合思数字化档案平台：引领企业财务档案管理新时代

在数电票时代的浪潮中，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。预计到2025年，数电票将实现全覆盖，这意味着企业的财务档案管理必须进行信息化的“恶补”。数电票需经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。与此同时，纸电混合时代下，企业各层级人员也面临着诸多难题。企业高管要应对纸质档案管理成本高、占地大且数据难以分析利用的困境；财务人员需手动整理大量档案数据，工作枯燥又繁复；业务人员则深陷报销流程繁琐的泥沼。

传统纸质档案管理更是存在着诸多痛点。高显性成本方面，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，存储空间需求巨大；高隐形成本上，手工装册归档的重复性工作量大，数据无法得到有效利用；高合规风险也不容忽视，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，纸质档案还容易损坏。不过，国家政策大力支持电子会计档案管理，明确电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，这标志着企业电子会计档案全面无纸化时代已经来临。在这样的背景下，合思数字化档案平台应运而生，为企业提供了卓越的解决方案。

合思方案：解锁多元需求密码

合思数字化档案平台提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案。它能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。

单套制解决方案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。通过线上一套电子数据管理，保证了财务档案证据链的完整，纸质原文件混序归档，大大提高了效率。真正做到会计档案不打印，应收尽收，档案数据完整、真实、合规。

档案扩展解决方案允许企业自定义档案类型，进行全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。

证据链完整性解决方案借助可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，有力保障财务合规。

全维功能：档案管理生命周期呵护

合思数字化档案平台具备采集、制档、管理、应用等全生命周期管理功能。
多源采集功能支持接口互联、自主采集。它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，也支持手动采集、自主补录，可对单张PDF大文件进行自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。
智能制档功能通过规则引擎自动组装会计档案。不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量。还可通过字段映射让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
档案管理功能具备权限管理，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限。档案目录可灵活扩展，支持自定义档案目录分类和字段维护。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式。
档案应用功能支持多维检索，可按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索和批量检索。实现一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。

核心亮点：降本增效合规利器

合思数字化档案平台具有显著的降本增效作用。它可节约70%纸张成本、75%整理成本，90%检索效率提升，让企业在当前经济环境下更有效地“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档，档案无需打印。
它是电子会计档案管理闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。
平台让数据“活起来”，真正实现档案数据的有效利用，前后端数据同源，流程全息贯通，提升了管理能效。
并且，它符合国家政策要求，实现应收尽收，“四性检测”+“业务检测”满足财务档案管理要求特殊性，双模检测实现归档即合规。

场景价值：精准赋能不同角色

对于CEO/高管而言，合思数字化档案平台可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，实现降本增效、绿色低碳运营。
对于归档员/财务人员，能提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。
对于外部审计，可实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通、补充审计资料。
该平台帮助企业解决内外交困的档案管理问题，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地。

典型场景：覆盖档案管理全程

在档案采集场景中，合思数字化档案平台可通过多种方式采集会计资料，包括外部生态的规则引擎、业务映射等，以及内部的EAI插件、API接口等，支持多渠道、多系统、多类型的会计资料采集管理。
在智能制档场景中，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。还可通过字段映射实现多档案类型的业务字段映射，方便查询。
在档案管理场景中，权限管理精准管控，可自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类和字段维护。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式。
在档案应用场景中，支持多维检索，可按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索和批量检索。实现一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。

成功案例：见证平台卓越成效

某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思数字化档案平台解决方案后，实现多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化，业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化，流程精简，企业成本降低，数据加载和关联匹配时间大幅缩短，凭证与单据关联次数、单据与单据关联次数众多。
某集团型企业档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合。采用合思数字化档案平台单套制管理方案后，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理存在诸多问题。采用合思数字化档案平台单套制管理方案后，统一储存，业务证据链完整，数据共享，实现全生命周期管理，预估节省总体成本30W+/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
某教育集团业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，实物存档占用空间且易损坏，财务账表归档装订复杂，实物凭证与业务分散，查阅繁琐。采用合思数字化档案平台单套制管理方案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

市场定位：行业领先独具优势

合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一。
合思数字化档案平台是领先的单套制电子会计档案管理平台，提供便捷调阅不打印，混序归集免组装的解决方案，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。
它拥有强大的大数据解决方案，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。
该平台具备灵活承接、持续迭代的能力，能够满足接收管理数电票的需求，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。

合思数字化档案平台助力企业解决“纸+电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思数字化档案平台将在企业数字化转型中发挥重要作用。

合思数字化档案平台服务众多企业客户，包括事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等，得到了客户的高度认可和好评。如果您的企业也想开启财务档案管理数字化之旅，欢迎拨打400 – 105 – 6505电话咨询，或访问www.hosecloud.com网站了解更多信息，也可通过微信公众号和微信小程序获取相关资讯，还能免费试用合思数字化档案平台，体验其卓越功能。