，为您的企业量身定制解决方案。现在，欢迎广大企业拨打 400 – 105 – 6505 电话咨询，或访问 www.hosecloud.com 网站了解更多信息，还可免费试用合思的解决方案，开启财务数字化转型之旅。
