在数字化浪潮风起云涌的当下，企业的文件归档管理正面临着前所未有的挑战与机遇。2025年数电票全覆盖的目标日益临近，企业财务档案管理迎来了新的变革节点，信息化建设成为企业亟待补齐的短板。因数电票管理的特殊要求，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。
然而，在纸电混合的时代，企业在传统文件归档管理中遭遇了诸多痛点。企业高管面临着纸质档案管理成本居高不下、存储空间占用大的难题，且档案数据缺乏有效汇总整理，难以进行深度分析和利用。财务人员则深陷档案数据量庞大、整理工作枯燥繁琐的困境，需要手动逐一匹配核对，耗费大量时间和精力。业务人员也对出差、招待后报销的纸质票据留存上交流程感到头疼不已。
传统文件归档管理不仅存在高显性成本，如纸质凭证输出的耗材成本、档案室和档案柜的存储空间成本；还存在高隐形成本，如手工装册归档的重复性工作量、查询调阅条件的粗糙导致数据无法有效利用；更存在高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段、不可抗力可能导致纸质档案损坏等。尽管企业在推行数字化过程中，通过OA系统、资金系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存和数据存储线下载体的问题。
面对这些痛点，合思档案应运而生，为企业提供了全面、专业的文件归档管理解决方案。
量身定制：合思档案多元角色解决方案
合思档案充分考虑了企业不同角色的需求，为CEO/高管、归档员/财务、外部审计等提供了针对性的解决方案。
对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障企业合规管理。通过提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策实现数智化。在当前经济环境下，合思档案帮助企业降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，为企业打响数字化转型的决胜之战。
对于归档员/财务来说，合思档案可以显著提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。实现档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控和分析，轻松完成文件归档管理，提高档案利用效率。
对于外部审计，合思档案实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，让财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的文件归档管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。
功能卓越：合思档案核心优势凸显
合思档案拥有一系列强大的核心功能，相较于传统文件归档管理方式具有显著优势。
多源采集功能是合思档案的一大亮点。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。
智能制档方面，合思档案通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量。同时，还有关联检索等辅助功能和手工关联等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
在档案管理上，合思档案支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。它支持自定义档案目录分类，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展等。
合思档案的优势十分明显。它能实现显著的降本增效，彻底告别传统手工归档，档案无需打印。作为闭环全量业财系统的“连接器”，合思档案补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值。实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。
实战验证：合思档案应用成效显著
合思档案在不同企业的文件归档管理中得到了广泛应用，并取得了显著成效。
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。简化了装订流程，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，数据指标良好，如数据加载仅需30s、关联匹配15min等。
世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。管理成效包括实现标准化落地、力保电子会计档案合规、低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。
一家企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主存在诸多问题、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案实现了广泛连接、标准统一；业务检测方案能快速核查档案关系链条和数据金额匹配情况；跨系统调阅方案可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
中国最大的K12民办教育集团之一面临着业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、实物存档占用空间且易损坏、财务账表归档装订复杂、实物凭证与业务分散查阅繁琐等问题。合思档案的数据集成方案实现了应收尽收、统一数据标准；智能化制档方案搭建了全业务版式文件自动生成及归档，实现了智能化自动组装；电子原文件独立管理完成了电子票据的合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案坚持以客户为中心，助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的文件归档管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。
合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。已有众多事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等选择了合思档案，如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等，企业可借鉴其成功经验。
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