合思档案：开启企业高效财务档案管理新时代

在数字化浪潮席卷的当下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025 年数电票将实现全覆盖，这使得企业财务档案管理必须直面新的难题，信息化建设的短板亟待补齐。数电票需要经过验签、解析，并以 XML 格式存档，XBRL 文件还要求写入财务入账信息，这就要求企业拥有专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业不同角色也面临着各自的困境。企业高管方面，纸质档案管理成本高昂，不仅有购买纸质凭证输出耗材、建设档案室和购置档案柜等显性成本，还存在手工装册归档等重复性工作带来的隐形成本。而且，纸质档案储存占地大，档案数据缺乏汇总整理，难以进行分析利用。财务人员则要面对海量的档案数据，整理工作耗时耗力，需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥又繁复。业务人员在出差、招待后报销时，纸质票据的留存再上交流程繁琐，浪费了大量时间。

此外，企业在推行数字化的过程中，虽然通过 OA 系统、资金系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存的问题，还有数据存储线下载体。保证档案原生性，才能确保企业财务档案管理合规，最终实现企业全面数字化。传统的纸质档案管理存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题，如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。在这样的背景下，合思档案这一高效发票管理平台应运而生，它的出现犹如一场及时雨，为企业解决财务档案管理难题提供了有力的解决方案。

多元方案满足多样需求

合思档案作为一款高效发票管理平台，提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保应收尽收。

对于 CEO/高管而言，合思档案就像是企业的智能数据管家。它可以沉淀数据资产，保障企业的合规管理，提升企业财务档案的利用效率，深入挖掘财务档案数据价值，助力企业决策走向数智化。在当前经济环境下，它能够帮助企业降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，打响企业数字化转型的决胜之战。

对于归档员/财务人员，合思档案是提高工作效率的得力助手。它让财务人员告别重复低价值的工作，实现档案数据同源，使数据在全流程透明流转，便于监控和分析。有了它，财务人员可以轻松完成档案管理工作，大大提高档案利用效率。

对于外部审计，合思档案提供了极大的便利。它实现了审计不进档案室，让档案外审在线化、可溯源。审计人员可以一键查询借阅，权限也能一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通、补充审计资料，节省了大量的时间和精力。

核心功能彰显专业独特

合思档案作为高效发票管理平台，其核心功能与优势十分突出，彰显了在电子会计档案管理方面的专业性和独特性。

多源采集功能是合思档案的一大亮点。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式 Open API 实现快速集成。预制系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，它支持多种便捷手动数据补录方式，确保数据采集的全面性和灵活性。

智能制档方面，合思档案展现出强大的实力。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，可减少 90%人工匹配工作量。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

在档案管理上，合思档案提供了高度的灵活性和安全性。它支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可以自定义。它还支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。系统规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展等。

档案应用时，合思档案让查询变得更加高效。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索，服务“导入式”批量检索需求。智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯；告别数据割裂问题，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果。

实际案例见证显著成效

合思档案作为高效发票管理平台，在实际应用中取得了显著的成效，下面通过几个实际案例来一探究竟。

某企业年单据量高达 2.6 亿，存在会计档案纸电混合难管理和手工作业低效费力等问题。该企业销售订单、发票、系统验收单不打印，送货单、纸质验收单打印，纸电混合管理混乱，耗费财务大量时间于低价值的整理、匹配工作。一旦送货单与验收单不匹配，业务调取原始凭证等场景，财务前往档案室人工查找，无法精准、快速定位。而且，月 10 万 + 送货单、1 万 + 验收单，档案管理财务编制 10 – 15 人，总分公司查找会计凭证耗费 810 小时/年，分公司整理验收单耗时 2323.39 小时/年，年用纸张 314,500 张，相当于 456 本新华字典，档案资料 1360 箱/年，占地面积 204㎡。

合思档案为其提供的解决方案是多系统采集数据，确保业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，让会计凭证上下游单据树状结构呈现；实现档案管理电子化，借阅管理信息化，保障安全可追溯；简化装订流程，1 分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，档案管理电子化、信息化，借阅管理、档案室管理规范化，企业成本降低，流程精简让财务人员增效，装订简化节约了企业显性成本。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理等问题。该企业整理环节需逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架；保管环节分子公司实物属地监管；检查环节人工逐一复核会计档案的完整性；利用环节借阅/移交全部线下处理；管理方式以纸质档案管理为主，每年异地邮寄实物稽查。而且 52 个业务组织 + 多系统运行，各分子公司对会计档案管理标准不一，实物档案由属地兼管，共享中心形式虚设，档案数据不同源，数据不互通。专人专岗负责回单初制、打印及组装，平均每月耗费 3 – 5 人天，票据堆积如山，人工无法识定位缺失单据。共享中心无法整合管理，无法确保档案管理合规性，定期调阅检查时，邮寄有丢失风险，信息的上传下达无法得到有效保证。

合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储，通过 OCR 识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护电子凭证原生态；业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性；单套制落地，混序归档 + 银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。管理成效实现了标准化落地，共享中心统建档案管理系统实现档案共享，统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化。力保电子会计档案合规，建设电子档案系统，实现财务档案的安全存储，满足国家 6 号文及试点单位要求，保护电子会计凭证的原生性，同时满足企业审计对于电子原件的要求。低碳环保，积极响应政策，响应“双碳”指标，实现财务档案管理无纸化，档案应用数字化。整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，释放 1/3，纸张打印成本减少 100 万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点。该企业整理环节需逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架；保管环节财务临时保管 1 年，1 年后移交综合档案室管理；存储环节独立档案室管理，存放纸质档案；管理方式以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查，人工逐一翻查。会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用；日常检索依赖多端系统分散查询；纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢；电子发票、电子银行回单存档不合规范。

合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案，广泛连接，标准统一；接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案，即开即用，应收尽收。业务检测方案，精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配。跨系统调阅方案，通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效包括统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一储存，统一标准，统一管理。业务证据链完整，会计资料勾稽关系搭建，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌。数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化，业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险。预估节省总体成本 30W + /年，合规性管理 100%，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%。

某中国最大的 K12 民办教育集团之一存在低效的档案管理现状。该企业采集环节业务系统多，系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力，浪费纸张。存储环节实物存档占用空间，档案人员专人管理，受环境因素影响或保管不善，导致不同程度的损坏，企业面临风险。整理环节财务账表归档装订复杂，不断重复进行档案录入的操作，耗时长易出错，发票 + 外部附件 + 凭证 + 账簿 + 报表，手动打印、整理、装订、著录、上架归档，每一册精细整理。利用环节实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，查阅繁琐，多系统翻查原始单据、附件、纸质凭等，档案借还状态更新不及时，无系统留痕，无法多人借阅。

合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案，按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态 API 接口，按阶段延展档案管理范围。智能化制档方案，按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装。电子原文件独立管理，电子原文件独立式管理与凭证组合式管理，完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

在政策推动、合规要求的大背景下，在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标驱动下，电子会计档案已成为企业数字化建设的必然选择。合思档案作为一款高效发票管理平台，秉持以客户为中心的服务理念，聆听用户需求以进行产品迭代。它能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。

合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为 400 – 105 – 6505，网站是 www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。企业可抓住数字化转型的机遇，选择合思档案这一高效发票管理平台，开启高效、合规的财务档案管理之旅。现在就可以免费试用，亲身感受合思档案带来的便捷与高效。