合思档案:引领企业数字化成本控制下的财务档案管理变革

合思档案:引领企业数字化成本控制下的财务档案管理变革
在数字化浪潮席卷而来的当下,数电票正以前所未有的速度扩张。根据规划,2025年将完成数电票全覆盖,全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。数电票须经过验签、解析,以XML格式存档,这让企业财务档案管理直面新挑战,信息化建设亟待“恶补”。企业需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

然而,在纸电混合时代,企业在财务档案管理方面存在诸多痛点。对于企业高管而言,纸质档案管理成本花费巨大,不仅需要耗费大量资金用于纸质凭证输出耗材,还需要占用大量的存储空间来存放档案室和档案柜。而且,档案数据没有汇总整理,难以进行分析利用,这对于企业的决策和发展十分不利。财务人员则要面对档案数据量大的问题,整理工作不仅耗费时间,还需要手动逐一匹配、核对确认,工作枯燥繁复。业务人员也觉得出差、招待后,报销的纸质票据需要留存再上交,流程繁琐耗费时间。此外,纸质档案还存在高合规风险,如电子会计凭证文件无有效管理手段,不可抗力导致纸质档案损坏等。虽然国家政策支持电子会计档案管理,电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力,企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来,但企业在归档、储存环节并未解决纸质文件储存的问题,还有数据存储线下载体。在这样的背景下,企业急需一套有效的解决方案来实现数字化成本控制,提升财务档案管理的效率和水平。

合思档案:多角色需求的一站式解决方案

合思档案针对企业在财务档案管理方面的痛点,提出了全面的解决方案,满足不同角色的需求,助力企业实现数字化成本控制。
对于CEO/高管来说,合思档案能够沉淀数据资产,保障合规管理。它可以提升企业财务档案利用效率,挖掘财务档案数据价值,助力企业决策数智化。通过合思档案,企业可以借助数字化手段节约档案管理成本,提升档案利用效率,实现绿色低碳运营,打响数字化转型决胜之战,在数字化成本控制方面发挥重要作用。
归档员/财务使用合思档案可大幅提高工作效率,告别重复低价值工作。档案数据同源,数据全流程透明流转,便于监控、分析,让他们能够轻松完成档案管理工作,提高档案利用效率,降低人力成本,实现数字化成本控制。
外部审计通过合思档案可实现审计不进档案室,档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅,权限一键下放/回收,财务无需与审计重复沟通,补充审计资料,提高审计效率,减少沟通成本,助力企业数字化成本控制。
合思档案还提供领先的单套制解决方案(标准方案)+六大场景解决方案,广泛连接业财系统,实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收,为企业的数字化成本控制提供有力支持。

合思档案功能概览:数字化管理的利器

合思档案拥有强大的功能,从多源采集到智能制档,再到档案管理和档案应用,全方位助力企业实现数字化成本控制。
多源采集方面,合思档案支持接口互联,自主采集。基于跨系统数据集成要求,它提供自动生成式Open API实现快速集成,预制系统连接器,自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时,也支持手动采集,自主补录,对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料,支持多种便捷手动数据补录方式,确保数据的全面采集,为数字化成本控制奠定基础。
智能制档通过规则引擎自动组装,会计档案关联规则可视化配置,不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装,整合零散数据形成完整的业务链组合数据。还可通过字段映射,查阅便捷,已完成业务证据链组装的档案数据,可通过“元数据”级别的业务字段,完成多档案类型的业务字段映射,提高数据处理效率,降低数据处理成本,实现数字化成本控制。
档案管理方面,合思档案有权限管理,精准管控。支持自定义创建用户管理角色,支持隔离各核算账套数据权限,支持按照职能角色配置功能、操作权限,水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展,支持自定义档案目录分类,支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等,保障数据安全,提高管理效率,助力数字化成本控制。
档案应用可实现多维检索,满足多场景查询需求。支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询,支持按目录、全文检索,按检索条件快速定位结果,支持批量检索。还能一站式预览,穿透联查,智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树,实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯,提高查询效率,降低查询成本,促进数字化成本控制。

合思档案核心亮点:保障数据价值与合规性

合思档案具有诸多核心亮点,在大数据处理、合规检测等方面表现出色,有力推动企业的数字化成本控制。
大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节,支持百亿级单据量的匹配关联,海量数据秒级查询,提高档案管理效率、释放档案数据价值。它支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件,具备动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理等数据提取能力,能够快速处理大量数据,降低数据处理成本,实现数字化成本控制。
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案,按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设,围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测,保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景,提供灵活的档案关系上下游检测,支持金额、数量、票种等精细化方案配置,确保数据合规,避免合规风险带来的成本增加,助力数字化成本控制。
档案扩展解决方案可自定义档案类型,全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围,实现不同档案类型的高效管理,提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装,实现不同档案类型归档接口配置化,满足企业多样化的档案管理需求,降低管理成本,促进数字化成本控制。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎,提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力,依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装,形成完整档案证据链。创造性提供财务视角下完整性检测方案,自动按照真实业务场景检测证据链完整性,保障财务合规,减少财务风险带来的成本,推动数字化成本控制。

