在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键举措。世界500强旗下的一家教育服务品牌，敏锐地察觉到了这一趋势，在财务数字化转型方面展开了积极的探索。该企业业务规模庞大，业务和财务系统众多且相互独立，宛如一座信息孤岛，数据难以互通。结构化数据提取困难重重，电子发票的处理工作，如打印、查重、验伪等，不仅耗费大量人力和时间，还造成了纸张的严重浪费。实物存档更是成为企业的一大负担，占用大量物理空间，需要专人管理，成本居高不下。同时，档案损坏时有发生，让企业面临着合规风险。不断重复的纸质档案录入操作，不仅耗时，还容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表等的装订要求高，进一步增加了工作的难度和时间成本。而且，实物凭证与业务分散，无法实现智能搜索和准确查找，档案查阅缺少留痕，也无法多人同时借阅，导致档案资产的利用率极低。在这样的困境下，该企业急需一套专业、全面的解决方案来解决财务文档安全等问题。
困境迷局：业务现状与痛点剖析
该企业的业务架构复杂，业务和财务系统犹如一盘散沙，缺乏有效的整合。众多独立的系统使得数据难以流通，结构化数据提取如同在茫茫大海中捞针。电子发票的处理工作成为财务人员的噩梦，打印发票的纸张堆积如山，查重和验伪的过程繁琐且低效。实物存档占据了大量的办公空间，企业不得不安排专人进行管理，这无疑增加了运营成本。而且，档案损坏的情况时有发生，一旦出现问题，企业可能面临合规风险，影响企业的正常运营。
不断重复的纸质档案录入工作，不仅耗费大量时间，还容易出现人为错误。发票、外部附件、凭证、账簿、报表等的装订要求严格，需要耗费大量的精力和时间。实物凭证与业务的分散，使得档案的查找变得异常困难，无法实现智能搜索和准确定位。档案查阅缺少留痕，无法多人同时借阅，导致档案资产的利用率极低，财务文档安全也难以得到有效保障。
破局良策：合思全生命周期电子化会计档案管理方案
合思针对该企业的困境，提供了一套全生命周期的电子化会计档案管理方案。该方案具有广泛的档案数据来源，包括电子档案、自研OA、实物档案等。自动封装接口达40种以上，能够广泛连接异构系统，实现0开发成本介入，确保档案应收尽收。接口传输方式多样，包括影像支撑、外部设备扫描、人工上传等，方便快捷，为保障财务文档安全奠定了基础。
自动归档功能强大，涵盖智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等环节，实现了档案管理的全流程自动化。会计类档案管理范围广泛，内部包括凭证、订单、会计账薄、财务会计报告、应付采购单、审批单据、进项报销单、销项应收单、其他会计档案等；外部包括纸质发票及影像、银行电子回单、税控类电子发票、影像文件、财政电子票据、电子客票、电子行程单、合同等。通过这套方案，企业能够实现财务文档的集中管理，有效保障财务文档安全。
落地执行：方案实施过程与步骤
合思在方案实施过程中，通过广泛连接异构系统，实现了档案数据的全面采集。无需客户进行额外的开发工作，确保了档案数据的完整性和准确性。在接口传输方面，提供了多种方式，客户可以根据自身情况选择合适的方式进行档案数据的传输，方便快捷且保障了财务文档安全。
在自动归档环节，合思利用智能组单和四性检测等技术，对档案进行自动化处理和管理。智能组单能够根据预设的规则自动对档案进行分类和整理，提高了档案管理的效率。四性检测则确保了档案的真实性、完整性、可用性和安全性，为财务文档安全提供了有力保障。同时，合思的解决方案还提供了强大的规则引擎自定义搭建功能，能够实现亿级数据的秒级调阅和穿透联查，使财务档案更加“轻量”，方便客户进行查询和管理，进一步提升了财务文档安全水平。
显著成效：实施解决方案后的成果与效益
经过合思解决方案的实施，该企业取得了显著的成果与效益。年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案多维度穿透查询功能，以电子借阅为主，简便高效，大大提高了档案的查阅效率，同时也保障了财务文档安全。
通过试点改造，该企业实现财务数据自动化率91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业财务相关负责人表示，有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上，进一步提升财务文档安全保障能力。
客户赞誉与行动号召
企业财务相关负责人对合思的解决方案给予了高度评价。他认为，通过合思的电子会计档案系统和规则引擎，有效管理了大量数据，财务管理效率得到了显著提升，成本也大幅降低。该企业自2017年建立财务共享中心起，不断推进财务数字化转型，与合思合作建设电子档案系统后，取得了良好的效果，成为以财务共享中心引领企业数字化运营的典型案例。
如果您的企业也面临着类似的财务数字化转型问题，不妨尝试合思的敏捷财务收支管理平台。我们将为您提供专业、全面的解决方案，帮助您实现降本增效、合规经营和低碳运营，有效保障财务文档安全。合思提供免费试用服务，新客户可享受为期一个月的无忧体验版，无需任何费用即可开始使用。同时，我们拥有专业的客户成功团队，为您提供全方位的服务保障。快来联系我们吧，电话：400 – 105 – 6505，网站：www.hosecloud.com。
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