数字化财务平台：数电票时代企业财务档案管理的破局之钥

在数字化浪潮席卷而来的当下，数电票时代已然拉开帷幕。相关规划显示，2025年将完成数电票全覆盖，这意味着企业财务档案管理正直面全新挑战，信息化建设的短板亟待补齐。数电票需经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，传统的档案管理模式已难以适应“数字化凭证时代”的要求。

在纸电混合的时代背景下，企业不同角色都面临着传统档案管理带来的诸多痛点。企业高管常为纸质档案管理成本高昂、占地空间大而困扰，且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效分析利用。财务人员则深陷档案数据量大、整理耗时的泥沼，手动逐一匹配、核对确认的工作枯燥又繁复。业务人员在出差、招待后的报销环节，需留存并上交纸质票据，流程繁琐且耗费时间。

传统档案管理存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。例如，纸质凭证输出耗材成本高，档案室和档案柜等存储空间需求大；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据无法有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，纸质档案还可能因不可抗力损坏。不过，国家政策为电子会计档案管理提供了有力支持，电子会计档案与纸质会计档案具有同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经来临，这也要求企业关注档案全生命周期管理闭环。

合思档案定制方案解锁多元需求

合思档案作为一款领先的数字化财务平台，针对企业在传统档案管理中的痛点，推出了全面的解决方案。它提供领先的单套制解决方案（标准方案）与六大场景解决方案，广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配与应收尽收。

单套制解决方案带来了便捷调阅不打印、混序归集免组装的全新体验。企业只需在线上管理一套电子数据，就能确保财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，可相互穿透查询。纸质原文件混序归档，随到随归，无需排序及组装，大大提高了工作效率。同时，会计档案无需打印，保证了档案数据的完整、真实与合规。

档案扩展解决方案借助生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录和自动化的接口封装，让不同档案类型的归档接口配置化，企业可根据自身管理需求自定义归档目录。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。它能依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链。此外，还创造性地提供财务视角下的完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。

合思档案功能全方位护航管理

合思档案作为数字化财务平台，具备多源采集、智能制档、档案管理和档案应用等全方位的产品功能，充分展现了其专业性与全面性。

多源采集支持接口互联与自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，它支持多种便捷手动数据补录方式。

智能制档通过规则引擎实现自动组装。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证可自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少90%的人工匹配工作量。通过字段映射，查阅更加便捷。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

档案管理具备权限管理，可实现精准管控。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段可自定义维护、新增创建、设置表单主键等，还能灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。系统规范预置档号，根据国家发布的档案行业标准中《DA/T 13 – 2022档号编制规则》，系统规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展。

档案应用实现多维检索，能满足多场景查询需求。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，可根据检索条件快速定位结果，还支持批量检索，服务“导入式”批量检索需求。一站式预览，穿透联查功能强大，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，告别数据割裂问题，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果。此外，还包括外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务、档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理等功能。

合思档案亮点凸显核心优势

合思档案作为数字化财务平台，具有显著的核心亮点，展现出强大的优势和竞争力。

它能显著降本增效，帮助企业更有效地“收紧钱袋子”。彻底告别传统手工归档，档案无需打印，可节约70%的纸张成本、75%的整理成本，提升90%的检索效率，实现100%的管理合规性。

合思档案是电子会计档案管理闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，实现了企业全面数字化的“最后一公里”。

它让数据“活起来”，从数据到决策，真正实现了档案数据的价值利用。前后端数据同源，流程全息贯通，有效提升了管理能效。

合思档案符合国家政策要求，实现了电子会计档案合规性管理。它满足国家政策对电子会计档案全生命周期管理闭环的要求，涵盖档案接收、保管、借阅、移交、鉴定、销毁全流程管控，具备有效的查验机制、防篡改等控制，建立了电子会计档案与其他纸质会计档案的检索关系。

合思档案为不同角色创造价值

合思档案作为数字化财务平台，在不同角色和场景下都具有重要的产品价值。

对于CEO/高管而言，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。它能提升财务服务效率，助力企业打响数字化转型决胜之战，通过数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

对于归档员/财务人员，合思档案可提高工作效率，让他们告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

对于外部审计人员，审计无需进入档案室，实现了档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通、补充审计资料。

