在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为企业发展的必然趋势。2021年12月1日，国家税务总局拉开了全面数字化的电子发票试点工作的序幕，到2023年12月1日，数电票已在全国36省区市全面落地。2023年5月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），这一举措犹如吹响了电子凭证全流程无纸化时代的号角。
电子凭证无纸化的优势不言而喻，它能够优化企业的业务流程，让传统报销模式摆脱困境，降低单位的运行成本和社会资源的消耗，真正实现经济效益与环境效益的双赢。在这样的大背景下，合思作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，帮助众多企业挖掘出更多的净利润。截至目前，已有7000 + 付费企业和300万 + 未来财务人选择合思，踏上了降本增效、合规经营和低碳运营的发展之路。
数字阅读巨头的差旅档案管理困境
某知名头部数字阅读品牌，在行业内可谓是熠熠生辉。然而，在差旅档案管理方面，却面临着诸多挑战与痛点。
首先，该企业的数据分散在内部多个系统之中，业务流程出现断裂，数据整合的难度极大。这直接导致费用管控难以有效落地，预算超标的情况时有发生，使得企业在成本控制上陷入了被动局面。
其次，每个财务月均需处理单据量高达500 + 张，全量的原始凭证与财务凭证都需要进行打印粘贴。财务人员长期陷入大量低价值、机械性的工作中，人效十分低下，宝贵的时间和精力都浪费在了这些繁琐的事务上。
再者，全业务数据都需要打印成本，以纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等一系列操作，这造成了每月大量的纸张浪费。不仅增加了企业的运营成本，也不符合当下环保的发展理念。
最后，票据原文丢失、档案信息不完整的情况时有发生。当业务需要借阅历史资料时，工作人员需要在海量的纸质文件中翻找，效率极低，根本无法适应企业快速扩张的需求。这种传统的差旅档案管理方式，已经成为了企业发展的掣肘。
合思打造差旅档案管理解决方案
面对该客户的重重困境，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，助力企业完成业财平台建设。
在财务准确性方面，该方案通过严格的审核机制和先进的技术手段，确保财务数据的准确无误，顺利通过审计，完全符合上市要求。在财务及时性方面，结账时间从T + 15大幅提升到T + 7，年底预计能够达到T + 5，大大提高了财务工作的效率。
该方案实现了员工无需垫资、无需报销的便捷模式，灵活覆盖因公消费全场景。费用业务数字化深入渗入日常办公，让员工能够更加专注于工作，提升了工作体验。同时，发票OCR识别验真功能，有效保障了企业费用的合规性。审批流转路径清晰可视，能够有效管理员工借款与核销，让企业的财务管理更加规范有序。
合思方案带来差旅档案管理新变革
在采用合思的解决方案后，该客户在差旅档案管理方面取得了显著的成果。
在增效方面，企业能够实时掌握付款进度，财务人员无需耗费时间进行单点沟通，大大提高了工作效率。档案整理效率得到了极大提升，消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗费的工时。形成了财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率。通过精准的实物档案定位，提升了实物档案查找效率，让企业的档案管理更加高效便捷。
在降本方面，减少了差旅超标情况，有效改善和提升了预算超额的情况，为企业节约了大量的成本。减少了手工记账、人工整理档案的人力成本，提高了人力资源的利用效率。减少了财务凭证等产生的纸张及过程中的成本浪费，符合环保理念。减少了财务档案空间占用，节约了空间成本，让企业的资源得到了更加合理的利用。
在合规方面，发票OCR识别验真功能继续发挥着重要作用，有效保障了企业费用的合规性。审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销，让企业的财务管理更加规范。保证了财务档案的原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求，让企业的档案管理更加安全可靠。
在先进性方面，该方案灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销，让工作更加轻松便捷。费用业务数字化渗入日常办公，体现了企业管理以人为本的理念。紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低了纸质耗材，为环保事业做出了贡献。实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型，让企业在差旅档案管理方面走在了行业的前列。
合思方案引领差旅档案管理未来
合思的财务收支管理平台构建了开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态，实现了“线上消费交易 + 线下易商户支付”的全场景覆盖。这一平台推动企业优化经济业务流程，助力电子凭证数字化转型的全流程闭环，为企业的差旅档案管理提供了强大的支持。
电子凭证数字化转型是企业数字化转型的先行者、引领者和推动者，它将推动无需报销迈向L5级，实现全场景、全链路智能化无需报销。在未来，差旅档案管理将更加智能化、高效化、合规化。
合思拥有多项优势，提供免费试用、灵活定价模式、强大的集成能力等，能够为企业提供全方位的服务保障。如果您的企业也想在差旅档案管理方面实现数字化转型，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，了解更多合思的财务数智化解决方案，开启免费试用，让合思助力您的企业开启财务数字化转型之旅。
