在当今竞争激烈的商业环境中，许多企业都面临着差旅及费控管理的挑战。以某高端制造上市公司为例，它拥有 3000 + 员工、10 + 子公司；还有一家连锁经营企业，有着 5000 + 员工、近 400 家门店；另外有员工数千名、月均差旅 GMV80 万 + 的企业。这些企业在差旅及费控管理方面都存在着不同程度的问题，电子文档处理效率低下便是其中之一。
某上市公司员工报销流程漫长，体验感不佳。多系统操作、不支持移动端、个人垫资、纸质借款申请以及长达 2 个月的报销时效，让员工苦不堪言。同时，低价值工作占据财务大量时间，手工做账、手动验真查重、超标核对麻烦等问题，导致老板无法实时掌握业务数据，人工统计分析使得费用居高不下，管理决策缺乏数据基础。在电子文档处理上，繁琐的流程和大量的手工操作，严重影响了工作效率。
连锁经营企业员工满意度低，原 TMC 对接供应商有限，旺季订不到酒店、酒店价格超差标、偏远地区服务酒店未覆盖等情况时有发生，还需要员工垫资。财务核算也费时费力，原 TMC 出具的台账单不满足财务核算要求，需要二次人工整理，匹配成本中心、核算科目等，财务每月需耗费至少 3 人天整理对账单，再通过线下 Excel 发送成本中心负责人审核。电子文档处理的不规范和低效率，给企业管理带来了很大的困扰。
员工数千名的企业在未使用合思商城前，员工出差垫资报销，县镇级偏远地区发票难开，员工经常替票或开销票，差旅成本缺乏合规管控。2023 年疫情放开酒店价格上涨后，之前符合差标的酒店超标需个人垫资，员工负面情绪较高，要求提高差标，但企业差旅成本不可无限提高，财务人员面临困扰。电子文档处理的混乱，使得差旅成本难以有效控制。
剖析企业痛点 洞察管理困境
企业在差旅及费控管理方面的现状不容乐观，痛点也十分明显。
对于某上市公司而言，手工操作的财务工作模式，使得电子文档处理缺乏系统性和规范性。手工做账容易出现错误，手动验真查重效率低下，超标核对需要大量的人力和时间。老板无法实时获取准确的业务数据，管理决策只能依靠人工统计分析，这不仅效率低，而且数据的准确性也难以保证。费用居高不下，却无法找到有效的控制方法，电子文档处理的落后是其中一个重要原因。
连锁经营企业的问题在于原 TMC 系统的局限性。对接供应商有限，导致员工选择权利受限，供应商缺失、体验不好时内部投诉较多。单一供应商差旅价格无弹性空间，差旅费用居高不下。财务核算方面，原 TMC 出具的台账单不符合要求，需要二次人工整理，这增加了电子文档处理的工作量和难度，也容易出现错误。
员工数千名的企业在差旅成本管控上存在漏洞。员工垫资报销、发票难开、替票开销票等问题，使得差旅成本缺乏合规管控。疫情放开后酒店价格上涨，员工负面情绪增加，企业差旅成本控制面临挑战。电子文档处理的不规范，使得差旅成本的核算和管理变得更加困难。
合思量身定制 精准解决难题
针对不同企业的问题，合思提供了一系列精准的解决方案。
对于某上市公司，合思提供了合思费控、合思商城、ERP 互联、银企直连等产品。这些产品具备预算预占用、费用标准校验、行程重叠校验、订单占预算、差标校验、对账结算中心、统一结算、统一开票、自动生成凭证、合思 BI·差旅分析等核心功能。在电子文档处理方面，实现了自动化和智能化，大大提高了工作效率。员工通过移动端申请，合思商城消费免垫资开票，供应商覆盖面广，长期出差不担心借款、报销问题。财务月底 1 次对账，入账自动化操作，子对账单拆分、发起审核、发起结算、发票绑定、凭证生成全部系统完成，电子文档处理更加高效、准确。
对于连锁经营企业，合思商城无需更换 TMC 供应商，可无缝接入，实现 1 + 1 > 2 的资源互补智慧差旅模式。它提供更丰富的资源，覆盖国内 2000 + 县市区，170 万 + 酒店资源，与各大酒店集团线上直连；更降本的出行，接入国内 40 + 航司，多个供应商同屏比价；更丝滑的体验，合思商城 + TMC 商旅双平台接入，员工可根据消费标准、体验、价格等选择更适合自己的供应商下单。在电子文档处理上，合思商城对账单是按照成本中心自动拆分的，对账效率有了一定提升，减少了人工处理电子文档的工作量。
对于员工数千名的企业，合思商城推出“合力省”模式，签约后赠送与产品费同额的消费抵扣券，50%用于员工差旅激励，员工选择低价酒店、低价机票，根据比例折合成奖励金，发放 10 元 – 100 元不等的消费红包。在电子文档处理方面，系统自动计算奖励金并发放消费红包，减少了人工操作和电子文档的处理量。
对于差旅补贴自动化问题，合思通过流程引擎实现逻辑，通过工作流的可视化计算规则配置，自由定义企业不同差旅场景下补贴计算规则；通过工作流的可视化活动编排，自定义差旅补贴计算的时点、条件，并可设置补贴申请单是否直接送审。员工出差结束后，系统根据配置的规则自动计算补贴，生成补贴报销单并送审，经过补贴审核后进行补贴发放。这一过程中，电子文档处理实现了自动化，提高了效率和准确性。
