合思档案：解锁企业财务档案管理新密码

在数字化浪潮的席卷下，数电票正以前所未有的速度扩张。政策的有力推动，让数电票的发展势不可挡。2016 年 1 月 1 日，电子会计档案的法律效力得到肯定；2020 年 3 月 23 日，电子凭证的法律效力也被正式认可。如今，全国 36 个省市区已实现数电票试点全覆盖，并且明确规定 2025 年要完成数电票的全面覆盖。

这一变革让企业的财务档案管理面临着前所未有的挑战。数电票管理有着特殊的要求，它必须经过验签、解析，以 XML 格式存档，XBRL 文件还要求写入财务入账信息。企业急需专业的“电子会计档案管理平台”，来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。

合思，作为一家成立于 2014 年的科技公司，专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。凭借敏捷的财务收支管理平台，合思帮助企业挖掘更多净利润。旗下的合思档案，正是企业应对财务档案管理挑战的得力助手。合思不仅是专精特新企业，成立以来还累计融资超 15 亿元人民币。它以客户为中心，在北京、杭州、南昌设立了研发中心，在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，强大的服务能力为企业提供了坚实的保障。

财务档案管理痛点剖析

• 高管的管理困境
  企业高管在财务档案管理方面常常感到头疼。纸质档案的管理成本极高，不仅需要花费大量资金用于打印、装订等，还需要占据大量的存储空间。而且，档案数据缺乏有效的汇总和整理，就像散落在各处的珍珠，难以串联起来进行分析和利用，这使得企业在决策时缺乏有力的数据支持。

• 财务人员的繁琐工作
  财务人员每天都要面对海量的档案数据。整理这些数据不仅耗费大量时间，还需要手动逐一进行匹配、核对和确认，工作枯燥乏味，极大地消磨了他们的工作热情。长期的重复劳动，让财务人员难以将精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。

• 业务人员的报销难题
  业务人员在出差、招待等活动后，报销流程十分繁琐。他们需要留存纸质票据，然后再上交，整个过程耗费了大量的时间和精力，影响了工作效率。

• 企业面临的多重成本与风险
  企业在财务档案管理上还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险。纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室、档案柜等存储空间需求大，这是明显的显性成本。而手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据无法有效利用，则是容易被忽视的隐形成本。此外，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，纸质档案还可能因不可抗力因素损坏，这些都给企业带来了巨大的合规风险。

合思档案的解决方案蓝图

• 助力高管决策数智化
  对于 CEO/高管而言，合思档案就像是一个智慧的宝库。它可以沉淀企业的数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率。通过挖掘财务档案数据的价值，合思档案助力企业实现决策的数智化，降低成本、提高效益，同时实现绿色低碳运营，让企业在可持续发展的道路上稳步前行。

• 解放财务人员双手
  归档员/财务使用合思档案后，工作效率将得到大幅提升。他们可以告别重复低价值的工作，实现档案数据的同源性，让数据在全流程中透明流转，便于监控和分析。这样一来，财务人员可以轻松完成档案管理工作，提高档案的利用效率，将更多的精力投入到核心业务中。

• 简化外部审计流程
  外部审计工作也因合思档案变得更加高效。审计人员无需进入档案室，就可以实现审计工作的在线化和可溯源。一键查询借阅功能，让审计人员能够快速获取所需的档案资料，权限的一键下放和回收功能，也避免了财务人员与审计人员的重复沟通，大大提高了审计工作的效率。

• 全面覆盖的解决方案
  合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，它就像一个万能的连接器，能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收，为企业提供全面、高效的财务档案管理解决方案。

合思档案核心模块探秘

• 大数据解决方案：海量数据处理专家
  大数据解决方案是合思档案的强大引擎。它支持百亿级单据量的匹配关联，能够在海量数据中实现秒级查询。从数据的深入提取、匹配、查询，到预览、下载、存储等多个环节，大数据解决方案都能高效完成，极大地提高了档案管理效率，释放了档案数据的价值。

• 档案扩展解决方案：灵活定制管理专家
  档案扩展解决方案赋予了企业极大的灵活性。企业可以自定义档案类型，实现全流程的扩展管理。生成式 OpenAPI 和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，满足企业多样化的档案管理需求。

• 证据链完整性解决方案：财务合规守护者
  证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。它能够依照不同类型档案的规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链，为企业的财务合规保驾护航。

• 数电票解决方案：全流程闭环管理专家
  数电票解决方案为数电票的管理提供了一站式服务。它提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的 9 类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL 封装、归档等操作，实现数电票的全流程闭环管理。

合思档案竞争优势解析

• 技术实力铸就领先地位
  合思自主研发的工具包，具有强大的数据获取、验签、解析能力。它持续迭代、接口开放，能够更好地适应数电票管理的要求，为企业提供更加稳定、高效的服务。

• 合规认证彰显实力
  合思档案获得了计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO 信息安全管理体系认证，并且在国家四部委官方试点中 100%成功验收。这些认证和荣誉，充分证明了合思档案的合规性和技术实力。

• 自动化归档提升效率
  合思档案可实现 100%自动归档，其强大的规则匹配能力，最大程度地减少了人工介入，实现了档案的自动组装和归档，大大提高了工作效率。

• 广泛连接实现数据整合
  合思档案具有广泛连接的能力，它能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统，帮助企业实现数据的整合和共享。

合思档案成功案例展示

• 企业 A：高效管理降成本
  某企业年单据量高达 2.6 亿，之前会计档案纸电混合管理困难，手工作业效率低下。使用合思档案后，通过多系统采集数据，实现了档案的自动匹配组装。档案管理电子化、借阅管理信息化，业务 + 财务数据穿透联查，管理自动化，流程精简，企业成本大幅降低。以某月入库数据为例，数据加载仅需 30s，关联匹配只需 15min。

• 集团型企业 B：标准化管理显成效
  某集团型企业档案管理流程复杂，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一。采用合思档案单套制管理方案后，实现了标准化落地，确保了电子会计档案的合规性，同时实现了低碳环保。整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，纸张打印成本减少 100 万张纸/年。

• 企业 C：全生命周期管理创价值
  某企业档案管理低效，会计档案散落各系统。合思档案的单套制管理方案帮助其实现了统一储存，业务证据链完整，数据共享，实现了全生命周期管理。预估节省总体成本 30W + /年，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%。

• 民办教育集团 D：简化流程提效率
  某民办教育集团业务系统多，档案管理在采集、存储、整理、利用等方面存在诸多问题。合思档案为其提供数据集成、智能化制档、电子原文件独立管理等方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。

合思的服务体系保障

合思在北京、杭州、南昌设立了研发中心，在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，服务范围广泛。企业可以通过多种方式联系合思，其联系方式包括北京、上海、杭州等多个城市的地点，电话是 400 – 105 – 6505，网站是 www.hosecloud.com ，还提供微信公众号二维码和微信小程序二维码。

在当前经济环境下，企业面临着诸多挑战，电子会计档案已成为企业数字化建设的必然选择。合思档案能够为企业解决内外交困的档案管理问题，节约纸张成本 70%，节约整理成本 75%，检索效率提升 90%，管理合规性达 100%。合思秉承以客户为中心的服务理念，坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代，让企业更好地享受数字化转型带来的降本增效。

如果您也想体验合思档案带来的高效、便捷的财务档案管理服务，不妨现在就免费试用，开启企业财务档案管理的新篇章！