数电票软件助力企业财务档案管理数字化转型

在当今数字化浪潮席卷的时代，数电票正以前所未有的速度在行业中快速扩张。相关规划显示，2025年将完成数电票全覆盖，这一趋势让企业财务档案管理直面新挑战。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业在财务档案管理方面面临着诸多痛点。对于企业高管而言，纸质档案管理成本花费巨大，不仅需要购置大量的档案室、档案柜，而且储存占地问题也日益突出。同时，档案数据没有汇总整理，难以进行有效的分析利用。财务人员则深受档案数据量大的困扰，整理工作耗费大量时间，手动逐一匹配、核对确认的工作枯燥繁复。业务人员在出差、招待后报销时，纸质票据留存再上交流程繁琐，耗费了大量时间。

从成本角度来看，纸质凭证输出耗材成本高，存储空间需求大，这是高显性成本；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用，属于高隐形成本；电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏，这又带来了高合规风险。不过，国家政策为电子会计档案管理提供了有力支持，《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》肯定了来源合法、真实的电子会计凭证与纸质会计凭证具有同等法律效力，《会计档案管理办法》规定满足条件的单位内部形成的电子会计资料可电子形式保存形成电子会计档案。

合思档案：多角色需求一站式解决方案

合思档案针对企业财务档案管理痛点，提出了全面的解决方案，满足不同角色的需求。

对于CEO/高管来说，合思档案就像一位得力的财务助手。它能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值。通过对财务档案数据的深入分析，助力企业决策数智化，实现降本增效，还能推动企业实现绿色低碳运营。

归档员/财务人员使用合思档案，工作效率将得到极大提高。它可以让财务人员告别重复低价值的工作，实现档案数据同源，数据全流程透明流转。这样一来，便于监控、分析，轻松完成档案管理工作，档案利用效率也大幅提升。

对于外部审计工作，合思档案能实现档案外审在线化、可溯源。审计人员可以一键查询借阅，权限一键下放/回收，让财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，它就像一个强大的连接器，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。

合思档案功能：全方位精细管理

合思档案在数据采集、制档、管理、应用等方面都具备强大的功能。

在多源采集方面，基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，也支持多种便捷手动数据补录方式。

智能制档功能是合思档案的一大亮点。通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，可减少90%人工匹配工作量。还可通过字段映射让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

档案管理方面，合思档案支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。支持自定义档案目录分类，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持根据企业制度自主排列、扩展。

在档案应用上，合思档案支持多维检索，可按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。能实现一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。

合思档案核心亮点：合规高效数据处理

合思档案在合规、效率、数据处理等方面具有显著优势。

在合规性方面，合思档案采用“四性检测+业务检测”双模式检测方案。它按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置。

效率提升上，合思档案能实现100%自动归档，强大的规则匹配能力最大程度减少人工介入，实现自动组装、归档。便捷调阅不打印，混序归集免组装，节约纸张成本70%，节约整理成本75%，检索效率提升90%，管理合规性达100%。

数据处理能力方面，大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。

灵活性也是合思档案的一大特点。档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理，生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。

合思档案价值：降本增效业财融合

合思档案为企业带来了多方面的价值。

它能显著降本增效，彻底告别传统手工归档，档案不打印，让企业更有效的“收紧钱袋子”。电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。

合思档案让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，从数据到决策。通过资源重组，实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。

合思档案典型场景：广泛适用精准解决

合思档案在不同场景下都具有很强的适用性。

对于集团型企业，可实现共享中心统建，解决档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理财务信息难整合等问题，推进单套制管理，实现标准化落地。

年单据量较大的企业，合思档案可解决会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题，实现多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化、借阅管理信息化，简化装订流程，减少打印与邮寄。

多系统运行的企业，合思档案可解决低效的档案管理现状和档案管理痛点，通过数据集成、业务检测、跨系统调阅等方案，实现统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。

业务系统多的企业，合思档案可解决采集、存储、整理、利用等环节的低效问题，通过数据集成、智能化制档、电子原文件独立管理等方案，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率。

合思档案成功案例：实力见证效果显著

众多企业使用合思档案后取得了显著成效。

海亮教育在使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。

徐福记合思档案上线后全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升，其多地连锁门店，70 +分公司，年数据量2.6亿。

中交水规院单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本，系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定。

某企业年单据量2.6亿，使用合思档案后，业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化，企业成本降低，以某月入库数据为例，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次，单据与单据关联次数800亿次。

合思档案市场定位与差异化优势：独特竞争力领先市场

合思档案有着明确的市场定位和独特的差异化优势。

市场定位方面，合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，为企事业单位提供财务数智化产品和服务，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一。

差异化优势上，合思档案拥有自主研发工具包，更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放。它能实现广泛连接的能力，连接各类异构业财系统，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。具备灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为专业的数电票软件，能助力企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。未来，合思档案将持续迭代升级，不断满足企业日益多样化的财务档案管理需求，为企业的数字化发展提供更强大的支持。企业应抓住机遇，选择合思档案，开启高效、合规、智能的财务档案管理之旅，提升企业的竞争力和管理水平。如需了解更多信息，可拨打合思电话400 – 105 – 6505，访问网站www.hosecloud.com，或通过微信公众号和小程序与合思取得联系，还可以免费试用数电票软件，亲身体验其强大功能。