方案落地实施 见证高效转变
合思解决方案的实施过程清晰明了，步骤有序。
某上市公司员工通过移动端轻松申请，在合思商城消费无需垫资开票。供应商覆盖面广，长期出差也不用担心借款、报销问题。财务月底只需进行 1 次对账，入账自动化操作，子对账单拆分、发起审核、发起结算、发票绑定、凭证生成全部由系统完成。在这个过程中，电子文档处理实现了自动化流转，大大提高了工作效率。
连锁经营企业合思商城无缝接入原 TMC 系统，员工可根据自身需求在合思商城或 TMC 平台选择资源下单。合思商城对账单按照成本中心自动拆分，减少了财务人员人工处理电子文档的工作量，对账效率显著提升。
员工数千名的企业签约合思商城“合力省”模式后，员工在消费时选择符合激励条件的低价产品，系统自动计算奖励金并发放消费红包。电子文档处理在这个过程中更加简洁高效，减少了人工干预。
差旅补贴自动化流程中，员工出差结束后，系统根据配置的规则自动计算补贴，生成补贴报销单并送审，经过补贴审核后进行补贴发放。整个过程电子文档处理自动化程度高，减少了手工报销和审核的时间。
显著成果呈现 效益有目共睹
实施合思解决方案后，企业取得了显著的成果和效益。
某上市公司员工报销效率提升 300%，财务人力成本降低 50%。电子文档处理的自动化和智能化，使得报销流程更加顺畅，财务人员从繁琐的手工操作中解放出来。
连锁经营企业财务部投诉率降低 80%，员工满意度达到 100%。合思商城的接入，提供了更丰富的资源和更灵活的选择，电子文档处理的优化也使得财务工作更加高效，员工和财务人员的体验都得到了极大的提升。
员工数千名的企业酒店单晚房费单价平均降低 37.8 元，月酒店 GMV 环比下降 8.7%，超标订单数降低 32%。“合力省”模式激励员工选择低价产品，电子文档处理的高效性也为成本控制提供了有力支持。
差旅补贴自动化流程使员工报销满意度提升 78%，差旅补贴手工报销减少 92%，会计审核时间节省 71%。系统自动计算、送审的差旅补贴报销单，有效规避了之前员工有意或无意的虚填、错填，并自动推送订单消费详情，电子文档处理的准确性和效率都得到了显著提高。
客户高度评价 彰显方案价值
客户对合思解决方案给予了高度评价和积极反馈。
某上市公司评价“与合思合作真正实现了‘有求必应、一拍即合’。面对复杂的需求，可以第一时间解决，不会因为事情复杂而放弃，做到‘有求必应’。在工作方法及管理理念上，双方团队能产生共鸣，实现‘一拍即合’”。电子文档处理的高效性和专业性，得到了客户的认可。
连锁经营企业员工表示“合思商城上线后，订购更多选择、更灵活！原 TMC 旺季酒店无空房，去合思商城能找到其他品牌；机票价格多平台比价，比原来便宜多了！两种选择，想用哪个用哪个，员工自主性更高”；财务称“财务部不再接到投诉，口碑大大提升！现在合思商城 + TMC 资源互补，员工的选择权更多，我们也省去了很多解释、处理投诉的时间！而且合思商城对账单是按照成本中心自动拆分的，对账效率也有了一定提升”。电子文档处理的优化，为员工和财务人员都带来了实实在在的便利。
员工数千名的企业员工表示“现在出差动力满满！节省下来的钱可以自己定外卖，下午茶；平时出行打车也可以使用，实打实的优惠呀！这个政策真的是太好了”；财务称“终于听不到员工跑来抱怨差标过低了！公司成本没有增加，而是用另一种方式让员工主动节约，非常高明的经营手段”。电子文档处理在成本控制和员工激励方面发挥了重要作用。
差旅补贴自动化流程中，员工称“现在出差结束后，大多数情况系统都可以自动生成差旅补贴单，并送审财务审批，太省事儿了”；财务称“系统自动计算、送审的差旅补贴报销单，有效规避了之前员工有意或无意的虚填、错填，并自动推送订单消费详情，财务审批时现在已经非常快”；客户财务总监称“通过合思自动化流程引擎，编排、配置了我们公司员工差旅补贴自动计算、送审的流程，基于规则计算出的补贴，员工无法随意修改，且财务能收到对应的订单消费详情，员工、财务的体验都有了显著提高”。电子文档处理的自动化和智能化，提升了员工和财务人员的体验。
合思是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润，基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。合思成立以来已累计融资超 15 亿元人民币，秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
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