在多系统数据互联的场景下，合思档案可打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，实现统一储存、统一标准、统一管理。它建立了业务证据链，搭建了会计资料勾稽关系，以业务为核心的证据链条，实现了业财一体双向穿透，还原了业务全貌。同时，它还实现了数据共享，提供一站式查阅服务，对会计资料进行全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效降低了财务管控风险。

合思档案典型场景应用广泛

合思档案作为数字化财务平台，在多个典型场景中都有出色的应用。

在企业费控报销场景中，合思档案可实现电子发票的多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化。它支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证的相关操作，实现数电票全流程闭环管理。

在档案借阅场景中，借阅人可在线查看档案，支持下载，管理员可实现借阅过程透明化，一键到期催还。

在审计场景中，审计人员可通过证据方案库、凭证抽凭查询、穿行调阅等功能，方便快捷地获取所需档案信息，实现档案外审在线化、可溯源。

在企业日常档案管理场景中，合思档案可实现档案的多维度、多视角、多渠道调阅，满足企业精细化的档案查阅需求。它支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。

合思档案成功案例见证实力

众多企业选择合思档案作为数字化财务平台，都取得了显著的成效。

某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，实现业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构清晰呈现。档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化了装订流程，1分钟即可快速定位数据，减少了打印与邮寄。该企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，业务与财务数据可穿透联查，档案管理电子化、信息化，借阅管理、档案室管理规范化，企业成本降低，流程精简，财务人员工作效率提高，装订简化，节约了企业显性成本。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储，OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护了电子凭证原生态。通过业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性。单套制落地，混序归档+银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。该企业实现了标准化落地，共享中心统建档案管理系统实现档案共享，统一了原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化。力保电子会计档案合规，建设电子档案系统，实现了财务档案的安全存储，满足国家6号文及试点单位要求，保护了电子会计凭证的原生性，同时满足企业审计对于电子原件的要求。积极响应“双碳”指标，实现了财务档案管理无纸化，档案应用数字化，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状，如整理环节逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，保管环节财务临时保管1年，1年后移交综合档案室管理，存储环节独立档案室管理，存放纸质档案，管理方式以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查，人工逐一翻查。档案管理痛点包括会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案，广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案，即开即用，应收尽收。业务检测方案精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配。跨系统调阅方案通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。该企业实现了统一储存，打破了数据孤岛，整合了凭证、单据、合同、回单等，统一了储存、标准和管理。业务证据链完整，搭建了会计资料勾稽关系，实现了以业务为核心的证据链条，实现了业财一体双向穿透，还原了业务全貌。数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化，业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效降低了财务管控风险，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

某中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多，系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力，浪费纸张。存储环节实物存档占用空间，档案人员专人管理，受环境因素影响或保管不善，导致不同程度的损坏，企业面临风险。整理环节财务账表归档装订复杂，不断重复进行档案录入的操作，耗时长易出错，发票+外部附件+凭证+账簿+报表，手动打印、整理、装订、著录、上架归档，每一册都需精细整理。利用环节实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，查阅繁琐，多系统翻查原始单据、附件、纸质凭等，档案借还状态更新不及时，无系统留痕，无法多人借阅等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案，按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围。智能化制档方案按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装。电子原文件独立管理，电子原文件独立式管理与凭证组合式管理，完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。该企业以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 +企业客户。它具有广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和自主研发的“无需报销”解决方案，为企业提供全方位财务数字化服务。其差异化优势在于具备强大的功能，如多源采集、智能制档、档案管理和档案应用等，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。同时，具有显著的降本增效、合规管理、数据价值挖掘等核心亮点，帮助企业解决传统档案管理中的诸多痛点，实现业财融合和数字化转型。

未来，随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的加速，合思档案将不断迭代升级，持续提升产品性能和服务质量，为企业提供更加优质、高效的电子会计档案管理解决方案，助力企业在数字化时代取得更大的发展。如果您的企业也面临着财务档案管理的难题，不妨选择合思档案，让我们携手共进，开启企业财务数字化管理的新篇章，实现降本增效、合规经营和低碳运营的目标。现在就可以免费试用，立即联系我们，电话：400 – 105 – 6505，网站：www.hosecloud.com。