在当今数字化浪潮席卷的时代，企业面临着前所未有的变革与挑战。尤其是随着 2025 年数电票全覆盖目标的推进，企业财务档案管理正迎来一场深刻的变革。数电票管理的特殊性，让企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
在传统档案管理模式下，企业可谓是痛点重重。对于企业高管而言，纸质档案管理成本高昂，不仅需要花费大量资金用于纸张、装订等耗材，还需要占用大量的存储空间来存放这些档案。而且，档案数据难以进行有效的分析和利用，无法为企业决策提供有力支持。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理档案不仅耗费大量时间，还需要手动逐一进行匹配核对，工作效率低下。业务人员在报销纸质票据时，流程繁琐，耗费大量时间和精力。
传统档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出耗材成本高，档案室等存储空间需求大，这些都是显而易见的显性成本。而手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅数据不能有效利用，这些隐形成本也不容忽视。此外，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，纸质档案易因不可抗力损坏，导致企业面临较高的合规风险。
企业在推行数字化的过程中，虽然通过各类系统解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存和数据存储线下载体问题。要保证财务文档安全，确保企业财务档案管理合规，实现全面数字化，就需要一款专业的档案管理产品。合思档案应运而生，它为企业提供了全面、高效、安全的档案管理解决方案。
多元方案 满足企业多样需求
合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。
单套制解决方案为企业带来了极大的便利。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。电轨运行保证了线上一套电子数据管理，使得财务档案证据链完整。纸质原文件混序归档效率更高，会计档案无需打印，且数据完整、真实、合规，有效保障了财务文档安全。
档案扩展解决方案则具有高度的灵活性。它可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式 OpenAPI 和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，让企业能够根据自身需求对不同类型的档案进行高效管理，进一步提升了财务文档安全管理的水平。
证据链完整性解决方案更是合思档案的一大亮点。通过可视化规则引擎，它提供了不同组合形式的档案匹配组装能力。依照规则将零散档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链，并提供财务视角下的完整性检测方案，保障财务合规，确保财务文档安全无虞。
核心功能 彰显管理独特优势
合思档案的核心功能强大且实用，相比传统档案管理方式具有显著的优势，为财务文档安全提供了全方位的保障。
多源采集功能支持接口互联、自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。同时，它也支持手动采集、自主补录，可对不满足系统集成要求的零散会计资料进行便捷手动数据补录，确保所有财务文档都能被安全采集和管理。
智能制档功能利用规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置。不同系统、类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了 90%的人工匹配工作量。它还有辅助人工整理功能和关联任务执行进度可视化功能，让制档工作更加高效。通过字段映射让查阅更便捷，完成多档案类型的业务字段映射，打破业务属性标签，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，提高了财务文档安全管理的效率。
专用格式版式文件自主采集结构化字段信息，摆脱了传统文件存储形式，实现了数据与可读文件的实时转化，降低了企业档案存储成本。它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表等版式文件可自定义调配生成，使档案的可扩展性更强，进一步保障了财务文档安全。
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。它围绕财务数据文件及业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯，为财务文档安全提供了坚实的保障。
成功案例 见证实际卓越效果
合思档案在不同类型的企业中都有着出色的应用表现，通过实际案例充分展示了其保障财务文档安全、提升档案管理效率的能力。
某企业年单据量高达 2.6 亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、实现档案管理电子化和借阅管理信息化等解决方案，达到了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。业务与财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，企业成本显著降低，同时也保障了财务文档安全。
世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保响应政策，提升了整理匹配效率，减少了存储空间成本和纸张打印成本，确保了财务文档安全。
多系统数据互联的企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如档案散落各系统未有效整理利用、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理存在诸多问题、电子发票和回单存档不合规范等。合思档案的数据集成、业务检测和跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本 30W + /年，提高了档案匹配和查询效率，保障了财务文档安全。
中国最大的 K12 民办教育集团之一在档案管理的采集、存储、整理、利用环节都存在问题。合思档案的数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询和简便高效的电子借阅，有力地保障了财务文档安全。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案秉持以客户为中心的服务理念，聆听用户需求进行产品迭代，能帮助企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用，为企业的财务文档安全保驾护航。
众多事业单位及院校、央企、行业领军企业和国家试点企业都选择了合思档案，如海亮教育、徐福记、中交水规院、金牌橱柜等，它们都取得了良好的应用效果，企业可放心选择。合思在多地设有办公地点，包括北京、上海、杭州等城市，联系电话为 400 – 105 – 6505，网站是 www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序获取相关信息。
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