合思档案：开启财务档案整理数智化新时代

在数字化浪潮席卷的当下，电子凭证数字化转型已成为企业发展的必然趋势。自2024年11月1日铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票，到12月1日民航旅客运输服务领域启用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单，我国电子凭证改革正驶入快车道。然而，电子凭证接收、报销、入账、归档的“最后一公里”难题，仍像巨石般横亘在企业面前。

传统的纸质财务档案整理方式更是问题重重。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，工作人员需耗费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。而且，纸质档案查找极为不便，大量时间都浪费在寻找特定档案上，实时调阅、同时借阅以及精准查找成为奢望。同时，大量纸质档案的管理对空间和人力的要求极高，成本居高不下。更为关键的是，传统纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，无法满足企业日益严格的管理要求。此外，企业业务、财务系统众多且相互独立，数据难以互通，结构化数据提取困难。高新兴科技集团的报销、采购付款等业务流程，需要进行打印、整理、装订及归档，不仅占用了库房人员的管理成本，而且借阅流程及实物借出手续繁琐。

面对这些痛点，合思档案解决方案应运而生，为企业财务档案整理带来了全新的曙光。

合思档案：财务数智化领域的璀璨之星

北京合思信息技术有限公司，简称“合思”（原易快报），自2014年创立以来，便在财务数智化领域深耕细作。作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，合思凭借敏捷的财务收支管理平台，助力企业挖掘更多净利润。

合思是专精特新企业，成立至今已累计融资超15亿元人民币。秉持以客户为中心的服务理念，合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。

合思推出的电子会计档案管理平台——合思档案，全面打通了电子凭证会计处理全流程各环节。基于在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，合思档案具有极高的参考价值和借鉴意义。合思基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。

合思档案核心功能：全生命周期管理的智慧之钥

合思档案具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的显著特点，实现了电子会计档案全生命周期管理，涵盖采集、制、管、用四个关键环节。

• 档案采集：开放式接口互联的智慧采集
  在档案采集方面，合思档案采用开放式接口互联·自主采集模式，大文件自动切割·数电票自动化解析。它能对接各类异构系统，为企业的财务档案整理提供了极大的便利。例如高新兴科技集团，通过生成式接口自动采集档案数据，成功连接NCC、U9、OA、CBS等系统，让数据采集变得更加高效、准确。

• 档案制档：智能关联自动组装的高效制档
  档案制档时，合思档案可实现智能关联·自动组装，进行四性检测·业务检测·自定义版式文件。凭证数据能够自动匹配组装，业务检测保障证据链完整。金牌橱柜家居科技股份有限公司借助合思档案，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等四证，实现统一储存、统一标准、统一管理，大大提高了财务档案整理的效率和质量。

• 档案管理：精准权限管控的精细管理
  档案管理具备精准权限管控·档案目录灵活扩展，水印管理·档号符合国标要求。合思档案通过精细的管理，确保企业财务档案的安全性和规范性。

• 档案利用：多维检索一站式预览的便捷利用
  档案利用支持多维检索·一站式预览，在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据。中文传媒通过多维检索条件，能够快速定位所需档案，通过档案关系，实现凭证、发票、回单、业务单据等组合式穿透预览，让财务档案的利用变得更加便捷高效。

合思档案收益：成本节约效率提升合规保障的三重奏

使用合思档案能为企业带来多方面的显著收益。

• 成本节约：全方位降低企业负担
  合思档案能够实现成本节约，包括耗材成本、存储成本、人力成本等。以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业企业为例，年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000元，年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675元，年节约档案室成本=30平1.3元/天365 = 14,235元，年节约人力成本=20052*12 = 24,000元，年总节约成本达338,910元。

• 效率提升：让财务工作驶入快车道
  合思档案能够显著提升工作效率。云南菜品牌连锁经营企业使用合思档案后，业财融合提升80%，财务提效90%，所有凭证、资料均可通过电子形式存储和检索，初步估算一年内至少为企业节省30万元管理成本。自动化归档告别了重复性工作，档案利用便捷高效，档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。好想你健康食品股份有限公司减少了90%人工耗时，总部接收减少80%管理耗时，借阅管理减少67%管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。

• 合规保障：确保企业财务安全合规
  合思档案能够保障企业的合规性。中文传媒通过对接标准工具包，实现OFD文件与XBRL工具包原生存储，通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规。

合思档案典型应用场景：多行业绽放光彩

合思档案在不同行业都有着广泛而成功的应用。

• 食品行业：降本增效的食品企业新选择
  在食品行业，好想你健康食品股份有限公司面临归档难、查找慢、成本高、不合规等问题。通过合思档案，企业打破壁垒，实现数据同源，自动组装，审计便捷，实物高效管理，成功实现了降本增效。

• 餐饮行业：自动化归档的餐饮财务变革
  在餐饮行业，COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统，实现自动化归档和财务数据分析，去人工化，资产化。纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。

• 家居行业：数据共享的家居档案管理革新
  在家居行业，金牌橱柜家居科技股份有限公司会计档案散落各系统，数据难利用。通过合思档案，企业实现统一存储，搭建业务证据链，实现数据共享和银行回单无纸化。档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 + /年。

• 数字阅读行业：流程合规的数字阅读档案优化
  在数字阅读行业，帆书面临档案装订工作量大、打印和存储成本高、企业发展难支撑等问题。通过合思档案，企业实现流程合规，仓储需求减少70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年，结账时间从T + 15缩短至T + 5。

合思档案客户成功案例：实力见证卓越

众多企业通过使用合思档案，取得了显著的成效。

海亮教育科技服务集团是世界500强企业海亮集团旗下的教育服务品牌，面临数据乱、存储贵、效率慢、利用难等问题。通过合思档案，企业实现档案数据来源多样化，自动归档，自助OA，集成金蝶EAS等。档案整理匹配效率提升90%，存储空间减少72%，每年纸张打印成本节约3万元，财务人力减少3人。

高新兴科技集团作为智慧城市物联网产品与服务提供商，通过合思档案实现会计档案无纸化管理，应收尽收，自动化制档提高效率，档案利用更便捷，支持跨系统调阅、在线借阅等。归档效率提升90%，为企业年节约成本30万 + 。

中文传媒是大型出版传媒公司，通过合思档案实现电子凭证采集、验签、解析、校验等一系列流程。财务档案归档效率提升72%，员工报销效率提升90%，年节约打印、耗材等成本20万/年。

杭州西湖城市建设投资集团为西湖区政府下属国有独资企业，面临回单管理难、发票管理难、凭证管理难等问题。通过合思档案，企业实现电子会计凭证开具端和接收端的管理。档案整理匹配效率提升72%，存储空间减少41%，报销效率提升300%，单据打印纸张减少10万张/年。

合思档案已助力众多企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，让有限更有效。在电子凭证数字化转型的浪潮中，企业正面临着前所未有的机遇和挑战。选择合思档案，是企业实现财务数智化转型的明智之举。如果您想进一步了解合思档案如何助力您的企业进行高效的财务档案整理，欢迎拨打400 – 105 – 6505，或访问www.hosecloud.com，也可扫描二维码了解更多案例。现在，您还可以免费试用合思档案，开启企业财务数智化转型的新篇章。