合思档案价值体现:降本增效与业财融合

合思档案为企业带来了显著的价值,在降本增效、业财融合等方面表现突出,有效实现企业的数字化成本控制。
显著的降本增效是合思档案的重要价值之一。它让企业彻底告别传统手工归档,档案不打印,可节约纸张成本、整理成本,提升检索效率,确保管理合规性。企业能够更有效的“收紧钱袋子”,在成本控制方面取得显著成效,实现数字化成本控制的目标。
电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”,补足信息化建设空白,拉通业财税档全链路,让数据“活起来”,真正利用档案数据,实现数据价值。这有助于企业实现业财融合,为企业提供智能聚合消费、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数字化服务,解放双手释放人的创造力,降低运营成本,提升企业效益,促进数字化成本控制。
资源重组,实现企业效益最大化。前后端数据同源,流程全息贯通,管理能效提升,满足企业对电子档案管理系统连接、敏捷、稳定、合规的需求。通过优化资源配置,企业能够降低成本,提高效率,实现数字化成本控制,增强企业的竞争力。

合思档案典型场景:广泛适用的解决方案

合思档案在不同类型的企业中都有典型的使用场景,体现了其广泛的适用性,帮助企业实现数字化成本控制。
对于年单据量2.6亿的企业,面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案可多系统采集数据,业务、财务数据应收尽收,自动匹配组装档案,会计凭证上下游单据树状结构呈现,档案管理电子化,借阅管理信息化,安全保障可追溯,简化装订流程,1分钟快速定位数据,减少打印与邮寄,提高管理效率,降低管理成本,实现数字化成本控制。
共享中心统建的集团型企业,存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案可实现安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地,实现标准化落地,力保电子会计档案合规,低碳环保,积极响应政策,降低管理成本,提升管理效率,促进数字化成本控制。
多系统数据互联的企业,档案管理现状低效,存在会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主实物翻阅效率低等问题。合思档案的数据集成方案可广泛连接,标准统一;业务检测方案能精细化至元数据层级的关联规则引擎;跨系统调阅方案可实现业务系统与档案系统的调阅交互,实现统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理,提高档案管理效率,降低查询成本,助力数字化成本控制。
中国最大的K12民办教育集团之一,在档案采集、存储、整理和利用方面存在诸多问题。合思档案的数据集成方案可实现应收尽收,统一数据标准;智能化制档方案可搭建全业务版式文件自动生成及归档;电子原文件独立管理可完成电子票据的合规存档,以电子会计档案为核心,形成多向、网状管理结构,简化会计管理流程,提高工作效率,降低管理成本,推动数字化成本控制。

合思档案成功案例:实力见证的有力证明

众多企业使用合思档案后取得了显著的成效,这些成功案例充分证明了合思档案在实现数字化成本控制方面的实力。
海亮教育在使用合思档案后,所服务的单位由15家增长到298家,作业人员从16人增长到25人,共享单位数量增加18.9倍,作业人员仅增加9人,凭证自动化率达到91.6%。这表明合思档案提高了工作效率,降低了人力成本,实现了数字化成本控制。
徐福记多地连锁门店,70 + 分公司,年数据量2.6亿,合思档案上线后全集团无纸化,在线匹配组装,异地线上调阅,管理效率大大提升,降低了管理成本,促进了数字化成本控制。
中交水规院单套制有效支撑了无纸化政策的落地,切实减少了打印存储的成本,系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少,审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定,实现了数字化成本控制的目标。
金牌橱柜积极响应国家政策,与合思档案通力合作,以聚合化,结构化,业务化的档案数据呈现记录资料的结构树,查阅业务全貌便捷高效,提高了工作效率,降低了查询成本,推动了数字化成本控制。

合思档案市场定位与差异化优势:脱颖而出的竞争力

合思档案具有独特的市场定位与差异化优势,在数字化成本控制方面脱颖而出。
合思是专精特新企业,成立以来已累计融资超15亿元人民币,在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一,服务6000 + 企业客户,获得福布斯中国科技50强等荣誉,通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。这表明合思具有强大的实力和良好的信誉,能够为企业提供可靠的服务,保障企业的数字化成本控制。
合思档案拥有自主研发工具包,更加强大的数据获取、验签、解析能力,持续迭代、接口开放,能满足接收管理数电票的能力,且拥有稳定的迭代能力,及时应对变化。它提供领先的单套制电子会计档案管理平台,便捷调阅不打印,混序归集免组装,打破物理空间限制在线自由调阅,预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等,确保档案完整性的同时自由穿透档案链。这些优势使得合思档案在数字化成本控制方面具有独特的竞争力。
此外,合思档案提供多种解决方案,如档案扩展解决方案、证据链完整性解决方案、共享调阅解决方案、数电票解决方案、实物备查解决方案和大数据解决方案等,满足企业不同场景下的档案管理需求,为企业的数字化成本控制提供了全方位的支持。

在当前数字化转型的大趋势下,合思档案助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点,助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型,实现会计档案价值的深度应用。随着数电票的全面覆盖和国家政策对电子会计档案的支持,电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择,合思档案能满足企业在电子会计档案管理方面的需求,为企业提供合规、高效、智能的解决方案,有效实现数字化成本控制。

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captaincaptain
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