在数字化浪潮席卷而来的当下，企业财务管理正面临着前所未有的变革。尤其是随着2025年数电票全覆盖目标的推进，数字票据处理成为企业财务档案管理的关键环节。然而，现实中企业在这方面却面临着诸多困境。
在纸电混合时代，企业高管要应对纸质档案管理成本高、占地大且数据难以分析利用的难题。大量的纸质凭证输出不仅耗费高额的耗材成本，还需要配备专门的档案室和档案柜，占用了宝贵的办公空间。财务人员则陷入了手动整理档案数据的繁琐工作中，他们花费大量时间将零散的票据、凭证等进行分类、装订，工作枯燥且效率低下。业务人员在报销过程中也备受折磨，繁琐的流程让他们耗费了大量时间在提交、审批和等待结果上。
同时，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险。高显性成本如前文所述，而高隐形成本则体现在手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据无法得到有效利用。在合规方面，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，一旦遇到不可抗力，纸质档案很容易损坏，给企业带来巨大的损失。此外，企业在推行数字化过程中，虽然解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍存在纸质文件储存和数据存储线下载体的问题，严重影响了企业全面数字化的进程。
在这样的背景下，合思档案应运而生，它的出现犹如一场及时雨，为企业解决数字票据处理和财务档案管理难题提供了专业的解决方案。
多元方案 满足多样需求
合思档案提供了一套全面且领先的解决方案，能够满足不同企业、不同场景下的档案管理需求。
首先是领先的单套制解决方案，它就像一个智能的档案管家，实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。在实物流转方面，涵盖了业务流转、档案采集、档案制档、档案管理和财务入账等环节，确保整个流程的顺畅。而电轨运行则实现了线上一套电子数据管理，让财务档案证据链完整。纸质原文件可以混序归档，会计档案无需打印，真正做到了应收尽收。
除了单套制解决方案，合思档案还提供了六大场景解决方案。档案扩展解决方案通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围。它提供可扩展的档案目录和自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，让企业能够根据自身需求灵活管理各种类型的档案。证据链完整性解决方案则通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。它依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，还创造性地提供财务视角下完整性检测方案，有力地保障了财务合规。
核心功能 凸显独特价值
合思档案的核心功能强大且独特，相较于传统方案具有显著的优势。
多源采集功能是合思档案的一大亮点。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足企业多样化的需求。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式，确保数据采集的全面性。
智能制档功能则极大地提高了工作效率。通过规则引擎，它实现了电子凭证数据自动匹配组装，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。此外，通过字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
档案管理功能实现了多场景适配和精准的权限管理。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可以自定义。档案目录具有灵活扩展的特点，支持自定义档案目录分类，档案字段可以自定义维护、新增创建、表单主键设置等，满足企业不断变化的档案管理需求。
档案应用功能实现了电子与实物档案的高度融合。多维检索满足了多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，还支持批量检索。一站式预览可穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，让企业能够轻松获取所需的档案信息。
真实案例 见证显著成效
众多企业已经通过应用合思档案，在数字票据处理和财务档案管理方面取得了显著的成效。
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。它简化了装订流程，减少了打印与邮寄。在管理成效方面，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务和财务数据能够穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，企业成本降低，财务人员工作效率大幅提升。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。管理成效包括实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少了300册/年，纸张打印成本减少了100万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范。合思档案的数据集成方案广泛连接、标准统一，业务检测方案精细化至元数据层级，跨系统调阅方案可实现业务系统与档案系统的调阅交互。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W+/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
某中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难；存储环节实物存档占用空间，易损坏；整理环节财务账表归档装订复杂；利用环节实物凭证与业务分散，查阅繁琐。合思档案的数据集成方案实现了应收尽收、统一数据标准，智能化制档方案搭建了全业务版式文件自动生成及归档，电子原文件独立管理完成了电子票据的合规存档。管理成效包括形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能够助力企业实现财务档案管理的数字化转型，让企业更好地适应新时代的发展需求。
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