在数字化浪潮席卷而来的当下，电子凭证的数字化转型已成为时代发展的必然趋势。2021年12月1日，国家税务总局正式开展全面数字化的电子发票试点工作，截至2023年12月1日，这一试点已全面覆盖全国36省区市。2023年5月，财政部发布电子凭证会计数据标准，这一举措标志着电子凭证全流程无纸化时代的正式到来。电子凭证无纸化不仅能够优化业务流程，还能显著降低单位运行成本和社会资源消耗，为企业的可持续发展注入新的活力。
北京合思信息技术有限公司，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，在这场电子凭证数字化转型的浪潮中扮演着至关重要的角色。合思凭借其敏捷的财务收支管理平台，助力企业挖掘更多净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新以及无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供了全方位的财务数智化服务，帮助企业在数字化转型的道路上迈出坚实的步伐。下面，让我们通过一个实际的客户案例，深入了解合思解决方案的强大优势。
数字阅读巨头的财务困局
某知名头部数字阅读品牌，在行业内拥有极高的知名度和广泛的用户群体。然而，随着企业的快速发展，该品牌在财务管理方面逐渐暴露出诸多问题。
数据分散在内部多个系统中，业务流程断裂，数据整合难度极大。这使得费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生，企业难以对成本进行精准把控。在差旅数据洞察方面，由于数据的分散和不连贯，企业无法及时准确地了解差旅费用的使用情况，难以制定合理的差旅预算和政策。
每个财务月，该企业均需处理单据量达500 + 张。全量的原始凭证与财务凭证都需要进行打印粘贴，财务人员长期陷入大量低价值、机械性的工作中，人效极低。这种繁琐的工作流程不仅耗费了大量的人力和时间，还降低了工作效率，影响了企业的整体运营。
全业务数据均需打印成纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等操作，这不仅造成了每月大量的纸张浪费，还增加了企业的运营成本。同时，由于纸质档案管理的局限性，票据原文丢失、档案信息不完整的情况时有发生。业务借阅历史资料时，需要在海量的纸质文件中翻找，效率低下，无法适应企业快速扩张的需求。在差旅数据洞察方面，纸质档案的管理方式使得数据的查询和分析变得困难重重，企业无法及时获取准确的差旅数据，难以做出科学的决策。
合思解决方案破局之道
面对该知名数字阅读品牌的财务挑战，合思为其量身定制了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案。
合思的解决方案助力企业完成了业财平台建设，保证了财务的准确性，使得企业的财务数据能够顺利通过审计，符合上市要求。同时，该方案还显著提升了财务的及时性，结账时间从原来的T + 15提升到了T + 7，年底预计可达到T + 5。在差旅数据洞察方面，通过业财平台的建设，企业能够实时获取差旅费用的相关数据，对差旅费用的使用情况进行精准分析，为企业的决策提供有力支持。
该解决方案实现了灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销，费用业务数字化渗入日常办公。这一模式充分体现了企业管理以人为本的理念，提高了员工的工作满意度和效率。员工在进行差旅消费时，无需再为繁琐的报销流程而烦恼，企业也能够更加及时地掌握差旅费用的使用情况，实现了差旅数据的实时洞察。
紧贴双碳目标号召，合思的解决方案采用单套制管理会计档案，大幅降低了纸质耗材的使用，实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面数字化转型。这不仅有助于企业降低运营成本，还符合国家的环保政策要求，为企业的可持续发展做出了贡献。在差旅数据洞察方面，数字化的档案管理方式使得企业能够更加方便地存储和查询差旅数据，为企业的数据分析和决策提供了便利。
转型成效显著多方共赢
在采用合思的解决方案后，该知名数字阅读品牌取得了显著的成果。
在增效方面，企业能够实时掌握付款进度，财务人员无需再耗费时间进行单点沟通。同时，档案整理效率得到了极大提升，消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时。形成了财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率。通过精准实物档案定位，企业的实物档案查找效率也得到了显著提高。在差旅数据洞察方面，实时的付款进度跟踪和高效的档案管理使得企业能够更加及时地获取差旅数据，对差旅费用的使用情况进行深入分析，为企业的决策提供更加准确的依据。
在降本方面，合思的解决方案减少了差旅超标情况，有效改善了预算超额的问题。同时，减少了手工记账、人工整理档案的人力成本，降低了财务凭证等产生的纸张及过程中的成本浪费，节约了财务档案空间占用，节省了空间成本。在差旅数据洞察方面，通过对差旅数据的分析，企业能够发现差旅费用使用中的问题和潜在的节约空间，制定更加合理的差旅政策，降低差旅成本。
在合规方面，发票OCR识别验真功能有效保障了企业费用的合规性。审批流转路径清晰可视，有效管理了员工借款与核销。同时，保证了财务档案的原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。在差旅数据洞察方面，合规的费用管理和档案存储使得企业能够更加放心地进行数据分析和决策，确保企业的差旅活动符合相关法律法规的要求。
合思优势引领未来转型潮流
合思的无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，帮助企业成功解决了财务痛点，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，全面提升了企业的财务管理效率和水平。
电子凭证会计数据标准的推广应用，将推动电子凭证的全链无纸化，促进数字化、绿色化协同发展，实现经济效益和环境效益的共赢。在当前的经济环境下，企业应主动积极了解国家政策动向，提早布局相关系统规划或升级，以适应电子凭证数字化转型的趋势。
合思拥有强大的功能和服务，如AI辅助决策、移动端应用、多语言支持、安全隐私保护等，还提供定制化服务、免费试用、灵活定价模式等，能够满足不同企业的需求。无论是大型企业还是中小企业，都能在合思找到适合自己的财务数智化解决方案。
如果您的企业也面临着财务管理方面的挑战，不妨抓住电子凭证数字化转型的机遇，与合思合作，免费试用我们的解决方案，共同推动财务数字化转型，开启企业发展的新篇章！
